Vereenvoudigingen werkkostenregeling in detail

De werkkostenregeling is per 1 januari 2015 verplicht. Inmiddels zijn meer details bekend over het noodzakelijkheidscriterium, de concernregeling en de vrijstelling voor branche-eigen producten; maatregelen die de werkkostenregeling moeten verbeteren.

Let op!

Met ingang van 2015 is de werkkostenregeling voor iedere werkgever verplicht!

Het noodzakelijkheidscriterium

Vanaf 2015 gaat naar alle waarschijnlijkheid een noodzakelijkheidscriterium gelden voor gereedschappen, computers (tablets), mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Dit criterium houdt in dat wanneer u als werkgever vindt (in redelijkheid noodzakelijk acht) dat uw werknemer een dergelijke voorziening nodig heeft voor zijn werkzaamheden, u deze vrijgesteld mag vergoeden of verstrekken. Er hoeft dan geen rekening te worden gehouden met een privévoordeel voor de werknemer. Uw oordeel over de noodzakelijkheid – het is zonder meer nodig – is dus bepalend, maar het moet wel redelijk blijven. Bij twijfel zal de belastinginspecteur aannemelijk moeten maken dat u met een dergelijke voorziening uw werknemer toch heeft willen bevoordelen/belonen.

Let op!

Uw werknemer moet verplicht zijn tot teruggaaf of vergoeding van de restwaarde als de voorziening in uw ogen niet langer noodzakelijk is. In geval van bestuurders en commissarissen geldt een verzwaarde bewijslast. Verstrekt/vergoedt de bv namelijk een onder het noodzakelijkheidscriterium vallende voorziening aan u als directeur-grootaandeelhouder (dga), dan speelt in dit geval een gebruikelijkheidstoets. Een vrijgestelde vergoeding of verstrekking kan dan alleen als de werkgever aannemelijk maakt dat een dergelijke voorziening aan u (een bestuurder of commissaris) gebruikelijk is voor een behoorlijke uitoefening van de werkzaamheden. Nu is dit niet altijd makkelijk te beoordelen. De verwachting is dan ook dat dit leidt tot meer discussies met de Belastingdienst.

Concernregeling

De concernregeling maakt het vanaf 2015 mogelijk om de vrije ruimtes binnen één concern samen te voegen. De regeling is mogelijk als de moedermaatschappij voor minimaal 95% eigenaar is van de (klein)dochtermaatschappij(en). Denk bijvoorbeeld aan de holding van de dga met daaronder de werkmaatschappij. Bij overschrijding van de gezamenlijke vrije ruimte moet eindheffing worden aangegeven en afgedragen. De concernregeling is niet verplicht. Verder geldt het volgende:

• De 95%-eis geldt voor het hele jaar. Gedurende het jaar toe- of uittredende concernonderdelen doen dus niet mee.

• Bij overschrijding van de gezamenlijke vrije ruimte betaalt het concernonderdeel met de grootste loonsom de eindheffing.

• Wordt de concernregeling toegepast, dan geldt deze voor alle betrokken werkgevers. Zij zijn bovendien hoofdelijk aansprakelijk voor de gehele door het concern verschuldigde loonbelasting.

Personeelskorting voor branche-eigen producten

De personeelskorting voor producten uit het eigen bedrijf, zoals deze in de oude regeling bestond, blijft bestaan, maar dan in de vorm van een gerichte vrijstelling. De regeling blijft bijna gelijk aan de oude regeling: het voordeel mag niet meer bedragen dan 20% van de waarde in het economisch verkeer van de producten, met een maximum van € 500 per werknemer per jaar. De enige wijziging is dat doorschuiven naar volgende kalenderjaren van een niet-gebruikt deel van de korting niet meer mogelijk is.