Werkkostenregeling: wees voorbereid op de afrekening in februari 2016

De werkkostenregeling is vanaf 1 januari 2015 door alle werkgevers toegepast. Inmiddels zijn we een jaar verder en volgt het eerste afrekenmoment bij de aangifte loonheffingen januari 2016. Om goed voorbereid te zijn op dit afrekenmoment hebben wij de regels rondom de afrekening, de mogelijkheden voor een gezamenlijke concernafrekening en een aantal veel voorkomende vergoedingen en verstrekkingen nog eens kort voor u op een rij gezet.

Afrekening 2015 bij de aangifte januari 2016

Bij overschrijding van de vrije ruimte (1,2% van de totale fiscale loonsom) vindt een eindheffing plaats van 80%. Deze eindheffing moet worden afgedragen bij de aangifte januari 2016, welke uiterlijk eind februari 2016 moet worden ingediend en afgedragen.

Let op:
Als de inhoudingsplicht eindigt, mag niet worden gewacht met afrekenen tot de aangifte van januari, maar moet worden afgerekend in de aangifte over het tijdvak waarin de inhoudingsplicht is geëindigd.

Om de afrekening te kunnen doen, moet duidelijk zijn welke vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikkingstellingen zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Wanneer en hoe dit aanwijzen uiterlijk moet plaatsvinden, is niet helemaal duidelijk. De staatssecretaris geeft in een besluit aan dat de Belastingdienst gedurende het kalenderjaar uitgaat van aanwijzing als eindheffingsbestanddeel op het moment dat niet individueel verloond wordt. De Belastingdienst gaat ook na afloop van het kalenderjaar nog steeds uit van deze aanname als aan het einde van het kalenderjaar de aanwijzing in de administratie is verwerkt. Deze verwerking is verder vormvrij en kan geschieden in de financiële administratie, maar ook in bijvoorbeeld een Excelbestand.

Tip:
Zorg dat uw administratie op orde is en dat de eindheffingsbestanddelen zijn aangewezen. Hiermee voorkomt u dat de Belastingdienst bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen later alsnog individueel bij u werknemers belast.

Concernregeling

Uiterlijk bij het indienen van de aangifte januari 2016 kunt u kiezen voor toepassing van de concernregeling. De concernregeling kan door een inhoudingsplichtige samen met een andere inhoudingsplichtige worden toegepast als gedurende het gehele kalenderjaar:
•de inhoudingsplichtige een belang van minimaal 95% heeft in die andere inhoudingsplichtige, of
•die andere inhoudingsplichtige een belang van minimaal 95% heeft in de inhoudingsplichtige, of
•een ander een belang van minimaal 95% heeft in de inhoudingsplichtige terwijl deze ander ook een belang heeft van minimaal 95% in die andere inhoudingsplichtige.

Bij belang gaat het om een belang in het aandelenkapitaal.

Als gekozen wordt voor de concernregeling geldt deze voor alle concernonderdelen die het gehele kalenderjaar hebben voldaan aan de eigendomseis van minimaal 95%. Het is dus niet mogelijk om bepaalde concernonderdelen uit te sluiten.

Tip:
De concernregeling kan ook worden toegepast als sprake is van een tussenholding zonder werknemers. Van belang is dat sprake is van een (middellijk) belang van minimaal 95%. In het geval van een moedermaatschappij met een 100%-belang in een tussenholding zonder personeel en daaronder 100% dochtervennootschappen, kan de concernregeling dus worden toegepast tussen de moeder en de dochters.

Door de concernregeling ontstaat een collectieve ruimte van alle tot het concern behorende inhoudingsplichtigen. De inhoudingsplichtige met de grootste totale fiscale loonsom geeft de eindheffing als gevolg van de overschrijding van de gezamenlijke vrije ruimte aan en draagt deze af.

Let op:
Alle tot het concern behorende inhoudingsplichtigen zijn wel aansprakelijk voor de verschuldigde eindheffing.

Alle inhoudingsplichtigen van het concern zijn verplicht om in hun administratie een aantal vastleggingen te doen zoals de totale fiscale loonsom, een overzicht van de eindheffingsbestanddelen, gegevens van de andere inhoudingsplichtigen en de gezamenlijk verschuldigde belasting.

Tip:
Stichtingen die in financieel, organisatorisch en economisch opzicht zodanig zijn verweven dat zij een eenheid vormen, kunnen ook de concernregeling toepassen.

Veelvoorkomende vergoedingen en verstrekkingen

Maaltijden en consumpties

Consumpties op de werkvloer worden op nihil gewaardeerd. Maaltijden tijdens een dienstreis of een maaltijd met een zakelijke relatie vallen onder een gerichte vrijstelling, omdat dit maaltijden zijn met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter. Hetzelfde geldt voor de maaltijd van een werknemer die tussen 17.00 en 20.00 uur door zijn werk niet thuis kan eten.

