Laadkosten elektrische auto medewerker doorbelasten aan werkgever

Werkgevers vergoeden de brandstofkosten van een auto van de zaak door middel van een brandstofpas van de zaak of door het bijhouden van een kilometerregistratie. Als de medewerker een elektrische auto van de zaak rijdt, werkt dat net iets anders.

Hoe de vergoeding werkt hangt af van de Charge Point Operator (CPO). Een CPO is een bedrijf dat laadpalen plaatst en beheert. Een CPO bepaalt zelf de tarieven. Een standaardtarief is er dus niet. Sommige CPO’s werken bijvoorbeeld met een vaste vergoeding per kWh of met een standaardtarief plus gebruikte kWh.

Stroomkosten doorgeven

Als werkgever maak je afspraken met de zakelijke rijder over de vergoeding van het aantal gebruikte kWh, oftewel de stroomkosten. De leaserijder kan deze kosten op twee manieren aan de werkgever doorgeven:

1. Automatisch via de thuislaadpaal
   Als zowel het leasecontract, de laadpaal thuis als de laadpas op naam van de werkgever staat, gaat er elke maand automatisch een overzicht van de gebruikte laadkosten naar de werkgever. De medewerker hoeft hier dus verder niets voor te doen. Hiervoor heeft je medewerker een slimme laadpaal nodig.
2. Handmatig via de verbruiksmeter
   Op een apart gemonteerde kWh-meter (MID-kilowattuurmeter) in de meterkast kan je medewerker aflezen hoeveel laadstroom hij heeft verbruikt. Als je medewerker dit maandelijks checkt en de gebruikte stroom vermenigvuldigt met het normale tarief dat hij voor thuisstroom betaalt, kan hij de kosten declareren bij jou als werkgever.

Je mag als werkgever ook de kosten voor het plaatsen van een laadpaal en mogelijke aanpassing van de meterkast vergoeden. Dit wordt gezien als gebruikskosten van de auto.

Heeft je medewerker geen leasecontract en staat de auto op zijn naam, dan krijg hij de maximale onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,19 per kilometer. Dit bedrag geldt ook voor openbare laadpalen.

Afspraken over laadkosten

De energiekosten stijgen en daarmee ook de laadkosten. Het is verstandig om vooraf afspraken te maken over de laadkosten. Afhankelijk van de energieleverancier kan je medewerker ook handmatig de kWh-kosten instellen. Als de kosten bijvoorbeeld eerst € 0,23 per kWh waren en deze zijn naar € 0,27 gestegen, kan je medewerker het bedrag aanpassen.

Let op: als je medewerker meer laadkosten aan jou als werkgever doorberekent dan hij heeft verbruikt, ziet de Belastingdienst dit als loon dat kan worden belast.

Bron: Accountancy Vanmorgen