Handboek Loonheffingen 2026: wat verandert er voor jou als werkgever?

De Belastingdienst heeft het Handboek Loonheffingen 2026 gepubliceerd. Het handboek bevat de bijgewerkte tarieven en bedragen per 1 januari 2026, maar gaat verder dan een technische update. Op een aantal terreinen zijn de regels inhoudelijk aangescherpt of verduidelijkt. Als werkgever krijg je te maken met wijzigingen rond arbeidsrelaties, de expatregeling, vervroegde uittreding en pensioen. In dit artikel lees je wat de belangrijkste aanpassingen zijn en wat die voor jouw organisatie betekenen.

Tarieven en bedragen per 1 januari 2026 bijgewerkt

Allereerst het gebruikelijke jaarwerk: alle tarieven, bedragen en percentages zijn verwerkt per 1 januari 2026. De Belastingdienst verwijst nu consequent naar Bijlage 1, de centrale verzameling van alle actuele fiscale parameters. Verouderde verwijzingen en regelingen zijn opgeschoond. Zo zijn alle vermeldingen van het lage-inkomensvoordeel (LIV) uit het handboek verwijderd, omdat die regeling per 2025 is afgeschaft.

Als werkgever hoef je hiervoor niets actiefs te doen, maar het is verstandig te controleren of je salarisverwerking en administratie de nieuwe tarieven correct toepassen.

Handhaving schijnzelfstandigheid: zachte landing deels verlengd

Op het gebied van arbeidsrelaties en schijnzelfstandigheid opereert de Belastingdienst bewust voorzichtig. De zogenoemde zachte landing bij de handhaving wordt in 2026 in bepaalde gevallen voortgezet. Dat betekent dat werkgevers die een arbeidsrelatie onjuist kwalificeren niet automatisch een verzuimboete opgelegd krijgen.

Dit biedt ruimte, maar geen vrijbrief. De beoordeling van arbeidsrelaties is tegelijkertijd structureel verduidelijkt. Als je werkt met zelfstandigen, is het verstandig de kwalificatie van die relaties te toetsen aan de herziene structuur in het handboek. De handhavingsvrijheid is tijdelijk; de verwachting is dat de Belastingdienst strikter gaat optreden naarmate de tijd vordert.

Overgang van onderneming centraler in de loonheffingenpraktijk

Het handboek geeft de regeling rond de overgang van onderneming een prominentere positie. De term vervangt de eerdere, bredere omschrijvingen rondom fusies en overnames. De paragraaf is inhoudelijk uitgebreid en op meerdere plaatsen in het handboek verankerd.

Ben je betrokken bij een bedrijfsovername, fusie of splitsing? Dan is het van belang de loonheffingengevolgen specifiek te toetsen aan de regels voor overgang van onderneming. De fiscale behandeling van medewerkers die meegaan, kan anders uitpakken dan bij een reguliere indiensttreding.

Loonbegrip: negatief loon en de gebruikelijkheidstoets

Binnen het loonbegrip zijn twee aanpassingen relevant voor werkgevers.

Ten eerste maakt het handboek expliciet dat verplichte werknemersbijdragen op grond van een cao onder omstandigheden als negatief loon kunnen worden aangemerkt. Dit heeft invloed op de grondslag waarover loonheffingen worden berekend.

Ten tweede is de verwijzing naar de gebruikelijkheidstoets uitgebreid, inclusief de doelmatigheidsgrens van 2.400 euro per persoon per jaar. Deze toets speelt een rol bij de beoordeling of vergoedingen en verstrekkingen via de werkkostenregeling acceptabel zijn. Check of jouw vergoedingsbeleid nog in lijn is met deze grens, zeker wanneer cao-verplichtingen en inhoudingen samenkomen.

Expatregeling 2026: soberder en zonder overgangsrecht

De meest ingrijpende wijziging voor internationaal opererende werkgevers betreft de expatregeling. Het overgangsrecht is beëindigd. Dat heeft directe gevolgen:

• De belastingvrije vergoeding voor extraterritoriale kosten is structureel begrensd op de WNT-norm.
• Specifieke kostenvergoedingen, zoals hogere kosten van levensonderhoud of extra telefoonkosten met het thuisland, kunnen niet langer gericht vrijgesteld worden vergoed.
• Werkgevers én medewerkers moeten nauwkeuriger bijhouden waar arbeid feitelijk wordt verricht, mede door de nieuwe thuiswerkdrempel in het belastingverdrag met Duitsland.

