Werkgevers moeten medewerkers op tijd informeren over vervallen wettelijke vakantiedagen

Als werkgever heb je een actieve rol bij het opnemen van vakantiedagen. Het is niet voldoende om alleen een verlofsaldo bij te houden. Je moet medewerkers tijdig, concreet en schriftelijk informeren over hun openstaande wettelijke vakantiedagen en het risico dat deze vervallen. Doe je dat niet, dan loop je het risico dat vakantiedagen alsnog blijven bestaan, met mogelijke financiële gevolgen.

Wanneer vervallen wettelijke vakantiedagen?

Wettelijke vakantiedagen vervallen een half jaar na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Concreet betekent dit dat wettelijke vakantiedagen die een medewerker in 2025 opbouwt, in principe op 1 juli 2026 vervallen.

Voor bovenwettelijke vakantiedagen geldt doorgaans een langere termijn. Deze vervallen in de regel pas na vijf jaar. In een cao of schriftelijke overeenkomst kan zelfs een ruimere vervaltermijn zijn afgesproken.

Let op! Deze termijnen gelden alleen als jij als werkgever aan je verplichtingen hebt voldaan.

De informatie- en zorgplicht van de werkgever

Als werkgever heb je een informatie- en zorgplicht ten aanzien van vakantiedagen. Deze plicht wordt streng uitgelegd. Volgens het Hof van Justitie van de Europese Unie moet je er actief voor zorgen dat een medewerker daadwerkelijk in staat is om vakantie op te nemen.

Dat betekent dat je niet kunt volstaan met een algemeen reglement of een stilzwijgende verwachting. Als je een medewerker niet goed informeert, kun je geen beroep doen op verval of verjaring van vakantiedagen.

Wat moet je medewerkers concreet en schriftelijk laten weten?

Je moet medewerkers expliciet en tijdig informeren. Voor de medewerker moet volstrekt duidelijk zijn:

• hoeveel wettelijke vakantiedagen nog openstaan;
• tot welke datum deze dagen moeten worden opgenomen;
• dat de vakantiedagen vervallen als hij of zij niets doet.

Deze informatie moet schriftelijk worden vastgelegd, bijvoorbeeld via e-mail, het HR-portaal of een persoonlijke brief. Begin hier op tijd mee. Wachten tot vlak voor de vervaldatum is risicovol.

Mag je opname van wettelijke vakantiedagen weigeren?

Nee. De medewerker moet elk jaar het wettelijk minimum aan vakantiedagen kunnen opnemen. Als werkgever mag je daar geen bezwaar tegen maken, ook niet met een beroep op zogenoemde zwaarwegende bedrijfsbelangen.

Alleen als een medewerker zelf bewust en geïnformeerd afziet van vakantie, kan sprake zijn van verval.

Vakantiedagen opnemen tijdens ziekte: wat zijn de spelregels?

Ook tijdens ziekte heeft een medewerker recht op vakantie. Daarbij gelden duidelijke regels:

• De medewerker vraagt eerst toestemming aan de werkgever.
• Tijdens opgenomen vakantiedagen heeft de medewerker recht op 100% loon, ook als tijdens ziekte normaal 70% wordt betaald.
• Heeft een medewerker in het verleden tijdens vakantie in een ziekteperiode te weinig loon ontvangen, dan kan mogelijk nabetaling over de afgelopen vijf jaar worden gevraagd.

Als werkgever is het belangrijk deze situaties goed te administreren en correct toe te passen.

Wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen uitgelegd

Een medewerker heeft per jaar recht op vier keer het aantal uren dat hij per week werkt aan wettelijke vakantiedagen. Werkt iemand bijvoorbeeld 25 uur per week, dan bouwt hij 100 wettelijke vakantie-uren per jaar op. Daarmee kan minimaal vier weken vakantie worden opgenomen, eventueel ook in losse uren.

Bouwt een medewerker meer vakantie-uren op dan dit wettelijke minimum, dan is sprake van bovenwettelijke vakantiedagen. Over deze extra dagen kunnen aanvullende afspraken zijn gemaakt in de cao of arbeidsovereenkomst.

Ook hier geldt: de bovenwettelijke vakantiedagen vervallen in principe na vijf jaar, maar alleen als jij als werkgever de medewerker daadwerkelijk in staat hebt gesteld om vakantie op te nemen.

Wat betekent dit concreet voor jou als werkgever?

Deze regels vragen om actief en zorgvuldig handelen. Voor jou als werkgever betekent dit onder andere:

• Zorg voor tijdige en schriftelijke communicatie over vakantiesaldi.
• Maak duidelijk onderscheid tussen wettelijke en bovenwettelijke dagen.
• Stimuleer medewerkers actief om vakantie op te nemen.
• Leg vast dat je aan je informatie- en zorgplicht hebt voldaan.

Zo voorkom je discussies, onverwachte claims en financiële risico’s.

Bron: Salaris Vanmorgen