Werkkostenregeling 2024 en 2025: Wat kan en mag je onbelast vergoeden?

De werkplek valt onder het loon. Werkplekvoorzieningen worden vergoed op deze plek als je daar als werkgever de zorg draagt voor de veiligheid van je medewerkers en dit opneemt in je arboplan. Denk aan een bureau, maar ook aan de vrachtwagen van een chauffeur of de toonbank van een kassière. Ook onderdelen van de thuiswerkplek kunnen hieronder vallen, maar een thuiswerkplek valt niet in zijn geheel onder de onbelaste vergoedingen.

Korting op eigen producten is verkapt inkomen. Je mag medewerkers tot 20% korting geven, met een maximum van € 500 per jaar per medewerker. Bij het bepalen van de hoogte van het financieel voordeel van de medewerker, hanteert de Belastingdienst de gebruikelijke verkoop- of winkelwaarde, inclusief btw.

Vergoeding voor het parkeren op een andere plaats dan bij het werk (bijvoorbeeld bij de woning van een medewerker) is belast. Plekken waarvoor je als werkgever verantwoordelijk bent, vallen onder de gerichte vergoedingen. Daarbij kun je denken aan gehuurde of gekochte plekken in een parkeergarage of op een grotere parkeerplaats in de buurt van de werkplek.

De kosten voor bijeenkomsten met een zakelijk karakter mag je onbelast vergoeden. Kosten voor bijvoorbeeld studiedagen, werkontbijten of teambuildingsactiviteiten vallen daarom onder de gerichte vergoedingen.

Een feest op het eigen bedrijventerrein valt ook onder gerichte vergoedingen, maar een feest elders niet.Bij personeelsfeesten worden kosten (zoals voor het inhuren van een artiest, activiteit of lopend buffet) echter wel gezien als loon. Het is dus verstandig om deze binnen de vrije ruimte weg te schrijven.

Het aanbieden van bedrijfsfitness op de werkplek is onbelast, maar op een sportplek elders niet. Er is echter een uitzondering: Als jij risico’s ziet voor medewerkers op hun werkplek en je wilt dit met sport tegengaan (bijvoorbeeld yoga tegen RSI) én je hebt dit opgenomen in je arboplan, dan kan dit vallen binnen de gerichte vergoedingen.

Maaltijden (bijvoorbeeld in de kantine) die je als werkgever vergoedt, zijn loon in natura. Maar je hoeft niet elk pakje melk te tellen. Je mag de werkelijke kosten rekenen, of per maaltijd het normbedrag van € 3,35 als loon tellen, minus wat de medewerker zelf betaalt. Maar wat is een maaltijd en wat is een snack? Dit is aan jou om te bepalen. Kleine consumpties (koffie, drankjes, gebak, fruit) zijn onbelast.

Als gereedschap of ICT-middelen (computer, iPad, smartphone) noodzakelijk zijn, vallen ze binnen de gerichte vrijstellingen. ‘Noodzakelijk’ wil zeggen dat de medewerker zonder dit middel zijn werk niet goed kan uitvoeren (noodzakelijkheidscriterium), jij als werkgever beslist waar het middel aan moet voldoen en jij het ook betaalt. Wil je medewerker een duurdere variant dan noodzakelijk? Dan valt de meerprijs onder loon en dus onder de WKR.

Is internet noodzakelijk voor het kunnen uitvoeren van werk, dan kan een internetverbinding bij de thuiswerkplek onder de gerichte vrijstellingen vallen.Vaste telefonie valt daar niet onder.

En de medewerker moet de voorziening teruggeven of zelf gaan betalen als hij uit dienst gaat.

Onder de cafetariaregeling mogen medewerkers verschillende onbelaste vergoedingen uitruilen tegen brutoloon. Belangrijk hierbij is dat de medewerker het middel zelf kiest en koopt. Zo kan hij er bijvoorbeeld voor kiezen om kosten van een fiets af te trekken van zijn bruto eindejaarsuitkering. Middelen die onder de cafetariaregeling vallen, vallen niet in de gerichte vrijstellingen voor de WKR.

Om mensen uit de auto krijgen en te laten fietsen, kan een medewerker nu voor een paar euro per maand een dure elektrische fiets leasen via jou als werkgever. De medewerker krijgt een bijtelling van 7% van de fietswaarde. Door het leasen vervalt de kilometervergoeding.

Een vaste vergoeding per maand voor diverse kosten kán onder de werkkostenregeling vallen. Je moet dan wel weten waar de medewerker deze vergoeding precies aan wordt en jij moet dit onderzoeken. Houd het bijvoorbeeld drie maanden met bonnetjes bij. Dan hangt het af van wat voor kosten dit zijn of een vergoeding binnen of buiten de WKR valt (zie hierboven wat wel/niet onder de WKR valt). Oude afspraken hierover met de belastingdienst blijven gewoon bestaan.