Wetsvoorstel loontransparantie: dit moeten werkgevers voorbereiden

Minister Vijlbrief van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft vragen uit de Tweede Kamer beantwoord over het wetsvoorstel loontransparantie. Zijn antwoorden geven meer duidelijkheid over wat werkgevers kunnen verwachten. Zo gaat hij in op het verbod om naar het eerdere salaris van sollicitanten te vragen, het recht op looninformatie en de verplichte loonrapportage. Ook wordt duidelijker hoe de nieuwe verplichtingen moeten aansluiten op de salarisadministratie en loonaangifte. De beoogde ingangsdatum van de wet is 1 januari 2027.

Wetsvoorstel loontransparantie vraagt om meer openheid

Het wetsvoorstel implementeert de Europese Richtlijn loontransparantie. Het doel is gelijk loon voor mannen en vrouwen bij gelijk of gelijkwaardig werk beter te waarborgen.

Daarvoor komt er meer openheid over salarissen en loonverschillen. Die transparantie begint al tijdens de werving van een nieuwe medewerker. Vervolgens gelden er ook verplichtingen tijdens het dienstverband.

Uit de antwoorden van Vijlbrief blijkt dat de regering de nieuwe verplichtingen zo praktisch mogelijk wil inrichten. Zo wordt waar mogelijk aangesloten bij bestaande gegevens en processen, waaronder de loonaangifte en salarisadministratie. Ook wordt gewerkt aan softwareondersteuning voor de loonrapportage.

Een loonverschil betekent overigens niet automatisch dat sprake is van ongelijke beloning. Er kan een objectieve verklaring voor bestaan. Werkgevers moeten zulke verschillen straks wel beter kunnen uitleggen en onderbouwen.

De regering streeft ernaar de wet op 1 januari 2027 in werking te laten treden. De oorspronkelijke Europese implementatiedeadline van 7 juni 2026 is niet gehaald.

Wat verandert het wetsvoorstel loontransparantie bij vacatures?

Een belangrijke verandering geldt voor het wervingsproces. Als werkgever moet je een sollicitant vóór de loononderhandelingen informeren over het loon of de bandbreedte van het loon.

Je kunt deze informatie bijvoorbeeld direct in de vacaturetekst opnemen. Deze verplichting geldt voor alle werkgevers. Het aantal medewerkers binnen je organisatie maakt daarbij niet uit.

Dat betekent dat het verstandig is om nu al te kijken naar je vacatureproces. Controleer bijvoorbeeld of functies duidelijke salarisschalen of salarisbandbreedtes hebben. Zo voorkom je dat recruiters en leidinggevenden per kandidaat verschillende uitgangspunten hanteren.

Vragen naar het vorige salaris wordt verboden

Het wetsvoorstel loontransparantie verbiedt werkgevers om sollicitanten te vragen naar hun salarisgeschiedenis. Je mag dus niet vragen naar het salaris uit een huidige of eerdere dienstbetrekking.

Een sollicitant mag weigeren informatie over het huidige of laatstverdiende loon te geven. Dat mag geen negatieve gevolgen hebben voor de sollicitatie.

Het uitgangspunt is dat je het salaris bepaalt op basis van wat iemand voor de functie meebrengt. Denk daarbij aan relevante kennis, vaardigheden en werkervaring. Zo moet worden voorkomen dat bestaande loonverschillen automatisch meegaan naar een volgende baan.

Werkgevers kunnen deze werkwijze nu al vrijwillig invoeren. Pas daarom bijvoorbeeld sollicitatieformulieren, gespreksformats en instructies voor recruiters aan.

Medewerkers krijgen recht op meer looninformatie

Ook tijdens het dienstverband neemt de loontransparantie toe. Medewerkers krijgen een recht op informatie over hun eigen loon in vergelijking met medewerkers die gelijk of gelijkwaardig werk uitvoeren.

Het gaat om:

• het eigen loonniveau;
• het gemiddelde loonniveau van medewerkers met gelijk of gelijkwaardig werk;
• een uitsplitsing van dat gemiddelde naar geslacht.

