Onbelaste vergoeding van dubbele huisvesting

Een werknemer kan vanwege zijn werk te maken krijgen met dubbele huisvestingskosten. Er bestaan verschillende soorten dubbele huisvesting met daarbij verschillende mogelijkheden om deze dubbele kosten onbelast te vergoeden. Let daarbij wel op dat u aan de voorwaarden voldoet.

Een onbelaste vergoeding voor dubbele huisvestingskosten is niet expliciet in de wet opgenomen. Wel kunnen de kosten van ‘tijdelijk verblijf’ onbelast vergoed worden als sprake is van:

• een ambulante werknemer, of
• een werknemer die een zakelijke reden heeft om (nog) niet bij zijn werk te gaan wonen en heen en weer reist tussen zijn tijdelijke verblijfplaats en zijn werkplek.

Hiervan is bijvoorbeeld sprake bij een tijdelijk project of zolang de werknemer nog in zijn wettelijke proeftijd zit.

Let op! Voor het bepalen of een werknemer ambulant is of niet gelden regels. Neem voor deze beoordeling contact op met onze adviseurs.

Als de vrijstelling voor ‘tijdelijk verblijf’ niet langer kan worden toegepast, vormt de vergoeding loon voor de werknemer, tenzij u ervoor kiest om de tijdelijke verblijfkosten onder te brengen in uw vrije ruimte. In dat geval betaalt u alleen belasting (een eindheffing van 80%) voor zover uw totale vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen hoger zijn dan 1,2% van uw totale fiscale loonsom.

Huisvesting in het buitenland

Verblijft uw werknemer voor zijn werk tijdelijk in het buitenland, dan kunt u de dubbele huisvestingskosten (bijvoorbeeld hotelkosten) onbelast vergoeden.

Huisvesting op de werkplek

Is sprake van huisvesting op de werkplek en moet uw werknemer redelijkerwijs wel gebruikmaken van deze huisvesting, dan is deze huisvesting onbelast. Voorwaarde is wel dat uw werknemer niet op de werkplek woont.

Deze situatie doet zich bijvoorbeeld voor bij slapen aan boord van een schip of op een boorplatform, de overnachting van een brandweerman op de kazerne of de slaapdiensten in een gezinsvervangend tehuis.

Let op! Hoeft de werknemer niet redelijkerwijs gebruik te maken van de huisvesting of woont de werknemer echt op de werkplek dan is de huisvesting niet onbelast. In dat geval is een normbedrag van € 5,45 per dag belast. In dit normbedrag zijn de kosten van energie, water en bewassing inbegrepen.

Ter beschikking stellen van een woning

Stelt u een woning aan uw werknemer ter beschikking of vergoedt u de kosten van de woning dan is dit loon van de werknemer. Voor de waarde hiervan gaat u uit van de huurwaarde in het economische verkeer, oftewel de huur die zou moeten worden betaald als de woning zou worden verhuurd.

Is sprake van een dienstwoning (het gebruik van de woning is vereist voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking) dan is ook deze terbeschikkingstelling of vergoeding loon voor de werknemer. Denk aan de portierswoning, de woning van de brugwachter of de pastorie. Voor de waarde hiervan gaat u uit van de huurwaarde van de woning in het economische verkeer met een maximum van 18% van het jaarloon van de werknemer bij een 36-urige werkweek.

Let op! Bedraagt de vaste arbeidsduur minder dan 36 uur per week dan moet u het loon herrekenen tot 36 uur.