Maaltijden op de werkplek (tenzij dit maaltijden zijn met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter) kunnen worden aangewezen in de vrije ruimte. De waarde van zo’n maaltijd bedraagt (onafhankelijk van het soort maaltijd) in 2015 € 3,20.

Overige maaltijden buiten de werkplek worden gewaardeerd op de factuurwaarde inclusief btw en kunnen worden aangewezen in de vrije ruimte.

Branche-eigen producten

Vergoeding of verstrekking van de aanschaf van een branche-eigen product is gericht vrijgesteld tot maximaal:
•20% van de waarde in het economische verkeer van het product,
•met een maximum van € 500 per werknemer per kalenderjaar.

Tip:
Een korting die ook aan klanten wordt verstrekt, vormt geen loon en hoeft bij de berekening van de gerichte vrijstelling dan ook niet te worden meegenomen.

Mobiele telefoon, tablet, computer, gereedschappen

De mobiele telefoon, de tablet, de computer en gereedschappen die de werkgever noodzakelijk acht voor de uitoefening van het werk van de werknemer, vallen onder een gerichte vrijstelling. Ook de vergoedingen en verstrekkingen die hiermee direct verband houden (en welke de werkgever noodzakelijk acht voor de uitoefening van het werk van de werknemer), zoals programmatuur, een mobiel telefoonabonnement en het internetgebruik thuis kunnen onder dezelfde gerichte vrijstelling vallen.

Let op:
De vergoeding van het abonnement voor een vaste telefoonaansluiting thuis kan nooit gericht vrijgesteld zijn, omdat de vrijstelling alleen geldt voor mobiele communicatiemiddelen.

Voorwaarde voor de gerichte vrijstelling is wel dat voldaan wordt aan de redelijkheidstoets: een redelijk handelende werkgever moet de voorziening noodzakelijk kunnen achten. Daarnaast geldt als voorwaarde dat de werknemer verplicht is de voorziening terug te geven of de restwaarde te vergoeden indien de voorziening niet langer noodzakelijk is voor het vervullen van de dienstbetrekking. Voorzieningen die door toepassing van een cafetariaregeling worden vergoed of verstrekt, zijn expliciet uitgesloten van de gerichte vrijstelling.

Let op:
Voor de bestuurder of commissaris geldt een zwaardere bewijslast. De gerichte vrijstelling geldt dan alleen als aannemelijk wordt gemaakt dat het om een voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking gebruikelijke voorziening gaat.

Kerstpakket, banketstaaf met Sinterklaas

Het kerstpakket kan tegen de factuurwaarde inclusief btw worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte. Bestaat het kerstpakket uit een voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking noodzakelijke tablet dan is deze echter gericht vrijgesteld.

Ook de chocoladeletter of banketstaaf met Sinterklaas kan tegen de factuurwaarde inclusief btw worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte. Is de factuurwaarde van dit sinterklaasgeschenk echter niet hoger dan € 25 (inclusief btw) dan betreft het volgens rechtbank Gelderland een klein geschenk dat geen loon vormt.

Tip:
De banketstaaf die op de werkplek genuttigd wordt, betreft een consumptie op de werkplek die op nihil gewaardeerd wordt.

Kleding

Voor verstrekte of ter beschikking gestelde werkkleding geldt een nihilwaardering. Werkkleding is:
•kleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen;
•kleding die voorzien is van een of meer logo’s met een oppervlakte van samen minimaal 70 cm2;
•kleding die achterblijft op de werkplek.

Werkschoenen kunnen worden aangemerkt als werkkleding en worden onder dezelfde voorwaarden ook op nihil gewaardeerd. Daarnaast zijn werkschoenen gericht vrijgesteld als ze kunnen worden aangemerkt als een arbovoorziening.

Parkeren

Parkeren op de werkplek is op nihil gewaardeerd. Parkeren elders wordt geacht deel uit te maken van de gericht vrijgestelde vergoeding van € 0,19 per kilometer. Een aparte vergoeding voor parkeren kunt u wel aanwijzen als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte. De vergoeding van parkeerkosten van een auto van de werkgever vormt intermediaire kosten.

Personeelsfeest

Een personeelsfeest op de werkplek wordt op nihil gewaardeerd. Een personeelsfeest buiten de deur kan worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte.

Let op:
Nuttigen de werknemers tijdens een personeelsfeest op de werkplek een maaltijd, dan moet u € 3,20 (bedrag 2015) per maaltijd tot het loon rekenen of aanwijzen als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte.

Een personeelsfeest met een overheersend zakelijk karakter is gericht vrijgesteld, ook als dit feest plaatsvindt op een externe locatie.