Rapportageplicht werkgebonden personenmobiliteit: wat werkgevers vóór 1 juli 2026 moeten doen

De rapportageplicht werkgebonden personenmobiliteit vraagt in 2026 nog steeds aandacht van werkgevers met meer dan 100 medewerkers. Valt je organisatie onder deze verplichting? Dan moet je vóór 1 juli 2026 rapporteren over het zakelijke verkeer en het woon-werkverkeer van medewerkers in 2025. Voor organisaties met minder dan 250 medewerkers verandert de verplichting waarschijnlijk vanaf 2026. Toch blijft rapportage over 2025 belangrijk. Als werkgever is het daarom verstandig om de gegevens op tijd te verzamelen en de administratie goed voor te bereiden.

Wat houdt de rapportageplicht werkgebonden personenmobiliteit in?

De rapportageplicht werkgebonden personenmobiliteit geldt voor organisaties met 100 of meer medewerkers die staan ingeschreven in het handelsregister van de KVK.

Als werkgever moet je rapporteren over de CO2-uitstoot die ontstaat door:

• zakelijk verkeer van medewerkers;
• woon-werkverkeer;
• gebruik van een auto van de zaak;
• mobiliteitsdiensten;
• declaraties voor vervoer.

Het doel van de rapportage is om inzicht te krijgen in de uitstoot door werkgebonden personenmobiliteit. Voor werkgevers betekent dit vooral dat zij hun mobiliteitsgegevens goed moeten kunnen onderbouwen.

Rapportageplicht werkgebonden personenmobiliteit in 2025

Voor het verslagjaar 2025 geldt dat werkgevers met meer dan 100 medewerkers moeten rapporteren. De rapportage moet uiterlijk vóór 1 juli 2026 worden ingediend.

Voor 2025 verandert dit echter niets. Organisaties die onder de huidige regels vallen, moeten hun rapportage over 2025 dus nog voorbereiden en indienen.

Wat betekent de wijziging naar 250 medewerkers voor werkgevers?

De aangekondigde wijziging is vooral relevant voor werkgevers met 100 tot 250 medewerkers. Voor deze groep is 2025 waarschijnlijk het laatste jaar waarover zij moeten rapporteren.

Dat betekent niet dat je de rapportage kunt laten liggen. Als je organisatie in 2025 onder de verplichting viel, moet je de gegevens alsnog verzamelen en de rapportage op tijd indienen.

Voor werkgevers is dit een goed moment om de mobiliteitsadministratie te controleren. Ook als de verplichting straks vervalt, blijft inzicht in woon-werkverkeer en zakelijke mobiliteit waardevol. Het helpt bij kostenbeheersing, duurzaamheidsbeleid en duidelijke afspraken met medewerkers.

Welke gegevens moet je verzamelen voor de WPM-rapportage?

Voor de WPM-rapportage heb je gegevens nodig over verschillende vormen van vervoer. Denk aan woon-werkverkeer, zakelijke kilometers, auto’s van de zaak, mobiliteitsdienstverleners en declaraties.

Begin daar op tijd mee. De gegevens staan vaak verspreid over meerdere bronnen, zoals:

• salarisadministratie;
• HR-systemen;
• declaratieoverzichten;
• leaseadministratie;
• mobiliteitsproviders;
• enquêtes onder medewerkers.

Als werkgever krijg je dus te maken met meerdere afdelingen en bestanden. Door vooraf duidelijke afspraken te maken, voorkom je dat informatie ontbreekt of dubbel wordt verwerkt.

Rapportageplicht werkgebonden personenmobiliteit voorbereiden in 4 stappen

Een goede voorbereiding maakt de online rapportage sneller en betrouwbaarder. Volg daarom deze stappen.

1. Lees de handreiking gegevensverzameling

Start met de handreiking Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit. Hierin staat welke gegevens je nodig hebt en hoe je deze kunt verzamelen.

De handreiking helpt je om vooraf te bepalen welke informatie beschikbaar is en welke gegevens je nog moet opvragen.

2. Verzamel alle mobiliteitsgegevens

Verzamel daarna de gegevens voor alle onderdelen van de rapportage. Denk aan woon-werkverkeer, de auto van de zaak, mobiliteitsdienstverleners en declaraties.

Wacht hier niet mee tot vlak voor de deadline. Vooral woon-werkgegevens kunnen extra tijd kosten, zeker als medewerkers zelf informatie moeten aanleveren.

3. Gebruik het werkblad bij de handreiking

Bij de handreiking hoort een werkblad. Dit werkblad helpt bij het ordenen van de gegevens.

Het werkblad is vooral handig als je medewerkers een enquête laat invullen over hun woon-werkverkeer. De ingevulde gegevens komen dan samen in één Excel-bestand. Vervolgens worden de te rapporteren gegevens direct doorgerekend.

4. Dien de rapportage online in

Heb je alle gegevens verzameld? Dan kun je de rapportage online indienen. Hiervoor log je in met eHerkenning.

Zorg ervoor dat de juiste persoon binnen de organisatie toegang heeft. Controleer dit ruim vóór de deadline, zodat je niet vastloopt bij het indienen.

Aandachtspunten voor HR en salarisadministratie

De rapportageplicht werkgebonden personenmobiliteit raakt meerdere onderdelen van de organisatie. HR, salarisadministratie, finance en facilitair management kunnen allemaal gegevens beheren die nodig zijn voor de rapportage.

Let daarom op deze punten:

• bepaal wie verantwoordelijk is voor de WPM-rapportage;
• controleer of alle vervoersgegevens compleet zijn;
• leg vast welke bronnen zijn gebruikt;
• stem af met medewerkers als een enquête nodig is;
• controleer tijdig de toegang tot eHerkenning;
• plan de indiening niet op het laatste moment.

Voor werkgevers met 100 tot 250 medewerkers is het extra belangrijk om 2025 goed af te ronden. Ook als de verplichting daarna waarschijnlijk vervalt, moet de rapportage over 2025 nog kloppen.

Wacht niet met de WPM-rapportage

De rapportageplicht werkgebonden personenmobiliteit blijft voor 2025 belangrijk voor werkgevers met meer dan 100 medewerkers. Je moet vóór 1 juli 2026 rapporteren over zakelijk verkeer en woon-werkverkeer.

Voor organisaties met minder dan 250 medewerkers lijkt de verplichting vanaf 2026 te vervallen. Toch is 2025 waarschijnlijk nog een verplicht rapportagejaar. Begin daarom op tijd met het verzamelen van gegevens, gebruik de handreiking en controleer of eHerkenning goed is geregeld.

Zo voorkom je haastwerk en zorg je dat de rapportage volledig en juist wordt ingediend.

Bron: Salaris Vanmorgen