Slapend dienstverband: 4 risico’s voor werkgevers

In onze vorige blog bespraken we wat een slapend dienstverband is, wanneer een werkgever moet meewerken aan beëindiging en hoe het zit met de transitievergoeding en de compensatie voor het UWV. Er is echter een praktische vraag onbeantwoord gebleven: wat gebeurt er als je een slapend dienstverband gewoon laat voortbestaan?

Na 104 weken (twee jaar) ziekte stopt in veel gevallen de loondoorbetalingsverplichting. Wanneer de arbeidsovereenkomst vervolgens niet wordt beëindigd, blijft de medewerker formeel in dienst. Er wordt alleen geen loon meer betaald, er worden geen werkzaamheden meer verricht en soms is er ook helemaal geen contact meer tussen werkgever en medewerker. 

In de praktijk zien we dat zulke dossiers gemakkelijk naar de achtergrond verdwijnen. Er gebeurt immers lange tijd niets. Echter, zolang een arbeidsovereenkomst nog bestaat, is het dossier niet afgesloten. Een slapend dienstverband kan hierdoor een tikkende juridische en financiële tijdbom zijn.

In dit blog nemen we je mee in vier risico’s waarmee werkgevers rekening moeten houden als er sprake is van een slapend dienstverband.

Door Laura van Alst, arbeidsjurist, Anita Prooij, senior salarisadministrateur en Marleen Schoenaker-Noortman, casemanager

1. Wachten kan de transitievergoeding verhogen

Wanneer je als werkgever zelf besluit om een slapend dienstverband te beëindigen, bijvoorbeeld door toestemming te vragen aan het UWV of een VSO-voorstel te doen, is in beginsel de volledige wettelijke transitievergoeding verschuldigd. Deze wordt berekend over de gehele duur van de arbeidsovereenkomst tot de werkelijke einddatum. Ook de periode waarin het dienstverband slapend is geweest telt dan mee. Dit is dus wezenlijk anders dan wanneer een medewerker op grond van de Xella-beschikking-beschikking verzoekt  om het dienstverband te beëindigen.

Hoe langer je  wacht met beëindigen, hoe hoger de transitievergoeding daardoor kan worden. Onder de huidige compensatieregeling kun je na betaling van de transitievergoeding nog wel compensatie aanvragen bij het UWV, maar die compensatie is in beginsel begrensd tot het bedrag aan transitievergoeding dat is opgebouwd tot het einde van de periode waarin je wegens ziekte loon moest doorbetalen. Het gedeelte van de transitievergoeding dat daarna, tijdens de slapende periode, is opgebouwd, blijft voor rekening van de werkgever.

Dat is een punt dat in de praktijk gemakkelijk uit beeld raakt. Zolang er niets gebeurt in het dossier, lijkt wachten misschien geen geld te kosten. Bij een latere beëindiging kan blijken dat die extra jaren wel degelijk een prijskaartje hebben.

2. Wat als de werknemer zich weer beter meldt?

Hier gaan de meeste werkgevers de mist in: een slapend dienstverband kan namelijk weer ‘wakker’ worden. De arbeidsovereenkomst bestaat immers nog steeds Als de medewerker onverwacht opknapt en zich beter meldt, zich beschikbaar stelt voor werk en aanspraak maakt op loon, dan ben je als werkgever in beginsel verplicht te onderzoeken of de medewerker zijn eigen of ander passend werk kan verrichten.

Dit vraagt in de praktijk om snel handelen. Een dossier dat misschien al jaren niet meer actief is behandeld, kan ineens weer actueel zijn. De werkgever moet dan niet alleen naar de oude situatie kijken, maar opnieuw beoordelen wat de werknemer op dat moment kan en welk werk beschikbaar is.

Doe je niets en laat je de werknemer zonder geldige reden niet toe tot het werk, dan kan de werknemer loon vorderen. Dit volgt uit een recente uitspraak van de rechtbank Noord-Nederland. De hoogte van die loonvordering is afhankelijk van het salaris over de periode waarin de medewerker toegelaten had moeten worden op het werk. Daar kunnen de wettelijke verhoging en de wettelijke rente nog bij komen.

Daar blijft het overigens niet bij. Als de medewerker na volledig herstel weer aan het werk gaat en vervolgens na een periode van minimaal vier weken opnieuw uitvalt wegens ziekte, kan een nieuwe loondoorbetalingsverplichting van maximaal 104 weken beginnen.

Een medewerker die jarenlang uit beeld was, kan daardoor opeens weer een zeer actueel werkgeversdossier worden. Dat is een goede reden om ook bij slapende dienstverbanden zicht te houden op de actuele situatie.

3. Een slapend dienstverband kan een reorganisatie raken

Ook bij een reorganisatie kan een slapend dienstverband onverwachte gevolgen hebben. Gaat het niet goed met de onderneming en moet je onverhoopt afscheid nemen van personeel? Dan telt de “slapende” medewerker volgens het afspiegelingsbeginsel, als volwaardig personeelslid mee in zijn functiecategorie.

Dat kan in de praktijk een vervelende uitkomst geven. Het is dan mogelijk  dat een arbeidsgeschikte, productieve medewerker eerder in aanmerking komt voor ontslag, dan de medewerker met een slapend dienstverband.

Op zo’n moment wordt duidelijk dat een slapend dienstverband niet alleen een oud verzuimdossier is. Een keuze die jaren geleden is gemaakt (of juist niet is gemaakt), kan gevolgen hebben voor de personele keuzes die je vandaag moet maken.

