Vaste kostenvergoeding onbelast?

Ook onder de werkkostenregeling kunt u nog steeds aan uw werknemers een onbelaste vaste kostenvergoeding geven. Het voordeel is dat de werknemer dan niet iedere keer bonnen hoeft te declareren. Zorg wel voor een goede onderbouwing met onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten.

Voor welke kosten?

Een onbelaste vaste kostenvergoeding is mogelijk als het gaat om gerichte vrijstellingen (zoals vakliteratuur, vervoerskosten of tijdelijke verblijfkosten) en/of intermediaire kosten. De kostenvergoeding mag ook (deels) bestaan uit andere kosten, maar dan moet u deze kosten die u vergoedt wel aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Doet u dit niet, dan horen deze vergoedingen tot het belastbare loon van uw werknemer.

Let op!
Vaak vindt er een combinatie plaats van een vaste kostenvergoeding en een vergoeding van kosten op declaratiebasis. Zorg er voor dat uw werknemer in ieder geval geen kosten declareert die vallen onder de vaste kostenvergoeding. Dit zou immers dubbelop zijn!

Wordt uw werknemer langdurig ziek stop dan met doorbetaling van de kostenvergoeding. Tijdelijke doorbetaling van de onbelaste vaste kostenvergoeding kan alleen als de werknemer binnen twee maanden weer is opgeknapt.

Deugdelijke onderbouwing vooraf

U mag alleen een onbelaste vaste kostenvergoeding geven indien de vergoeding – voor zover deze ziet op gerichte vrijstellingen (zoals zakelijke maaltijden) en/of intermediaire kosten – goed is onderbouwd met een specificatie. Uit die specificatie moet blijken voor welke zaken u een kostenvergoeding geeft en de daarbij behorende bedragen. Bovendien moet u vooraf een onderzoek doen naar de werkelijk gemaakte kosten. Dat onderzoek moet u herhalen als de Belastingdienst daarom vraagt of als de omstandigheden wijzigen.

Let op!
Zorg voor een deugdelijke onderbouwing met onderzoek vooraf, anders loopt u het risico op naheffingen, correcties en boetes.

Tot slot nog het volgende: betaalt u al een vaste kostenvergoeding aan uw werknemers vóór toepassing van de werkkostenregeling, dan hoeft er geen onderzoek te worden gedaan als dit recentelijk al heeft plaatsgevonden en er geen dingen zijn gewijzigd.