Handreiking: bijhouden van een goede rittenregistratie

Wanneer een werknemer de zakelijke auto niet voor privédoeleinden wil gebruiken, is er de mogelijkheid om bij de Belastingdienst een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ aan te vragen. Met deze verklaring moet de werknemer bewijzen dat er op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé is gereden. De meest gebruikte manier om dit bewijs te leveren is het bijhouden van een rittenregistratie.

In de praktijk is het bijhouden van een sluitende rittenregistratie de enige manier om het bewijs te leveren dat er maximaal 500 privékilometers met de auto van de zaak is gereden. In de rittenregistratie moeten in ieder geval de volgende gegevens worden opgenomen:

• Het merk, het type en het kenteken van de auto
• De periode waarin de auto beschikbaar is geweest
• Per rit:
  – de datum
  – de begin- en eindstand van de kilometerteller
  – het adres van vertrek en aankomst
  – de gereden route als deze afwijkt van meest gebruikelijke route
  – het karakter van de rit (privé of zakelijk)
  – de privé-omrijkilometers bij een rit met zakelijke en privékilometers

Strenge eisen aan bewijs

De Belastingdienst stelt strenge eisen aan het bewijs dat u moet leveren. Een aannemelijk verhaal is nog geen bewijs.

Voorbeeld

Bij het controleren van een rittenregistratie blijkt dat een aantal ritten ontbreekt. De werknemer komt met een verklaring en ondersteunt deze met documenten, zoals agenda’s, werkbonnen en facturen. Bovendien gebruikt hij een eigen auto voor privéritten. Toch beslist de rechter dat de kilometerstanden in de rittenregistratie niet kunnen kloppen, omdat een aantal ritten ontbreekt. De rittenregistratie kan dan niet meer als bewijs dienen.

Bekijk in dit PDF-document hoe een goede rittenregistratie eruit ziet.

Keurmerk

Er kan eventueel ook voor een rittenregistratiesysteem met keurmerk worden gekozen. Dit systeem plaatst u in uw auto en biedt de zekerheid van een sluitende ritadministratie voor de gebruiker (werknemer, werkgever of ondernemer) en voorkomt discussies met de Belastingdienst over de juistheid en volledigheid van de rittenadministratie. Alleen het zakelijke karakter van de ritten moet, desgevraagd, nog aangetoond worden. De privacy van privéritten wordt binnen het keurmerk gerespecteerd.

Voor meer informatie over ritregistratiesystemen kunt u kijken op: www.keurmerkritregistratiesystemen.nl

Bron: SRA