Als je buitenlandse medewerkers in dienst hebt waarvoor je gebruikmaakt van de expatregeling, is het van belang de arbeidsovereenkomsten en vergoedingsstructuren opnieuw te beoordelen. De regeling wordt zichtbaar soberder.

RVU-regeling 2026: hogere pseudo-eindheffing, drempelvrijstelling structureel

Voor werkgevers die oudere medewerkers begeleid willen laten uitstromen, verandert het financiële speelveld. De drempelvrijstelling in de RVU-regeling is niet langer tijdelijk, maar structureel gemaakt. Dat biedt zekerheid voor langetermijnplanning.

Tegelijkertijd is het tarief van de pseudo-eindheffing verhoogd naar 57,7 procent. Bovendien vervalt de mogelijkheid van terugwerkende kracht bij verhogingen van de drempelvrijstelling. Wie vervroegd uittreden faciliteert, moet de financiële consequenties dus scherper vooraf doorrekenen.

Pensioen: uitstel voor aanpassing aan Wet toekomst pensioenen

Werkgevers krijgen langer de tijd om hun pensioenregeling aan te passen aan de Wet toekomst pensioenen. De uiterste datum is verschoven van 1 januari 2027 naar 1 januari 2028. Dit geeft extra ruimte om de overgang zorgvuldig voor te bereiden, maar ontslaat je niet van de verplichting. Gebruik deze extra tijd om het transitieplan concreet uit te werken.

Dienstverlening aan huis en PGB: mogelijke nieuwe verplichtingen

Een minder breed besproken maar potentieel ingrijpende wijziging betreft de dienstverlening aan huis en zorgverleners die werken via een persoonsgebonden budget. Het handboek loopt vooruit op mogelijke wetswijzigingen. Als deze worden doorgevoerd, kunnen budgethouders inhoudingsplichtig worden voor loonheffingen, ook wanneer zorgverleners minder dan vier dagen per week werken.

Dit zou voor een grote groep particulieren een aanzienlijke administratieve lastenverzwaring betekenen. Hoewel het hier om een anticiperende tekst gaat, is het verstandig dit dossier te volgen als je betrokken bent bij de organisatie van zorg aan huis.

Payroll en uitzendkrachten: begrippen scherper afgebakend

De tekst over uitzendkrachten en payrollmedewerkers is grondig herzien. De Belastingdienst geeft uitleg over de allocatiefunctie en legt de verschillen tussen uitzend- en payrollovereenkomsten nauwkeuriger vast. Dit is relevant voor werkgevers die gebruik maken van flexibele arbeidskrachten via een uitzend- of payrollbureau.

Controleer of de contractvorm die je hanteert aansluit bij de definitie die het handboek nu hanteert. Bij een onjuiste kwalificatie kunnen loonheffingengevolgen optreden die je niet had voorzien.

Wat betekent dit voor jouw organisatie?

Het Handboek Loonheffingen 2026 is meer dan een jaarlijkse bijwerking van bedragen en tarieven. De wijzigingen rond de expatregeling, de RVU-regeling, de overgang van onderneming en de regels voor arbeidsrelaties vragen actieve aandacht. Concreet is het aan te raden:

• De vergoedingsstructuur voor buitenlandse medewerkers te herzien in het licht van de soberdere expatregeling.
• De financiële consequenties van vervroegd uittreden opnieuw te berekenen met het hogere RVU-tarief.
• Overeenkomsten met zelfstandigen en flexwerkers te toetsen aan de herziene kwalificatiekaders.
• Het pensioentraject te structureren zodat je de deadline van 1 januari 2028 realistisch haalt.
• De mogelijke PGB-wijzigingen te monitoren als dit speelt in jouw organisatie of voor jouw cliënten.

Het volledige handboek is te raadplegen via de website van de Belastingdienst.

Bron: Accountancy Vanmorgen