Vergoeding voor werkruimte thuis: geen gerichte vrijstelling bij eenmalige vergoeding

Steeds meer werkgevers ondersteunen thuiswerken met een financiële bijdrage. Maar hoe zit het fiscaal als je medewerkers een eenmalige vergoeding voor de werkruimte thuis geeft? Mag je die vergoeding onbelast vergoeden via een gerichte vrijstelling, of niet? In dit artikel lees je wat de regels zijn, waarom het vaak misgaat en waar je als werkgever op moet letten.

Eenmalige vergoeding van € 750 voor thuiswerken

In de praktijk komt het regelmatig voor: je geeft alle thuiswerkende medewerkers een eenmalige vergoeding van € 750. Die is bedoeld voor bijvoorbeeld:

• een bureau of bureaustoel
• een groot beeldscherm
• toetsenbord en muis
• internet en mobiele telefoon

De medewerker mag zelf bepalen waaraan hij het bedrag besteedt.

Is een gerichte vrijstelling van toepassing?

Het korte antwoord: nee.

Bij een vrije besteding door de medewerker is geen gerichte vrijstelling van toepassing. Dat geldt zowel voor:

• de gerichte vrijstelling voor noodzakelijke gereedschappen, computers en communicatiemiddelen
• de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen

Waarom geldt er geen gerichte vrijstelling?

Als werkgever moet je kunnen beoordelen of aan de voorwaarden van een gerichte vrijstelling wordt voldaan. Bij een vaste vergoeding die de medewerker vrij mag besteden, is dat niet mogelijk. Je weet immers niet:

• of de middelen zakelijk noodzakelijk zijn
• of ze voldoen aan arbo-eisen
• of ze daadwerkelijk worden aangeschaft

Daarom accepteert de fiscus in deze situatie geen gerichte vrijstelling.

Wat kun je als werkgever wél doen?

Je kunt de vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon binnen de werkkostenregeling (WKR).

Vergoeding onder de vrije ruimte

• De € 750 valt dan in de vrije ruimte
• Je moet voldoen aan de gebruikelijkheidstoets
• Overschrijd je de vrije ruimte? Dan betaal je 80% eindheffing

Dit betekent dat de vergoeding fiscaal mogelijk is, maar wel invloed heeft op je totale WKR-budget.

Praktische aandachtspunten voor werkgevers

Wil je een vergoeding voor thuiswerken fiscaal slimmer inrichten? Let dan op het volgende:

• Vergoed of verstrek gericht: koop zelf de middelen of vergoed ze op basis van declaraties
• Maak afspraken vooraf: leg vast wat noodzakelijk is voor het werk
• Combineer regelingen bewust: losse vergoedingen zijn vaak gunstiger dan één vast bedrag
• Houd je vrije ruimte in de gaten: vooral bij grotere groepen medewerkers

Zo voorkom je onverwachte eindheffing achteraf.

Waar vind je de officiële uitleg?

De fiscale onderbouwing staat in het Handboek Loonheffingen 2025 van de Belastingdienst, onder andere in:

• Paragraaf 22.1.7 – Noodzakelijke gereedschappen en apparatuur
• Paragraaf 22.1.9 – Arbovoorzieningen

Raadpleeg hiervoor de website van de Belastingdienst.

Vaste thuiswerkvergoeding vraagt om zorgvuldigheid

Een eenmalige vergoeding voor werkruimte thuis klinkt praktisch, maar is fiscaal beperkt inzetbaar. Omdat je als werkgever niet kunt toetsen waaraan het bedrag wordt besteed, geldt geen gerichte vrijstelling. Aanwijzen als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte is mogelijk, maar vraagt om bewuste keuzes en monitoring.

Wil je medewerkers ondersteunen én fiscale risico’s vermijden? Dan loont het om vergoedingen gerichter in te richten.

Bron: Salaris Vanmorgen