4. Vakantiedagen kunnen alsnog tot discussie leiden

Ook de mogelijke opbouw van vakantiedagen vormt een aandachtspunt bij slapende dienstverbanden. De opbouw van wettelijke vakantiedagen in beginsel gekoppeld aan het recht op loon. Omdat een medewerker na afloop van de loondoorbetalingsverplichting doorgaans geen recht meer heeft op loon, wordt veelal aangenomen dat tijdens de slapende periode geen nieuwe vakantiedagen worden opgebouwd.

In de rechtspraak wordt hierover echter verschillend geoordeeld. Sommige rechters menen dat een medewerker ook tijdens een slapend dienstverband aanspraak kan houden op vakantieopbouw, onder meer vanwege het Europese recht op jaarlijkse vakantie. Andere rechters oordelen juist dat geen vakantie wordt opgebouwd, omdat de werkgever tijdens deze periode geen loon verschuldigd is en de medewerker via een WIA- of WW-uitkering al aanspraak kan hebben op vakantie met behoud van uitkering.

Vanwege deze uiteenlopende rechtspraak heeft de rechtbank Rotterdam een prejudiciële vraag aan de Hoge Raad voorgelegd over de vraag of een arbeidsongeschikte medewerker tijdens een slapend dienstverband vakantiedagen opbouwt. De Hoge Raad heeft deze vraag nog niet beantwoord. Zolang die duidelijkheid ontbreekt, bestaat voor werkgevers het risico dat bij beëindiging van een langdurig slapend dienstverband alsnog discussie ontstaat over de uitbetaling van tijdens de slapende periode opgebouwde vakantiedagen.

Het is daarom verstandig om bij de financiële beoordeling van een slapend dienstverband rekening te houden met deze mogelijke aanvullende aanspraak van de medewerker. Juist bij dienstverbanden die al jarenlang slapend zijn, kunnen de bedragen daardoor substantieel worden.

Beoordeel het dossier niet alleen juridisch

De vier risico’s laten zien waarom een slapend dienstverband breder is dan alleen arbeidsrecht. In onze praktijk bekijken we zo’n dossier daarom niet vanuit één discipline. Verzuimbegeleiding, arbeidsrecht en salarisadministratie grijpen voortdurend in elkaar.

Blijkt uit de medische en arbeidsdeskundige beoordeling dat terugkeer in het eigen werk niet meer wordt verwacht en dat binnen de organisatie ook geen passend of aangepast werk beschikbaar is? Dan adviseert de casemanager doorgaans om na afloop van het opzegverbod afscheid van elkaar te nemen. Hiermee ontstaat duidelijkheid voor beide partijen en kan worden toegewerkt naar een passende afronding van het dienstverband.

Daarbij zijn meerdere vragen relevant. Welke beëindigingsroute is juridisch mogelijk? Welke vergoeding is verschuldigd? Zijn er nog openstaande vakantiedagen of andere looncomponenten? Welke gegevens zijn nodig voor een eventuele compensatieaanvraag bij het UWV?

Als arbeidsjurist en salarisadministrateur kijken we daarbij ieder vanuit onze eigen expertise naar hetzelfde dossier. Dat voorkomt bijvoorbeeld dat juridisch een goede beëindigingsafspraak wordt gemaakt, terwijl de financiële of administratieve gevolgen onvoldoende zijn meegenomen.

Voor de werkgever levert die gezamenlijke beoordeling vooral iets praktisch op: vooraf weten wat beëindigen kost, welke risico’s blijven bestaan bij voortzetten en wat administratief nog geregeld moet worden.

Tijd om het slapend dossier wakker te schudden

Een slapend dienstverband is niet hetzelfde als een afgerond dossier. Zolang de arbeidsovereenkomst bestaat, blijven juridische en financiële risico’s aanwezig. Niets doen is bij een slapend dienstverband vaak de duurste optie.

Dat betekent niet dat ieder slapend dienstverband zonder nader onderzoek onmiddellijk moet worden beëindigd. De eerste stap is om bewust te beoordelen wat er nog speelt. Zijn er reële re-integratiemogelijkheden? Wat zijn de gevolgen van voortzetten? Welke beëindigingsroute is mogelijk? Hoe ziet de financiële eindafrekening eruit en kan de werkgever aanspraak maken op compensatie door het UWV?

Ons advies is daarom om slapende dienstverbanden niet jarenlang ongemerkt in de administratie te laten staan. Breng ze periodiek in beeld en beoordeel per dossier of voortzetten nog een bewuste keuze is.

Ligt er binnen jouw organisatie nog een slapend dossier in de kast? Dan is dit een goed moment om het dossier opnieuw te bekijken. Niet met de aanname dat beëindigen altijd de beste oplossing is, maar om te voorkomen dat niets doen ongemerkt de standaard wordt.

Heb je vragen over slapende dienstverbanden, neem dan gerust contact op. We denken graag met je mee.

Laura van Alst

Arbeidsjurist
T +31 (0)314 369 111
E lauravanalst@stolwijkkelderman.nl

Anita Prooij

Senior Salarisadministrateur
T: +31 (0)316 740 115
E: anitaprooij@vitaconluteijn.nl

Marleen Schoenaker-Noortman

Casemanager
T +31 (0)314 741 187
E marleenschoenaker@vitaconluteijn.nl