Daarnaast moet je medewerkers jaarlijks informeren over dit recht en uitleggen hoe zij daarvan gebruik kunnen maken.

Voor werkgevers is het daarom belangrijk dat de salaris- en personeelsadministratie voldoende informatie bevat om een verzoek correct te kunnen beantwoorden.

Goede functiewaardering wordt belangrijker

Om lonen goed te kunnen vergelijken, moet duidelijk zijn welke medewerkers gelijk of gelijkwaardig werk verrichten. Werkgevers moeten daarom beschikken over een deugdelijk systeem voor functiewaardering en functie-indeling.

Op basis daarvan worden categorieën van medewerkers met gelijk of gelijkwaardig werk samengesteld. De werknemersvertegenwoordiging moet instemmen met deze indeling.

Je hoeft daarvoor niet altijd een compleet nieuw systeem op te zetten. Volgens de uitwerking kunnen werkgevers gebruikmaken van bestaande functiewaarderingssystemen, functiebeschrijvingen en salarisschalen. Ook een cao kan hierbij helpen.

Controleer wel of je huidige systeem voldoende objectief is. Functies, salarisschalen en de redenen voor verschillen in beloning moeten goed op elkaar aansluiten.

Wanneer is een loonrapportage verplicht?

Een afzonderlijke verplichting uit het wetsvoorstel loontransparantie is de loonrapportage. Deze geldt vanaf 100 medewerkers.

Het aantal medewerkers in kalenderjaar 2027 wordt bepalend voor de eerste rapportage:

• 250 medewerkers of meer: jaarlijks rapporteren;
• 150 tot en met 249 medewerkers: eerste rapportage in 2028 en daarna eens per drie jaar;
• 100 tot en met 149 medewerkers: eerste rapportage in 2031 en daarna eens per drie jaar.

Werkgevers vanaf 150 medewerkers moeten de eerste loonrapportage uiterlijk 7 juni 2028 indienen. Die rapportage gaat over kalenderjaar 2027.

Daardoor is 2027 voor grotere werkgevers direct een belangrijk meetjaar. De kwaliteit van de gegevens die je vanaf dat moment vastlegt, krijgt dus extra betekenis.

Loonrapportage sluit aan op de salarisadministratie

De regering wil de administratieve lasten van de loonrapportage beperken. Daarom wordt zoveel mogelijk aangesloten bij gegevens die werkgevers al verzamelen via de salarisadministratie en loonaangifte.

Softwareleveranciers werken bovendien aan ondersteuning waarmee de loonrapportage zoveel mogelijk vanuit salarissystemen kan worden opgesteld.

Dat betekent niet dat werkgevers alleen op hun salarissoftware kunnen vertrouwen. De grootste inspanning zit juist in het analyseren van beloningsgegevens, het verklaren van loonverschillen en het aanpassen van het beloningsbeleid als dat nodig is.

Daarom is het verstandig om niet alleen naar de techniek te kijken. Controleer ook of HR en salarisadministratie dezelfde definities en functie-indelingen gebruiken.

Welke looncomponenten tellen mee?

Voor de loonrapportage wordt zoveel mogelijk aangesloten bij het fiscale loon uit de bestaande loonaangifteketen. Alle fiscale looncomponenten worden meegenomen. Ook de fiscale bijtelling voor een leaseauto telt bijvoorbeeld mee.

Bepaalde onbelaste vergoedingen en verstrekkingen blijven buiten beschouwing. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om onderdelen die onder de werkkostenregeling kunnen vallen, zoals een thuiswerkvergoeding, reiskostenvergoeding, bepaalde opleidingen en noodzakelijke apparatuur.

Door aan te sluiten bij bestaande fiscale gegevens hoeven werkgevers deze vergoedingen niet afzonderlijk te waarderen en aan individuele medewerkers toe te rekenen.

Wat als er een ongerechtvaardigd loonverschil bestaat?

Meer transparantie kan loonverschillen zichtbaar maken. Een verschil hoeft geen probleem te zijn wanneer daarvoor een objectieve verklaring bestaat. Anders wordt het wanneer een loonverschil niet objectief kan worden gerechtvaardigd.

