Ontslag wegens disfunctioneren: waarom een zorgvuldig traject het verschil maakt

Een medewerker functioneert niet zoals je verwacht. Op een gegeven moment vraag je je misschien af of het tijd is om afscheid te nemen. Veel werkgevers denken dat de vraag vooral is óf een medewerker onvoldoende functioneert. Juridisch draait het echter minstens zo vaak om de manier waarop je als werkgever met die situatie bent omgegaan. Omdat het belangrijk is om je daar niet op te verkijken, heeft arbeidsjurist Sandra de belangrijkste aandachtspunten en verschilmakers voor je samengevat.

Door Sandra van den Bogaard, Arbeidsjurist

1. Ontslag begint niet als je afscheid wilt nemen

Als je nadenkt over ontslag, spelen problemen vaak al langer. Dat is logisch. Meestal probeer je eerst samen tot verbetering te komen. Toch begint een zorgvuldig traject al veel eerder. Vanaf het moment dat je merkt dat een medewerker structureel niet aan de verwachtingen voldoet, is het belangrijk om het gesprek aan te gaan. Juist omdat die eerste gesprekken later vaak bepalend zijn. Wanneer je pas maanden later vastlegt wat er precies speelde, ontstaat al snel discussie over wat wel of niet is besproken.

2. Wees niet alleen duidelijk, maar vooral concreet

Misschien denk je: het is toch overduidelijk dat het niet goed gaat? Voor jou misschien wel. Jij ziet dagelijks wat er misgaat en welke gevolgen dat heeft voor de organisatie. Echter, mocht de zaak uiteindelijk aan een rechter worden voorgelegd, dan kijkt die met een andere bril naar dezelfde situatie.

Zo kijkt een rechter niet alleen naar de vraag óf het functioneren onvoldoende was, maar ook of voor de medewerker voldoende duidelijk was op welke punten het functioneren tekortschoot, wat er moest verbeteren en welke verwachtingen daarbij hoorden.

Algemene opmerkingen als ‘je moet proactiever worden’ of ‘de samenwerking kan beter’ bieden daarvoor vaak onvoldoende houvast. Hoe concreter je bent over gedrag, resultaten en verwachtingen, hoe beter achteraf kan worden beoordeeld of een medewerker daadwerkelijk de kans heeft gekregen om zijn functioneren te verbeteren.

Daarbij zie ik regelmatig dat werkgevers veel gesprekken hebben gevoerd, maar dat uit de verslaglegging nauwelijks blijkt wat er precies is besproken of afgesproken. Dat maakt een zorgvuldig gevoerd traject later onnodig lastig aantoonbaar.

3. Een verbetertraject is geen opstap naar ontslag

Een verbetertraject is geen formaliteit die je moet afvinken voordat je een ontbindingsverzoek kunt indienen. De bedoeling is juist dat een medewerker een serieuze kans krijgt om zijn functioneren te verbeteren. Dat vraagt om duidelijke verwachtingen, haalbare doelstellingen, regelmatige evaluaties en – als de situatie daarom vraagt – passende begeleiding of scholing.

Wat daarbij van de werkgever mag worden verwacht, hangt af van de omstandigheden. Belangrijk is in ieder geval dat de medewerker voldoende gelegenheid krijgt om zijn functioneren te verbeteren.

Juist daarom wordt een verbetertraject kritisch beoordeeld. Niet omdat ieder traject perfect moet verlopen, maar omdat uit het geheel moet blijken dat verbetering daadwerkelijk het uitgangspunt was.

4. Een zorgvuldig traject vormt de basis voor een zorgvuldig dossier

Werkgevers vragen mij regelmatig of hun dossier “sterk genoeg” is. Een begrijpelijke vraag, maar eigenlijk begint een juridisch sterke positie niet bij het dossier. Die begint bij de manier waarop je het traject inricht.

Wanneer je gesprekken tijdig voert, afspraken concreet vastlegt en de voortgang regelmatig bespreekt, ontstaat gaandeweg een dossier dat laat zien hoe het proces is verlopen. Je legt dan vast wat er tijdens een zorgvuldig traject gebeurt.

Dat is belangrijk, omdat een rechter maanden of soms zelfs jaren later moet kunnen beoordelen welke afspraken zijn gemaakt, welke ondersteuning is geboden en hoe het functioneren zich vervolgens heeft ontwikkeld.

5. Onderzoek eerst waar het probleem werkelijk ligt

Niet iedere medewerker die minder goed functioneert, disfunctioneert in juridische zin. Onderzoek daarom ook wat de oorzaak is van het onvoldoende functioneren. Speelt ziekte een rol? Is de werkdruk structureel te hoog? Heeft de medewerker voldoende scholing en begeleiding gekregen? Of ligt het probleem eigenlijk niet bij het functioneren, maar bijvoorbeeld bij gedrag of een verstoorde samenwerking? Dat onderscheid is juridisch relevant en kan bepalend zijn voor de juiste aanpak.

Trek daarom niet te snel de conclusie dat sprake is van disfunctioneren. De gekozen route moet aansluiten bij de daadwerkelijke oorzaak van het probleem.

6. Soms is procederen niet de beste oplossing

Ook wanneer een verbetertraject niet het gewenste resultaat oplevert, is een procedure niet automatisch de meest verstandige vervolgstap. In sommige situaties komen werkgever en medewerker tijdens het traject samen tot de conclusie dat voortzetting van het dienstverband niet meer realistisch is. Een vaststellingsovereenkomst (vso) kan dan een passende oplossing zijn. Je maakt samen afspraken over de beëindiging van het dienstverband en houdt meer invloed op de uitkomst dan wanneer de rechter uiteindelijk beslist.

Zorgvuldigheid is geen doel, maar een investering

Een zorgvuldig traject voer je niet om een procedure te winnen. Je voert het omdat een medewerker recht heeft op een serieuze kans om zijn functioneren te verbeteren. Lukt dat, dan is ontslag misschien helemaal niet nodig. Blijkt uiteindelijk toch dat de samenwerking niet kan worden voortgezet, dan heb je een traject dat juridisch zorgvuldig is ingericht.

Veel werkgevers schakelen juridisch advies pas in wanneer zij afscheid willen nemen van een medewerker. In de praktijk blijkt dan regelmatig dat belangrijke keuzes al veel eerder zijn gemaakt. Door een specialist al in een vroeg stadium met je mee te laten denken over de aanpak, kun je vaak voorkomen dat een zorgvuldig bedoeld traject later juridisch onvoldoende houvast biedt.

Zit je met een vraag of heb je hulp nodig? Bel of mail me gerust.

Sandra van den Bogaard

Arbeidsjurist
T +31 (0)314 369 111
E sandravandenbogaard@stolwijkkelderman.nl