Onbelast arbobudget voor de thuiswerkplek: let op de voorwaarden

Als werkgever kun je medewerkers een onbelast arbobudget voor de thuiswerkplek geven. Daarmee kunnen zij bijvoorbeeld noodzakelijke voorzieningen voor hun werkplek thuis aanschaffen. Hiervoor geldt een gerichte vrijstelling binnen de werkkostenregeling (wkr). Wel moet je aan verschillende voorwaarden voldoen. Vooral een maximumbudget kan fiscale gevolgen hebben als een medewerker meer uitgeeft dan het beschikbare bedrag.

Wanneer is een arbobudget voor de thuiswerkplek onbelast?

Voor arbovoorzieningen bestaat binnen de werkkostenregeling een gerichte vrijstelling. Daardoor kun je bepaalde voorzieningen onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. De vergoeding gaat dan niet ten koste van de vrije ruimte binnen de wkr.

Daarvoor gelden vier voorwaarden:

• De medewerker gebruikt of verbruikt de voorziening geheel of gedeeltelijk op de werkplek. Dat kan op kantoor zijn, maar ook thuis.
• Je wijst de voorziening aan binnen de werkkostenregeling en deze voldoet aan de gebruikelijkheidstoets.
• De voorziening hangt direct samen met jouw arboverplichtingen als werkgever.
• Je draagt als werkgever de volledige noodzakelijke kosten van de voorziening.

Vooral die laatste twee voorwaarden vragen aandacht wanneer je werkt met een vast arbobudget.

Vast arbobudget van € 500 voor de thuiswerkplek

Een werkgever heeft de Belastingdienst gevraagd of medewerkers bijvoorbeeld een onbelast budget van € 500 kunnen krijgen voor arbovoorzieningen thuis.

Dat kan. De medewerker kan zelf voorzieningen aanschaffen en de kosten vervolgens declareren bij de werkgever. Zo is duidelijk welke aankopen ten laste komen van het budget.

Volgens de Belastingdienst kan de gerichte vrijstelling worden toegepast als de gekochte voorziening voortvloeit uit de arboverplichtingen van de werkgever én de vergoeding kostendekkend is.

Een budget van € 500 is dus niet automatisch volledig onbelast. Je moet per voorziening beoordelen of aan de voorwaarden wordt voldaan.

Waarom moet de vergoeding kostendekkend zijn?

De noodzakelijke kosten van een arbovoorziening moeten volledig voor rekening van de werkgever komen. Een medewerker mag daarvoor in principe geen eigen bijdrage betalen.

Dit kan een probleem opleveren als je een maximumbudget hanteert.

Stel dat een medewerker voor € 550 aan noodzakelijke arbovoorzieningen aanschaft, terwijl het beschikbare arbobudget € 500 is. Dan blijft € 50 voor rekening van de medewerker. Daardoor kan voor een van de voorzieningen niet meer worden voldaan aan de voorwaarden voor de gerichte vrijstelling. Je moet bij een onbelast arbobudget voor de thuiswerkplek dus niet alleen naar het totale budget kijken. Ook de vergoeding van de afzonderlijke voorzieningen is van belang.

Wanneer mag een medewerker wel een eigen bijdrage betalen?

Er is een uitzondering. Een eigen bijdrage is wel mogelijk wanneer de medewerker zelf voor een luxere uitvoering kiest dan vanuit de arboverplichtingen noodzakelijk is.

Stel bijvoorbeeld dat een voorziening van € 50 voldoende is om aan de arboverplichtingen te voldoen. De medewerker kiest vervolgens voor een luxere uitvoering van € 100. In dat geval kan de werkgever € 50 vergoeden en betaalt de medewerker zelf het extra bedrag voor de luxere keuze.

De werkgever moet dan wel aannemelijk kunnen maken dat voor het vergoede bedrag een geschikte voorziening beschikbaar is die aan de arbo-eisen voldoet.

Onbelast arbobudget vraagt om een duidelijke administratie

Werk je met een vast arbobudget voor de thuiswerkplek? Richt je administratie dan zo in dat je kunt beoordelen welke voorzieningen medewerkers aanschaffen en welk bedrag je per voorziening vergoedt.

Leg bijvoorbeeld vast:

• welke arbovoorzieningen voor vergoeding in aanmerking komen;
• welke kosten de medewerker daadwerkelijk heeft gemaakt;
• welk bedrag je per voorziening vergoedt;
• of de vergoeding de noodzakelijke kosten volledig dekt;
• of een eventuele eigen bijdrage alleen betrekking heeft op een luxere uitvoering.

Een budget alleen beschikbaar stellen is dus niet voldoende. De daadwerkelijke aankoop en vergoeding blijven belangrijk voor de toepassing van de gerichte vrijstelling.

Controleer of de thuiswerkvoorziening onder je arboverplichtingen valt

Niet iedere voorziening voor thuiswerken is automatisch een arbovoorziening. Of een aankoop direct samenhangt met de arboverplichtingen van de werkgever, hangt af van de feiten en omstandigheden.

Beoordeel daarom vooraf welke voorzieningen binnen jouw regeling vallen. Daarmee voorkom je dat je achteraf ontdekt dat een vergoeding niet aan de voorwaarden van de gerichte vrijstelling voldoet.

Voorkom problemen met een maximaal arbobudget

Een onbelast arbobudget voor de thuiswerkplek is mogelijk, maar een vast maximumbedrag vraagt om aandacht. Een voorziening moet onder meer direct samenhangen met je arboverplichtingen en de vergoeding moet de noodzakelijke kosten volledig dekken.

Overschrijdt een medewerker het budget? Controleer dan per voorziening of nog aan de voorwaarden wordt voldaan. Een eigen bijdrage kan de gerichte vrijstelling namelijk in de weg staan. Alleen als de medewerker vrijwillig extra betaalt voor een luxere uitvoering, kan daarop een uitzondering gelden.

Maak daarom vooraf duidelijke afspraken over declaraties, maximale vergoedingen en toegestane voorzieningen. Zo houd je grip op zowel je arbobeleid als je loonadministratie.

Bron: SRA