Afhankelijk van de oorzaak kunnen verschillende correcties nodig zijn. Denk aan een verhoging van het basissalaris, nabetaling van achterstallig loon of correctie van bonussen en toeslagen. Ook pensioenopbouw, toekomstige periodieken, salarisschalen en functiewaardering kunnen aanpassing vragen.

Ligt de oorzaak in het functiewaarderingssysteem of het loonbeleid? Dan moet je ook die onderliggende oorzaak aanpakken. Alleen een individuele salarisaanpassing is dan niet voldoende om te voorkomen dat hetzelfde probleem opnieuw ontstaat.

Loontransparantie en privacy moeten samengaan

De nieuwe verplichtingen betekenen dat werkgevers meer looninformatie moeten verwerken en delen. Daarbij blijft de AVG van toepassing.

Dat verdient extra aandacht bij kleine functiegroepen. In zo’n groep kan gemiddelde looninformatie mogelijk te herleiden zijn tot een individuele medewerker.

Persoonsgegevens die vanwege de regels voor loontransparantie worden verwerkt, mogen uitsluitend worden gebruikt voor de toepassing van het beginsel van gelijk loon. Een werkgever kan medewerkers verplichten zich aan deze beperking te houden.

Zorg daarom niet alleen voor correcte salarisgegevens, maar kijk ook naar de toegang tot deze gegevens en de interne procedure voor informatieverzoeken.

Ook uitzendkrachten vallen onder de informatieverplichtingen

Voor terbeschikkinggestelde arbeidskrachten geldt een aparte werkwijze. Een uitzendkracht kan voor het recht op informatie terecht bij de formele werkgever, de uitlener.

De inlener moet daarvoor aan de uitlener doorgeven onder welke categorie van gelijk of gelijkwaardig werk de uitzendkracht valt. Voor de loonrapportage moet de uitlener bovendien de noodzakelijke loongegevens aan de inlener verstrekken.

Werk je veel met uitzendkrachten? Dan wordt goede gegevensuitwisseling tussen inlener en uitlener dus belangrijker.

Zo kun je je voorbereiden op het wetsvoorstel loontransparantie

Hoewel de beoogde ingangsdatum 1 januari 2027 is, kun je verschillende voorbereidingen al uitvoeren. Controleer in ieder geval je vacatureproces, functiewaardering, salarisadministratie en beloningsbeleid.

Een praktische voorbereiding bestaat bijvoorbeeld uit het vastleggen van duidelijke salarisbandbreedtes, het verwijderen van vragen naar salarisgeschiedenis uit sollicitatieprocedures en het controleren van functiecategorieën. Kijk daarnaast of loonverschillen intern goed te verklaren zijn en of je administratie straks de benodigde gegevens kan leveren.

Voor werkgevers vanaf 100 medewerkers is het bovendien belangrijk om rekening te houden met de toekomstige loonrapportage. Vooral organisaties vanaf 150 medewerkers moeten daarbij vooruitkijken, omdat kalenderjaar 2027 bepalend is voor hun eerste rapportage in 2028.

Wacht niet tot de loonrapportage verplicht wordt

Het wetsvoorstel loontransparantie raakt meer dan alleen de salarisadministratie. Ook recruitment, HR, functiewaardering en het bredere beloningsbeleid krijgen ermee te maken.

Begin daarom met het controleren van je huidige processen. Zorg dat functies objectief zijn ingedeeld, salarissen uitlegbaar zijn en relevante gegevens goed worden vastgelegd. Pas daarnaast het sollicitatieproces aan op de komende regels over salarisinformatie en salarisgeschiedenis.

Voor grotere werkgevers is vroeg beginnen extra belangrijk. De loonrapportage kan straks grotendeels vanuit bestaande salarisgegevens worden opgebouwd, maar het verklaren en herstellen van ongerechtvaardigde loonverschillen vraagt vooral om inhoudelijk goed beloningsbeleid.

Bron: Salaris Vanmorgen