Kosten aftrekken van bijtelling auto van de zaak: wat mag en wat niet

Als werkgever stel je een medewerker een auto van de zaak ter beschikking. Gebruikt die medewerker de auto ook privé, dan geldt er een fiscale bijtelling. Dat betekent extra loonheffing, zowel voor de medewerker als voor jou als werkgever. Maar wist je dat bepaalde kosten in mindering kunnen komen op die bijtelling? De regels zijn strikt, maar bieden wel degelijk ruimte. In dit artikel lees je wat er fiscaal mogelijk is en hoe je dit als werkgever correct vastlegt.

Wat is de bijtelling auto van de zaak?

Rijdt een medewerker meer dan 500 kilometer per jaar privé in een auto van de zaak, dan telt een percentage van de cataloguswaarde op bij het loon. Over dat bedrag betaalt de medewerker inkomstenbelasting en jij als werkgever loonheffing. De hoogte van de bijtelling hangt af van de uitstoot van de auto.

Sommige kosten kunnen die bijtelling verlagen. Dat scheelt in de belastingdruk voor de medewerker én in de loonkosten voor jou.

Eigen bijdrage van de medewerker aan de werkgever

Betaalt een medewerker een bedrag aan jou als werkgever voor het privégebruik van de auto van de zaak? Dan mag dat bedrag rechtstreeks in mindering worden gebracht op de bijtelling. Dit geldt ook als de medewerker een hogere bijdrage betaalt omdat hij of zij beschikt over een duurdere auto.

Voorwaarde is wel dat je dit van tevoren afspreekt én duidelijk vastlegt dat de bijdrage bedoeld is voor het privégebruik. Zonder die vastlegging is aftrek niet mogelijk.

Leg afspraken over de eigen bijdrage altijd schriftelijk vast. Dat voorkomt discussie met de Belastingdienst als er later vragen komen.

Betalingen aan derden: intermediaire kosten aftrekken van de bijtelling

Betaalt een medewerker kosten direct aan derden, denk aan een tankstation, een wasstraat of een parkeergarage, dan gelden andere regels. In dat geval is aftrek alleen mogelijk als het gaat om zogenoemde intermediaire kosten.

Intermediaire kosten zijn kosten die de medewerker maakt namens de werkgever. Voorbeelden zijn:

• brandstofkosten
• tolkosten
• kosten van een wasstraat
• parkeerkosten
• reparatiekosten

Deze kosten komen alleen in mindering op de bijtelling auto van de zaak als aan alle volgende voorwaarden is voldaan:

• De medewerker spreekt vooraf met jou af dat hij of zij de betaling doet voor of namens de werkgever.
• De medewerker specificeert de kosten en de omvang ervan nauwkeurig.
• Jij als werkgever merkt deze betaling aan als eigen bijdrage voor het privégebruik van de auto.
• Jij als werkgever vergoedt de kosten niet alsnog aan de medewerker.

Worden deze kosten wél vergoed, dan vervalt het recht op aftrek van de bijtelling volledig.

Belastingvrij vergoeden of aftrekken: kies bewust

Als werkgever heb je een keuze. Je kunt intermediaire kosten belastingvrij vergoeden aan de medewerker. Dat is administratief eenvoudig en gunstig voor de medewerker. Maar let op: kies je voor belastingvrije vergoeding, dan is aftrek van de bijtelling niet meer mogelijk. Je kunt niet beide voordelen tegelijk benutten.

Het is dus verstandig om per situatie te bekijken wat fiscaal het meest gunstig uitpakt. Dat hangt af van de hoogte van de kosten, het inkomen van de medewerker en de afspraken die je al gemaakt hebt.

Administratieve aandachtspunten voor werkgevers

De regels rondom het aftrekken van kosten van de bijtelling zijn duidelijk, maar vragen wel om zorgvuldige administratie. Als werkgever ben je verantwoordelijk voor de juiste verwerking in de loonadministratie. Houd daarom rekening met het volgende:

• Maak altijd vooraf schriftelijke afspraken met de medewerker over eigen bijdragen of intermediaire betalingen.
• Vraag om specificaties van de kosten en bewaar die in de administratie.
• Verwerk de eigen bijdragen correct in de loonstrook en de aangifte loonheffingen.
• Kies bewust voor vergoeden of voor aftrek, en pas die keuze consequent toe.

Wat zegt de Belastingdienst hierover?

De Belastingdienst heeft de mogelijkheden en voorwaarden rond de bijtelling auto van de zaak uitgewerkt in een speciale Handreiking. Daarin staan de spelregels overzichtelijk op een rij. Raadpleeg deze Handreiking als je twijfelt over een specifieke situatie of als een medewerker vragen stelt over zijn of haar bijtelling.

Strakke regels, maar zeker mogelijkheden

Kosten aftrekken van de bijtelling auto van de zaak is mogelijk, maar alleen onder strikte voorwaarden. Of het nu gaat om een eigen bijdrage van de medewerker aan jou als werkgever of om intermediaire kosten die de medewerker betaalt aan derden: de afspraken moeten vooraf gemaakt zijn, schriftelijk vastgelegd en correct verwerkt in de administratie.

Als werkgever heb je ook een keuze: kosten belastingvrij vergoeden of aftrekken van de bijtelling. Beide opties hebben fiscale gevolgen. Laat je bij twijfel adviseren door een accountant of fiscalist, zodat je zeker weet dat je de juiste keuze maakt voor jouw situatie.

Bron: SRA