Carpoolen en de fiscus: dit zijn de regels voor belastingvrije vergoedingen

Carpoolen is niet alleen milieuvriendelijk, het kan ook fiscaal voordelig zijn. Als werkgever mag je onder bepaalde voorwaarden een belastingvrije kilometervergoeding geven aan medewerkers die samen reizen. Welke mogelijkheden er zijn, hangt af van wie het carpoolen organiseert en of er gebruik wordt gemaakt van een privéauto of een auto van de zaak.

Carpoolen met eigen auto, zelf georganiseerd

Organiseren je medewerkers het carpoolen onderling en rijden ze in hun eigen auto? Dan mag je elke deelnemer (zowel de bestuurder als de meerijders) een onbelaste vergoeding geven van maximaal € 0,23 per kilometer voor hun eigen woon-werkverkeer.

Hebben meerijders zelf ook een auto van de zaak, maar gebruiken ze die niet tijdens het carpoolen? Dan mag je hen alsnog die onbelaste € 0,23/km vergoeden voor de afstand die zij privé afleggen.

Carpoolen met eigen auto, door werkgever georganiseerd

Organiseer jij als werkgever het carpoolen en gebruiken je medewerkers hun eigen auto? Dan mag je alleen aan de bestuurder een belastingvrije vergoeding van € 0,23/km geven.

Deze vergoeding geldt voor:

• de afstand tussen huis en werk
• én de extra kilometers om collega’s op te halen

Carpoolen met auto van de zaak, zelf georganiseerd

Wordt er gecarpoold met een auto van de zaak en regelen de medewerkers dit onderling? Dan geldt het volgende:

• Alleen de meerijders mogen een belastingvrije vergoeding van € 0,23/km ontvangen voor hun woon-werkverkeer.
• Ook hier mogen zij zelf bepalen of ze deze vergoeding behouden of onderling verdelen.

Carpoolen met auto van de zaak, door werkgever georganiseerd

Organiseer jij als werkgever het carpoolen met een auto van de zaak? Dan is er geen mogelijkheid om belastingvrije kilometervergoedingen te verstrekken, aan niemand van de deelnemers.

Wanneer is sprake van ‘organisatie’ door de werkgever?

De fiscale behandeling hangt sterk af van de vraag: organiseert de werkgever het vervoer? Daarvan is sprake als je medewerkers verplicht laat carpoolen of zelf het vervoer regelt.

Alleen het bijhouden van wie belangstelling heeft, of medewerkers vragen hoe ze het carpoolen regelen, betekent nog niet dat jij het organiseert.

Carpoolen loont, mits je het goed regelt

Carpoolen biedt niet alleen milieuwinst, maar ook fiscaal voordeel. Als werkgever kun je bijdragen aan duurzame mobiliteit én je medewerkers ondersteunen met een belastingvrije vergoeding. Zorg er wel voor dat je de regels rondom organisatie en type auto goed toepast.

Bron: SRA