Wijzigingen 2021 vaste onbelaste (reis-)kostenvergoedingen

Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer

Eerder informeerden wij je al dat er vanaf 2021 geen onbelaste reiskostenvergoeding aan thuiswerkers meer mag worden doorbetaald. Deze maatregel is vervolgens verlengd t/m januari 2021. Inmiddels is bekend geworden dat de maatregel wederom verlengd is tot 1 april 2021.

Ook al is er nu een verlenging van enkele maanden, het is toch goed om nu alvast na te denken over hoe je de reiskostenvergoeding vorm kunt geven vanaf april. Welke mogelijkheden heb je?

Allereerst is er een mogelijkheid om de daadwerkelijk gereden kilometers woon-werk op declaratiebasis te vergoeden. Per kilometer mag je maximaal € 0,19 onbelast vergoeden. Daarnaast is het ook mogelijk om de vaste reiskostenvergoeding door te betalen met nacalculatie hiervan. Dit levert (maandelijks) de nodige administratieve handelingen op. De vraag is dan ook, kan het eenvoudiger?

De belastingdienst biedt de mogelijkheid om de vaste onbelaste reiskostenvergoeding vast te stellen aan de hand van 2 methodes:

Methode 1

In de praktijk zien wij dat vaste reiskostenvergoedingen veelal worden gebaseerd op deze methode: Een werknemer reist bij deze methode in een jaar vermoedelijk minstens 36 weken op 5 dagen voor zijn werk naar een vaste plek. Voor de berekening van de vaste onbelaste vergoeding ga je uit van 214 werkdagen in een jaar. Hierbij is al rekening gehouden met kortstondige afwezigheid wegens vakantie, ziekte en verlof.

Mogelijkheid: mocht een medewerker normaal gesproken 5 dagen reizen naar de vaste plek en in het kader van thuiswerken nu nog maar 2 dagen, vermenigvuldig dan het oude bedrag van de vaste reiskostenvergoeding x 2/5.

Methode 2

Nu het er naar uitziet dat we door het coronavirus langer (en in de toekomst wellicht structureel) meer thuiswerken, biedt methode 2 een uitkomst. Met name als je de hoogte van de reiskostenvergoeding ongewijzigd wilt laten.

Ook deze methode gaat uit van 214 werkdagen per jaar. Indien de werknemer daadwerkelijk op minstens 128 dagen naar een vaste plek reist, dan kan een werknemer die 5 dagen per week werkt, tot 2 dagen per week thuiswerken met behoud van de vaste onbelaste reiskostenvergoeding. Wordt op minder dan 5 dagen gewerkt, is er geen dienstverband voor het volle jaar, wijzigt het aantal kilometers of stopt de vergoeding, dan moeten de 128/214 dagen naar rato worden toegepast.

Overige vaste onkostenvergoedingen

Op grond van het Besluit noodmaatregelen coronacrisis mocht in 2020 de vaste onbelaste kostenvergoeding worden doorbetaald indien er vóór 13 maart jl. een onvoorwaardelijk recht bestond op deze vergoeding.

Echter, vanaf 2021 mag dit niet meer. Er moet beoordeeld worden of de situatie gewijzigd is ten opzichte van de situatie waarop de vergoeding is gebaseerd. Te denken valt aan het effect van thuiswerken, maar ook minder kosten t.b.v. zakelijke afspraken. Mogelijk moet dan ook de vergoeding worden vastgesteld op basis van het werkelijke (gewijzigde) kostenpatroon. Dat betekent dat vanaf januari 2021 de vaste onbelaste kostenvergoeding opnieuw dient te worden onderbouwd.

Uiteraard blijft het mogelijk om de onkostenvergoeding aan te wijzen als eindheffingsloon in de zin van de werkkostenregeling, en daarmee ten laste te laten komen van de vrije ruimte.

Tot slot

Heb je vragen of heb je advies nodig over hoe je de reiskostenvergoeding kunt toepassen en/of de wijze van onderbouwing van een vaste onbelaste onkostenvergoeding, neem dan contact met ons op.