Een koel drankje op de werkvloer: wat zijn de fiscale spelregels?

De zomer is in volle gang en met de oplopende temperaturen is een koud drankje of een ijsje op de werkvloer meer dan welkom. Veel werkgevers willen hun team graag verrassen met iets verfrissends. Maar hoe zit het fiscaal eigenlijk? Wanneer is zo’n traktatie onbelast?

Traktatie op de werkplek is onbelast

Goed nieuws: trakteer je je medewerkers op de werkplek, dan is dit in principe onbelast. Onder ‘werkplek’ vallen alle ruimtes waarvoor jij als werkgever verantwoordelijk bent op grond van de Arbowet. Denk aan:

• de kantoorruimte
• de kantine
• andere bedrijfsruimtes op locatie

Een ijsje in de vergaderzaal of een koud colaatje aan het bureau? Geen probleem, zolang jij als werkgever het betaalt.

Belasting voorkomen? Betaal zelf

Let op: betalen je medewerkers zelf het drankje en vergoed jij achteraf de kosten? Dan is de vrijstelling niet van toepassing. Zorg er dus voor dat jij als werkgever rechtstreeks de factuur betaalt.

Verfrissing buiten de deur? Denk aan de werkkostenregeling (WKR)

Ga je na werktijd iets drinken met je team op een terrasje? Dan kun je dit onderbrengen in de werkkostenregeling (WKR). Hierbij gelden twee belangrijke voorwaarden:

1. Blijf binnen de vrije ruimte
   De vrije ruimte is het bedrag dat je onbelast mag besteden aan personeelsvoorzieningen. Ga je hier overheen? Dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het meerdere.
   
2. Let op de gebruikelijkheidstoets
   Vergoed of verstrek je aan een werknemer meer dan € 2.400 per jaar via de vrije ruimte? Dan moet je aannemelijk maken dat dit ‘gebruikelijk’ is. Lukt dat niet, dan mag je de WKR niet toepassen.

Zijn de kosten aftrekbaar?

De kosten van deze traktaties zijn (deels) aftrekbaar van de winst. Hoe dat precies zit, hangt af van de belastingsoort:

• Inkomstenbelasting
  • Zijn de kosten belast? Dan zijn ze volledig aftrekbaar.
  • Zijn ze onbelast? Dan vallen ze onder ‘gemengde kosten’:
    • 20% is dan niet aftrekbaar
    • Of je kiest voor een vast bedrag van € 5.700 dat je niet aftrekt
  • Dit is alleen voordelig als je gemengde kosten in 2025 meer dan € 28.500 bedragen.
    
• Vennootschapsbelasting
  • Hier is 26,5% van de kosten niet aftrekbaar
  • Of je kiest voor:
    • een vast bedrag van € 5.700
    • óf 0,4% van de fiscale loonsom als dit meer is

Fris trakteren kan, maar let op de regels

Een zomerse traktatie op de werkplek is fiscaal vaak probleemloos. Ga je met je team op pad of kies je voor vergoeding achteraf? Dan komen er regels bij kijken. Van de WKR tot aftrekbeperkingen. Betaal slim, plan vooruit en voorkom onverwachte fiscale verrassingen. Zo houd je het koel, ook in de administratie.

Bron: SRA