Eerste medewerker aannemen? Dit moet je als werkgever regelen

Je eerste medewerker aannemen is een belangrijke stap voor je bedrijf. Je krijgt extra capaciteit en kunt werkzaamheden verdelen, maar je krijgt ook nieuwe verantwoordelijkheden. Denk aan een arbeidsovereenkomst, loonheffingen, salarisadministratie en arbeidsomstandigheden. Bovendien kost een medewerker meer dan alleen het afgesproken brutoloon. Met een goede voorbereiding weet je wat je moet regelen en welke kosten je kunt verwachten.

Wanneer ben je officieel werkgever?

Je bent officieel werkgever als iemand voor jouw onderneming werkt binnen een rechtsgeldige arbeidsrelatie. Daarbij zijn drie voorwaarden van belang:

• De medewerker voert de afgesproken werkzaamheden zelf uit.
• Je bent verplicht om salaris te betalen.
• Je geeft aanwijzingen over het werk en de manier waarop dit wordt uitgevoerd.

Voldoe je aan deze voorwaarden? Dan krijg je als werkgever te maken met verschillende verplichtingen. Het is daarom verstandig om deze zaken te regelen voordat je eerste medewerker daadwerkelijk begint.

1. Begin met een arbeidsovereenkomst

Een eerste medewerker aannemen begint met duidelijke afspraken. De arbeidsovereenkomst vormt daarvoor de basis.

Een mondelinge arbeidsovereenkomst kan juridisch geldig zijn. Toch is het verstandig om afspraken schriftelijk vast te leggen. Daarmee verklein je de kans op onduidelijkheid en discussies achteraf.

Leg onder meer afspraken vast over:

• de gegevens van jou en je medewerker;
• de werkplek of werkplekken;
• de functie en verantwoordelijkheden;
• de datum waarop de medewerker begint;
• een contract voor bepaalde of onbepaalde tijd;
• vakantiedagen en een eventuele pensioenregeling;
• het loon en de momenten waarop je dit betaalt;
• de werktijden per dag of week;
• de opzegtermijn en eventuele proeftijd;
• rechten bij ziekte of arbeidsongeschiktheid;
• een eventueel concurrentie- of relatiebeding.

Controleer daarnaast of binnen jouw bedrijfstak een cao geldt. Daarin kunnen aanvullende afspraken over arbeidsvoorwaarden staan.

2. Bereken de totale loonkosten van je medewerker

Kijk bij het aannemen van een medewerker niet alleen naar het brutoloon. De extra werkgeverslasten kunnen ongeveer 20% tot 35% boven op het brutoloon bedragen.

Denk daarbij aan vakantiegeld, pensioenpremies, sociale verzekeringen en werkgeverspremies voor onder meer de Zorgverzekeringswet (Zvw) en WW. Ook een eventuele dertiende maand of eindejaarsuitkering kan de totale loonkosten verhogen.

Maak daarom vooraf een realistische berekening. Zo weet je niet alleen welk salaris je wilt betalen, maar vooral wat je nieuwe medewerker jouw bedrijf daadwerkelijk kost.

Een toepasselijke cao kan eveneens invloed hebben op deze kosten. Daarin kunnen bijvoorbeeld salarisschalen en andere arbeidsvoorwaarden zijn vastgelegd.

3. Meld je als werkgever aan bij de Belastingdienst

Ga je je eerste medewerker aannemen, dan moet je je als werkgever aanmelden bij de Belastingdienst. Hiervoor gebruik je het formulier Melding Loonheffingen Aanmelding werkgever.

Na je aanmelding ontvang je een loonheffingennummer. Vervolgens ben je verantwoordelijk voor het inhouden en afdragen van loonheffingen. Daaronder vallen onder meer:

• loonbelasting en premie volksverzekeringen;
• premie Zorgverzekeringswet (Zvw);
• premies voor werknemersverzekeringen, waaronder WW en WAO/WIA.

Regel de aanmelding op tijd. Zo kun je vanaf de start van het dienstverband aan je verplichtingen voldoen.

