Rechtsvermoeden minimumloon: werkgever moet betaling beter kunnen bewijzen

Als werkgever krijg je mogelijk te maken met een strengere bewijspositie rond het wettelijk minimumloon. Het kabinet werkt het rechtsvermoeden minimumloon verder uit tot een wetsvoorstel.
Daarmee kan de bewijslast verschuiven naar de werkgever als niet duidelijk is of een medewerker genoeg loon heeft ontvangen. Vooral een complete en tijdige loonadministratie wordt daardoor belangrijker.

Rechtsvermoeden minimumloon vraagt om sterke loonadministratie

Het rechtsvermoeden minimumloon moet medewerkers beter beschermen tegen onderbetaling. Medewerkers hebben in Nederland recht op minimaal het wettelijk minimumloon. Toch is niet altijd vast te stellen of een werkgever dit loon ook echt heeft betaald.

Dat probleem speelt volgens de bron vooral bij arbeidsmigranten. Soms ontbreken documenten of is de administratie van de werkgever niet compleet. Daardoor kan de Nederlandse Arbeidsinspectie niet altijd bewijzen dat sprake is van onderbetaling.

Met het nieuwe rechtsvermoeden verandert dat uitgangspunt. Als de betaling van het minimumloon niet goed kan worden aangetoond, moet de werkgever straks bewijzen dat het wettelijk minimumloon wél is betaald.

Bewijslast minimumloon verschuift naar werkgever

Nu ligt de bewijslast vaak bij de medewerker of bij de Arbeidsinspectie. Dat is lastig als een medewerker weinig loonstroken, contracten of andere documenten heeft ontvangen.

Door het rechtsvermoeden minimumloon wordt de bewijslast omgedraaid. Dit betekent dat je als werkgever sterker moet kunnen onderbouwen dat je correct hebt betaald.

Dat vraagt om duidelijke vastlegging, zoals:

• volledige loonstroken;
• een juiste urenregistratie;
• betaalbewijzen;
• heldere arbeidsafspraken;
• tijdige reactie op informatieverzoeken van de Arbeidsinspectie.

Een gebrekkige administratie kan straks dus grotere gevolgen hebben dan alleen een boete voor het niet verstrekken van informatie.

Fictieve onderbetaling kan financiële gevolgen hebben

De Arbeidsinspectie houdt toezicht op de naleving van de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag. Als een werkgever gevraagde administratie niet toont, kan de inspectie nu al optreden. Maar als onderbetaling niet kan worden vastgesteld, krijgt de medewerker niet altijd alsnog het loon waar hij of zij recht op heeft.

Het wetsvoorstel moet dit veranderen. Als de Arbeidsinspectie vermoedt dat medewerkers te weinig betaald kregen en de werkgever de administratie niet laat zien, mag de inspectie een fictieve onderbetaling berekenen. Daarna kan de werkgever worden verplicht om dat bedrag alsnog te betalen.

Voor werkgevers betekent dit dat ontbrekende gegevens niet neutraal zijn. Onvolledige administratie kan leiden tot een berekende loonvordering.

Rechtsvermoeden minimumloon ook belangrijk bij rechtszaken

Het rechtsvermoeden minimumloon gaat niet alleen over toezicht door de Arbeidsinspectie. Ook in de rechtszaal moet de werkgever straks kunnen bewijzen dat het wettelijk minimumloon is betaald.

Dat is een belangrijk aandachtspunt. Een medewerker die stelt dat sprake is van onderbetaling, hoeft dan minder zwaar te leunen op eigen bewijs. De werkgever moet juist laten zien dat de betaling klopt.

Daarom is het verstandig om nu al te controleren of je loonadministratie bestand is tegen vragen achteraf. Denk aan situaties met wisselende uren, arbeidsmigranten, uitzendconstructies of medewerkers die weinig schriftelijke informatie hebben ontvangen.

Wat kun je als werkgever nu al doen?

Het rechtsvermoeden wordt de komende maanden verder uitgewerkt tot een wetsvoorstel. Toch is wachten niet verstandig. De kern is duidelijk: werkgevers moeten beter kunnen aantonen dat zij minimaal het wettelijk minimumloon betalen.

Controleer daarom alvast:

• of alle medewerkers minimaal het wettelijk minimumloon ontvangen;
• of gewerkte uren goed worden geregistreerd;
• of loonstroken volledig en begrijpelijk zijn;
• of betalingen aansluiten op contracten en urenstaten;
• of gevraagde informatie snel beschikbaar is;
• of medewerkers duidelijke documenten ontvangen.

Zo verklein je het risico op discussies, controles en mogelijke nabetalingen.

Minimumloon vraagt om bewijs, niet alleen om betaling

Het nieuwe rechtsvermoeden minimumloon maakt duidelijk dat correcte betaling alleen niet genoeg is. Je moet als werkgever ook kunnen bewijzen dat je correct hebt betaald.

Voor ondernemers en werkgevers ligt de belangrijkste les in de administratie. Zorg dat loon, uren en betalingen controleerbaar zijn. Daarmee bescherm je niet alleen je organisatie tegen risico’s, maar ook je medewerkers tegen onzekerheid over hun loon.

Bron: Salaris Vanmorgen