Identificatieplicht medewerkers: dit moet je als werkgever weten

Werkgevers hebben in Nederland niet alleen een identificatieplicht, maar ook extra verantwoordelijkheden. Je moet de identiteit van medewerkers zorgvuldig controleren, vastleggen en waarborgen op de werkvloer. Doe je dat niet, dan riskeer je boetes, sancties en verstoring van je bedrijfsvoering. In dit artikel lees je welke drie verplichtingen daarbij horen en hoe je voorkomt dat een controle je organisatie in de problemen brengt.

Drie onderdelen van de identificatieplicht

De identificatieplicht voor werkgevers bestaat uit drie onderdelen:

• Verificatieplicht
• Bewaarplicht
• Zorgplicht

Samen vormen ze de basis van een sluitende administratie en voorkomen ze problemen bij controles.

1. Verificatieplicht: controleren voor de eerste werkdag

Voor de eerste werkdag moet je het identiteitsbewijs van je medewerker controleren. Geldige documenten zijn onder meer een Nederlands paspoort, identiteitskaart of een verblijfsdocument. Let hierbij op:

• komt de pasfoto overeen met de medewerker?
• kloppen fysieke kenmerken, zoals lengte en leeftijd?
• is het document geldig en nog niet verlopen?
• is werken in Nederland toegestaan? Binnen alle lidstaten van de EU geldt vrij verkeer van medewerkers, zoals: België, Cyprus, Denemarken, Duitsland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Groot-Brittannië, Ierland, IJsland, Italië, Liechtenstein, Luxemburg, Malta, Noorwegen, Oostenrijk, Portugal, Spanje Zweden en Zwitserland.

2. Bewaarplicht: administratie op orde

Na verificatie volgt de bewaarplicht. Dat betekent:

• je maakt een duidelijke kopie van het identiteitsbewijs;
• deze neem je op in de administratie;
• je bewaart de kopie minimaal vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin het dienstverband is gestopt.

3. Zorgplicht: altijd identificeerbaar op de werkvloer

Medewerkers moeten op de werkplek altijd een geldig identiteitsbewijs kunnen tonen. Voor deze specifieke situatie is ook een Nederlands of Europees rijbewijs toegestaan. Als werkgever moet je dit mogelijk maken, bijvoorbeeld door kluisjes beschikbaar te stellen waar medewerkers hun document veilig kunnen bewaren.

Wat gebeurt er bij een controle?

Instanties zoals de Arbeidsinspectie, Belastingdienst of UWV kunnen jouw bedrijf controleren. Jij moet dan de administratie tonen en medewerkers moeten zich kunnen identificeren met een origineel document. Blijkt dat de administratie niet op orde is? Dan kan een boete of proces-verbaal volgen.

Ook kan het zijn dat medewerkers tijdelijk meegenomen worden voor identificatie, met alle gevolgen voor de bedrijfsvoering.

Waarom is dit belangrijk?

De identificatieplicht is geen formaliteit. Een fout of onvolledige administratie kan leiden tot:

• boetes of sancties;
• reputatieschade bij een controle;
• verstoring van de dagelijkse werkzaamheden.

Door de verificatie-, bewaar- en zorgplicht goed in te richten, voorkom je risico’s en toon je aan dat je voldoet aan de wet.

Bron: MKB Servicedesk