(On)mogelijkheden betreft boetes van uw chauffeurs

In het internationaal transport heeft u soms te maken met omvangrijke boetes. Vaak worden deze boetes gedragen door u als werkgever. Een flinke strop voor u of zijn er uitzonderingen mogelijk?

Met de definitieve invoering van de werkkostenregeling (WKR) per 1 januari 2015 zijn belastingvrije geldboetes niet meer mogelijk. Daarbij maakt het ook niet langer uit of het een binnenlandse of een buitenlandse boete is. Wettelijk is namelijk bepaald dat boeten niet ten laste van de vrije ruimte mogen komen, maar dat u deze individueel bij de werknemer moet neerleggen.

WKR

Binnen de WKR kunt u vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte. Aangewezen vergoedingen en verstrekkingen zijn niet belast tot 1,2% van de totale fiscale loonsom. Daarboven vindt belastingheffing plaats tegen een eindheffingstarief van 80%.

Voorbeeld:
De fiscale loonsom van uw bedrijf is € 900.000. U mag voor uw werknemers in totaal maximaal € 10.800 aanwijzen als onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Over alles wat u meer verstrekt betaalt u 80% eindheffing. U verstrekt in dit voorbeeld € 20.000. In dat geval betaalt u over € 9.200 80% eindheffing, namelijk:€ 7.360. In totaal zijn uw kosten € 27.360 (= € 20.000 + € 7.360).

Niet in vrije ruimte

Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zijn wettelijk uitgesloten van de vrije ruimte. U kunt deze vergoedingen en verstrekkingen niet aanwijzen in de vrije ruimte en moet deze daarom individueel bij uw werknemers belasten. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld de voor privédoeleinden ter beschikking gestelde auto, vergoedingen voor een woning, misdrijven en boeten.

Sommige boetes wel ten laste van de vrije ruimte

Voor sommige boetes is hierop door de Belastingdienst in het Handboek loonheffingen echter een uitzondering opgenomen. Als voldaan is aan het gebruikelijkheidscriterium mag een boete in de volgende gevallen toch worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte.
U, en dus niet uw werknemer zelf, heeft een boete gekregen voor een overtreding van uw werknemer, en u verhaalt deze niet op uw werknemer.

Let op! De vergoeding moet voldoen aan het gebruikelijkheidscriterium. Dat wil zeggen dat deze niet meer dan 30% mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.

Tip. Als u voldoet aan het gebruikelijkheidscriterium, kunt u, onder verwijzing naar het Handboek loonheffingen, zowel Nederlandse als buitenlandse boetes toch aanwijzen in de vrije ruimte. Voorwaarde is dat u de boete heeft gekregen voor een overtreding van uw werknemer en dat u deze niet verhaalt op uw werknemer.

U hoeft de boete dan dus niet verplicht individueel te verlonen bij uw werknemer.

Let op! De uitzondering geldt zolang deze in het handboek loonheffingen is opgenomen. Informeer daarom jaarlijks bij uw adviseur of deze uitzondering nog steeds mogelijk is.

Boetes in risicosfeer werkgever

Sommige boetes vallen in de risicosfeer van u als werkgever. Een dergelijke boete vormt geen loon maar intermediaire kosten. Dit betekent dat u deze boete niet ten laste van uw vrije ruimte hoeft te brengen of individueel hoeft te belasten bij uw werknemer. Naar onze mening valt een boete voor een te zwaar beladen vrachtwagen of een boete voor het ontbreken van papieren onder deze regeling.

Bron: SRA-BiZ