Belastingdienst digitaliseert aanmelding werkgever voor loonheffingen

Vanaf 1 oktober 2026 kunnen werkgevers zich digitaal aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst. Nu kan dat alleen nog met een papieren formulier. De digitale aanmelding moet fouten verminderen, vertraging beperken en de administratieve lasten voor werkgevers en intermediairs verlagen.

Digitaal aanmelden als werkgever vervangt papier

Als werkgever moet je je aanmelden bij de Belastingdienst zodra je personeel in dienst neemt. Na die aanmelding krijg je een loonheffingennummer. Dat nummer heb je nodig om aangifte loonheffingen te doen.

Op dit moment verloopt de aanmelding nog via een papieren formulier. Volgens het Adviescollege toetsing regeldruk, het ATR, is dat foutgevoelig. Ook kan het zorgen voor vertraging. Daarom komt er vanaf 1 oktober 2026 een digitale aanvraagmogelijkheid.

Wat betekent dit voor werkgevers?

Voor werkgevers wordt het proces waarschijnlijk eenvoudiger en sneller. Je hoeft dan geen papieren formulier meer in te vullen en op te sturen. Ook sluit de digitale aanmelding beter aan op andere digitale processen, zoals de loonaangifte en werkgeversmutaties.

Dat is vooral handig als je voor het eerst personeel aanneemt. Je hebt dan snel duidelijkheid nodig over je loonheffingennummer, zodat je salarisadministratie goed kan starten.

Loonheffingennummer wordt niet automatisch toegekend

Het ATR adviseerde ook om te kijken naar automatische registratie als werkgever. Dat gaat voorlopig niet gebeuren.

De reden is dat een loonheffingennummer direct gevolgen heeft. Zodra je zo’n nummer krijgt, moet je ook aangifte loonheffingen doen. Voor ondernemers die wel plannen hebben om personeel aan te nemen, maar nog niemand in dienst hebben, zou dat te vroeg zijn.

Daarom blijft een aanvraag nodig. Alleen het proces verandert: van papier naar digitaal.

Meer formulieren van de Belastingdienst digitaal

De Belastingdienst wil meer papieren formulieren digitaliseren. Het streven is om deze formulieren ook per 1 oktober 2026 digitaal aan te bieden.

Het gaat onder meer om formulieren voor:

• afmelden als werkgever;
• aangifte voor artiesten of beroepssporters;
• premies werknemersverzekeringen betalen;
• uitzenden;
• werkgever van meewerkende kinderen;
• werkgever van personeel aan huis.

Voor werkgevers en intermediairs kan dit zorgen voor minder handmatig werk en minder kans op vertraging.

Wat kun je nu al doen?

Neem je binnenkort personeel aan? Dan blijft het belangrijk om je op tijd aan te melden als werkgever. Tot 1 oktober 2026 gebruik je daarvoor nog het papieren formulier.

Rond de invoering van de digitale aanmelding is het verstandig om goed te controleren welk proces geldt. Werk je met een salarisadministrateur of accountant? Spreek dan af wie de aanmelding doet en wanneer.

Bereid je aanmelding op tijd voor

Digitaal aanmelden als werkgever maakt het proces vanaf 1 oktober 2026 eenvoudiger. Voor werkgevers betekent dit minder papierwerk en mogelijk snellere verwerking. Wel blijft de aanvraag belangrijk, omdat het loonheffingennummer niet automatisch wordt toegekend.

Bron: Salaris Vanmorgen