Q&A Verplichte vakantiedagen – Wat mag en kan?

Misschien is het in een bepaalde periode rustig voor jouw bedrijf of wil je tijdens brugdagen tussen feestdagen je bedrijf sluiten. Mag je in zo’n geval personeel verplichten om vrije dagen op te nemen? Hoe kun je regels over verplichte vakantiedagen vastleggen? De belangrijkste vragen en antwoorden voor je op een rij.

1. Wat zegt de wet over verplichte vakantiedagen?

Volgens de wet (Burgerlijk Wetboek, Boek 7, artikel 634 t/m 645) heeft iedere medewerker recht op een aantal vakantiedagen. Dit is minimaal vier keer het aantal dagen dat iemand wekelijks werkt. Een medewerker mag in principe zelf bepalen wanneer hij deze vakantiedagen opneemt, tenzij er verplichte vakantiedagen zijn vastgelegd in de cao of arbeidsovereenkomst.

2. Bij welke uitzonderingen mag je verplichte vrije dagen opleggen?

Je mag een medewerker niet zomaar vrije dagen opleggen, bijvoorbeeld als er tijdelijk geen of minder werk is. Toch zijn er uitzonderingen. Als jouw bedrijf tijdens een bepaalde periode gesloten is, bijvoorbeeld tijdens de bouwvak of schoolvakanties, dan mag je medewerkers verplichten om vakantie op te nemen. Dit moet dan wel vooraf zijn vastgelegd in de cao of arbeidsovereenkomst. Daarin leg je schriftelijk vast dat je verplichte vakantiedagen kunt aanwijzen en hoeveel. Medewerkers gaan hiermee akkoord bij ondertekening van hun contract.

3. Hoeveel verplichte vakantiedagen mag je vastleggen?

Er is geen wettelijk maximum voor het aantal verplichte vrije dagen. In sommige sectoren, zoals de bouw en het onderwijs, worden collectieve vakanties bijna volledig vastgelegd. Het is wel aan te raden om medewerkers ook enkele vrij in te vullen vakantiedagen te geven, zodat zij flexibiliteit behouden.

4. Moet je loon doorbetalen bij verplichte vakantiedagen?

Ja, verplichte vakantiedagen zijn betaalde vrije dagen. Je mag medewerkers niet verplichten om onbetaald verlof op te nemen, tenzij ze daar zelf om vragen of expliciet mee akkoord gaan. De opgenomen verplichte vrije dagen gaan wel af van het verlofsaldo van de werknemer. Daarom is het belangrijk om deze dagen op tijd aan te kondigen, bijvoorbeeld aan het begin van het nieuwe jaar.

5. Mag je wettelijke vakantiedagen uitbetalen ipv laten opnemen?

Wettelijke vakantiedagen mogen niet worden uitbetaald, behalve als een medewerker uit dienst gaat. Bovenwettelijke vakantiedagen mag je wel tussentijds uitbetalen, maar alleen als de medewerker hierom vraagt en jij als werkgever ermee instemt.

6. Zijn feestdagen verplichte vakantiedagen?

Je bent niet verplicht om medewerkers vrij te geven op erkende feestdagen zoals Pasen of Kerst, tenzij dit in de cao of arbeidsovereenkomst is vastgelegd. In sommige sectoren, zoals horeca en detailhandel, wordt er juist op feestdagen gewerkt. Extra loon op feestdagen is ook niet wettelijk verplicht, tenzij anders afgesproken.

Als er geen cao van toepassing is, mag je zelf bepalen op welke feestdagen je werknemers vrij zijn. Dit kun je vastleggen in de arbeidsovereenkomst of in een personeelshandboek. Feestdagen die je op deze manier aanwijst, gaan niet af van het wettelijke vakantiedagen saldo; het zijn extra vrije dagen.

7. Wat zijn de voor- en nadelen van verplichte vrije dagen?

Voordelen van verplichte vakantiedagen:

• Meer productieve dagen >> Je benut werkdagen efficiënter door collectieve sluiting op minder productieve dagen.
• Minder werkpieken >> Iedereen is tegelijk vrij, waardoor werk zich niet opstapelt bij collega’s die wel werken.
• Voorspelbare planning >> Het helpt bij een betere afstemming van productie, planning en personeelsbezetting.
• Kostenbesparing >> Een collectieve sluiting bespaart op energie- en personeelskosten.
• Sterkere bedrijfscultuur >> Gezamenlijke vrije dagen bevorderen tradities en saamhorigheid binnen het team.

Nadelen van verplichte vakantiedagen:

• Minder flexibiliteit voor medewerkers >> Sommigen willen hun vrije dagen liever zelf plannen, bijvoorbeeld rond schoolvakanties of persoonlijke verplichtingen.
• Impact op klantenservice >> Een collectieve sluiting kan nadelig zijn voor klanten of leveranciers.
• Mogelijke weerstand en demotivatie >> Medewerkers kunnen het als een beperking van hun keuzevrijheid ervaren.
• Moeilijk voor parttimers >> Verplichte vrije dagen sluiten mogelijk niet goed aan op hun vaste werkdagen.

8. Wat als een medewerker niet akkoord gaat met verplichte vakantiedagen?

Als je als werkgever de verplichte vakantiedagen in de cao of het arbeidscontract hebt staan, dan moet een medewerker zich daaraan houden. Je flexibel opstellen kan echter de medewerkertevredenheid en -betrokkenheid verhogen. Als jouw bedrijfsvoering het toelaat, kun je alternatieven aanbieden, zoals:

• Ruilen met een andere dag >> Bijvoorbeeld als je bedrijf standaard op de vrijdag na Hemelvaart dicht is, maar een medewerker liever een andere dag vrij neemt.
• Later opnemen >> Een verplichte vrije dag kan op een later moment worden ingezet, mits dit binnen de organisatie mogelijk is.
• Flexibel per team >> Teams kunnen onderling afstemmen wie wel of niet werkt op bepaalde verplichte vrije dagen, zodat roosters beter aansluiten bij persoonlijke wensen.
• Keuzevrijheid bij extra vakantiedagen >> Als je bovenwettelijke vakantiedagen aanbiedt, kunnen medewerkers zelf kiezen of ze deze opnemen op verplichte vrije dagen of op een ander moment.

Bron: MKB Servicedesk