Thuiswerken: wat zijn de mogelijkheden voor een vergoeding?

Nu er meer dan ooit wordt thuisgewerkt, rijst de vraag: welke mogelijkheden zijn er om jouw medewerkers tegemoet te komen in de kosten, en kan dat ook nog eens fiscaal vriendelijk? De beantwoording op deze vraag is helaas niet zo eenvoudig. Vanuit de overheid wordt op dit moment gewerkt aan mogelijkheden voor een onbelaste vergoeding, maar hierover is nog niets concreet. De mogelijkheden die er nu zijn hebben wij hieronder voor je uitgewerkt.

Fiscale mogelijkheden

Een onbelaste vergoeding (vallend onder de nihilwaardering) is alleen mogelijk indien de werkruimte van de medewerker een zelfstandig gedeelte van de woning betreft(bv. een eigen opgang en eigen sanitair). Daarnaast dien je als werkgever een reële (zakelijke) huurovereenkomst te hebben met de medewerker. Je beschikt dan over de werkruimte en de medewerker die hierin werkzaam is. Echter zal dit in de praktijk niet snel voorkomen. De onbelaste vergoeding valt daardoor in de vrije ruimte.

Voorwaarden Arbo voorzieningen

Wel bestaat er een gerichte vrijstelling voor wat betreft arbovoorzieningen. Te denken valt aan stoel, bureau, monitor en verlichting.

Voorwaarden hierbij zijn:

• De arbovoorzieningen hangen samen met uw verplichtingen op grond van de Arbeidsomstandighedenwet.
• De medewerker gebruikt de voorzieningen (gedeeltelijk).
• De medewerker betaalt geen eigen bijdrage voor de voorzieningen.
• De inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan de volgende eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit: 
  1. De werkruimte van een thuiswerker is zodanig ingericht, dat de medewerker zo veel mogelijk zittend en op een ergonomisch verantwoorde manier zijn werk kan doen. De medewerker heeft hiervoor een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of een doelmatige werktafel tot zijn beschikking.
  2. In de werkruimte zijn de nodige voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting aanwezig.

Vrijstelling hulpmiddelen

Verder is er een gerichte vrijstelling voor hulpmiddelen zoals internet thuis, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur, dit indien voldaan wordt aan het noodzakelijkheidscriterium:

• De voorziening naar redelijk oordeel noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking.
• De werkgever de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de medewerker.
• De medewerker de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan de werkgever moet betalen als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking (als de medewerker de voorziening niet teruggeeft of de restwaarde van de voorziening niet betaalt, moet je vanaf het moment dat hij de voorziening niet meer nodig heeft, de restwaarde van de voorziening tot zijn loon rekenen. Je kunt dit loonbestanddeel mogelijk ook als eindheffingsloon aanwijzen).

Voldoen hulpmiddelen niet aan het noodzakelijkheidscriterium? Dan hoef je ze misschien toch niet mee te tellen bij het belastbaar loon. Dat is zo als de medewerker deze hulpmiddelen ook buiten zijn werkplek kan gebruiken, maar ze voor ten minste 90% zakelijk gebruikt. Let op: De werkruimte thuis geldt níet als een werkplek.

Heeft de medewerker een 3-in-1-pakket (internet, vaste telefoon en televisie), dan dient te worden vastgesteld welk deel van de factuur ziet op de internetaansluiting (bijvoorbeeld door na te gaan wat de provider rekent voor een apart abonnement voor internet). Dat gedeelte kan dan gericht vrijgesteld worden vergoed (uiteraard indien voldaan wordt aan het noodzakelijkheidscriterium).

Tijdelijke / corona maatregelen

• Voor het jaar 2020 is de vrije ruimte over de eerste € 400.000 verhoogd van 1,7% naar 3%. Maximaal € 5.200 extra vrije ruimte. Let op: indien de concernregeling wordt toegepast, dan geldt dit voor het gehele concern één keer en niet per onderdeel daarvan. Wellicht biedt deze extra vrije ruimte de mogelijkheid om een onbelaste vergoeding toe te kennen (bijvoorbeeld in een eenmalige vorm).
• Krijgen jouw medewerkers een vaste vergoeding? Bijvoorbeeld reisvergoeding of een lunchvergoeding? En werken ze vanwege het coronavirus (bijna) volledig thuis? Dan hoef je de vaste vergoeding niet aan te passen. In ieder geval tot en met 31 december 2020 mag je blijven uitgaan van de feiten waarop de vaste vergoeding was gebaseerd. Voorwaarde hierbij is wel dat het recht op de vaste vergoeding vaststond op uiterlijk 12 maart 2020. Is een recht op een vaste (reiskosten) vergoeding afhankelijk van een keuze van jouw medewerker (bijvoorbeeld bij een cafetariasysteem)? Dan moet de medewerker zijn keuze uiterlijk op 12 maart 2020 hebben gemaakt.

Ter info

Heb je de intentie een kostenvergoeding te verstrekken, dan is het goed om te weten dat het Nibud onlangs heeft uitgerekend dat thuiswerken € 1,99 per dag aan kosten met zich mee brengt (G/W/E, koffie/thee, wc-papier en afschrijving werkplek).

Tot slot

Heb je over dit onderwerp vragen of wil je bekijken of er andere vormen van beloning mogelijk zijn, dan vernemen wij dit graag. Neem vrijblijvend contact op met specialist Laura van Alst | l.v.alst@vitaconluteijn.nl

Lees meer actuele berichten van onze Corona Helpdesk | schrijf u in voor onze Corona nieuwsbrief

DISCLAIMER
In dit nieuwsbericht verstrekt SKN algemene informatie gebaseerd op de ons thans bekende informatie en de thans geldende wet- en regelgeving. Voor zover dit nieuwsbericht juridische informatie verstrekt, beoogt SKN niet om juridisch advies te verlenen voor uw concrete situatie. De inhoud van dit nieuwsbericht is door SKN met zorg samengesteld mede op basis van door derden verstrekte informatie. SKN aanvaardt geen aansprakelijkheid voor eventuele onjuistheid of onvolledigheid van de verstrekte informatie, daar iedere situatie uniek is.