4. Richt je personeels- en loonadministratie goed in

Zodra je medewerkers in dienst neemt, moet je een personeelsadministratie bijhouden. De loonadministratie is daar een belangrijk onderdeel van.

Je krijgt bijvoorbeeld te maken met een loonstaat. Daarin staan het bruto- en nettoloon en de bijbehorende heffingen. Daarnaast ontvangt je medewerker een loonstrook. Na afloop van het jaar hoort daar een jaaropgave bij met het totale loon en de afgedragen belastingen.

Een correcte administratie vraagt tijd en kennis. Bepaal daarom vooraf of je de salarisadministratie zelf wilt uitvoeren of wilt uitbesteden. Daarmee voorkom je dat je pas na de eerste salarisbetaling ontdekt hoeveel administratief werk erbij komt kijken.

5. Denk aan verzekeringen en financiële risico’s

Met een medewerker in dienst nemen je financiële risico’s toe. Een medewerker kan bijvoorbeeld ziek worden of betrokken raken bij een bedrijfsongeval.

Controleer daarom je bestaande verzekeringen. Kijk onder andere naar een ziekteverzuimverzekering, WAO-gatverzekering, collectieve ongevallenverzekering en pensioenverzekering. Ook kan het nodig zijn om je aansprakelijkheidsverzekering uit te breiden. Onder bepaalde voorwaarden kun je daarnaast eigenrisicodrager worden voor de WAO/WIA of Ziektewet. Dat kan kosten besparen, maar geeft je ook meer verantwoordelijkheid.

Bekijk verzekeringen daarom niet los van de loonkosten. Neem mogelijke risico’s mee wanneer je berekent of je bedrijf financieel klaar is voor een eerste medewerker.

6. Regel identificatie, RI&E en preventie

Voordat je nieuwe medewerker begint, moet je ook een aantal praktische verplichtingen regelen.

Je moet de identiteit van je medewerker controleren aan de hand van een geldig identiteitsdocument. Je moet bovendien een goed leesbare kopie in het personeelsdossier bewaren.

Daarnaast krijg je te maken met de Arbowet. Zorg voor een veilige werkomgeving en voer een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) uit. Ook moet je beschikken over een preventiemedewerker. Totdat je je 25e medewerker in dienst neemt, mag je deze taak zelf uitvoeren.

Deze onderwerpen lijken misschien minder urgent dan het contract en het salaris. Toch horen ze bij goed werkgeverschap en verdienen ze aandacht vóór de eerste werkdag.

Welk salaris betaal je je eerste medewerker?

Het salaris moet aantrekkelijk zijn voor je medewerker én financieel haalbaar blijven voor je onderneming.

Houd bij het bepalen van het loon rekening met het wettelijk minimumloon. Controleer daarnaast de salarisschalen uit een eventuele cao. Ten slotte spelen de functie, ervaring en gebruikelijke beloning binnen de branche een rol bij het bepalen van een passend salaris.

Kijk vervolgens opnieuw naar de totale werkgeverslasten. Een salaris dat binnen je begroting lijkt te passen, kan door bijkomende kosten uiteindelijk een stuk hoger uitvallen.

Je eerste medewerker aannemen vraagt om voorbereiding

Een eerste medewerker aannemen betekent meer dan iemand vinden en een salaris afspreken. Je wordt werkgever en krijgt daardoor juridische, fiscale, financiële en administratieve verantwoordelijkheden.

Begin daarom met een arbeidsovereenkomst en een berekening van de totale loonkosten. Controleer vervolgens de cao, meld je aan bij de Belastingdienst en richt je loon- en personeelsadministratie in. Kijk ook naar verzekeringen, arbeidsomstandigheden, identificatie en de RI&E.

Door deze onderwerpen vóór de eerste werkdag te regelen, weet je waar je financieel en organisatorisch aan toe bent. Zo leg je een betere basis voor de groei van je bedrijf.

Bron: MKB Servicedesk