Overstappen op de werkkostenregeling: Bent u er klaar voor?

Er is geen ontkomen meer aan. Per 1 januari 2015 is de werkkostenregeling voor iedere werkgever verplicht. Bent u nog niet overgestapt, dan is het nu de hoogste tijd om in actie te komen. Verdiep u in de werkkostenregeling, want de overstap vergt nogal wat voorbereiding. De volgende vijf stappen kunnen u op weg helpen:

1. Inventariseer alle vergoedingen en verstrekkingen. De gegevens vindt u terug in uw boekhouding, het personeelshandboek, individuele arbeidscontracten en aanvullende arbeidsvoorwaarden.
2. Deel de kosten in: wat valt onder de vrije ruimte? Zijn er bepaalde vergoedingen en verstrekkingen die niet ten koste gaan van de vrije ruimte omdat zij onder de gerichte vrijstelling vallen of is er wellicht een nihilwaardering van toepassing?
3. Bepaal de fiscale loonsom. In 2015 kunt u maximaal 1,2% van het totale fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers (vrije ruimte). Daarbij geldt het totale fiscale loon van 2015. Wilt u eerder weten of u volgend jaar mogelijk de vrije ruimte gaat overschrijden, dan kunt u dit schatten op basis van het totale fiscale loon van 2014. Met deze schatting in de hand kunt u bepalen welke vergoedingen en verstrekkingen u aanwijst als eindheffingsloon, zodat u de vrije ruimte van 1,2% niet overschrijdt. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u namelijk 80% eindheffing. U kunt ook beslissen om bepaalde vergoedingen en verstrekkingen niet in de vrije ruimte onder te brengen, maar deze te verlonen.
4. Richt uw administratie in. Om de werkkostenregeling goed te kunnen toepassen, moet u uw administratie aanpassen. Houd er rekening mee dat het totale bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen in de werkkostenregeling inclusief btw hoort te zijn, terwijl u in de financiële administratie vergoedingen en verstrekkingen hoogstwaarschijnlijk exclusief btw boekt.
5. Overleg met werknemers en ondernemingsraad. Het kan zijn dat u door de werkkostenregeling bestaande arbeidsvoorwaarden moet aanpassen. In de meeste gevallen heeft u hiervoor toestemming nodig van uw werknemers. Overleg is dus geboden.

Tip:

Past u de werkkostenregeling al wel toe, ga dan na of u de grens al heeft bereikt van de vrije ruimte. Deze staat dit jaar op 1,5%. Is de grens nog niet in zicht, dan heeft u in december nog ruimte voor een extraatje aan uw werknemers.

Tot slot zijn er in de werkkostenregeling nog enkele vereenvoudigingen op komst. Met ingang van 2015:

• kent de werkkostenregeling een noodzakelijkheidscriterium. Een vergoeding of verstrekking is geen belastbaar loon als deze noodzakelijk is voor het werk. Een vrijstelling geldt voorlopig alleen voor gereedschappen, computers (tablets), mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur.
• hoeft u maar één keer per jaar vast te stellen wat de verschuldigde belasting is in het kader van de werkkostenregeling. Het is niet meer nodig om per aangiftetijdvak te toetsen of de vrije ruimte wordt overschreden.
• maakt een concernregeling het mogelijk om de vrije ruimtes binnen één concern samen te voegen.
• wordt de bestaande regeling voor personeelskorting gecontinueerd in de vorm van een gerichte vrijstelling. De regeling blijft nagenoeg gelijk, alleen is doorschuiven naar volgende kalenderjaren van een niet-gebruikt deel van de korting niet meer mogelijk.
• komt er een nieuwe gerichte vrijstelling voor een aantal werkplekgerelateerde voorzieningen waarvoor nu een nihilwaardering geldt. Het gaat om zaken als arbovoorzieningen en hulpmiddelen die mede op de werkplek gebruikt of verbruikt worden. Voor deze voorzieningen verdwijnt het huidige onderscheid tussen vergoedingen en verstrekkingen.

Let op!

Ook voor het btw-knelpunt dat ontstaat wanneer diverse administraties (salaris- en financiële administratie) niet op elkaar aansluiten, is een oplossing gegeven. Werkgevers kunnen met de inspecteur een gemiddelde btw-druk over de verschillende voorzieningen uit de vrije ruimte afspreken.