Uit dienst? Telefoon terug of afrekenen

Heeft uw personeel een telefoon van de zaak en vergoedt u deze onder het noodzakelijkheidscriterium? Let dan op de voorwaarden die gelden als een personeelslid uit dienst treedt.

Uw personeel heeft een telefoon nodig om hun werk goed te kunnen doen. U heeft de telefoons in 2015 onder het noodzakelijkheidscriterium vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld. Dit betekent dat de telefoon belastingvrij was. Dit betekent echter ook dat u de voorwaarden die gelden bij uitdiensttreding goed in de gaten moet houden. Doet u dit niet, dan loopt u het risico dat de telefoon alsnog (deels) tot het loon gerekend wordt.

Teruggeven

Het noodzakelijkheidscriterium bestaat sinds 2015. Onder dit noodzakelijkheidscriterium kunnen werknemers belastingvrij een telefoon van de zaak krijgen. Wat veel werkgevers vergeten is dat één van de voorwaarden voor toepassing van het noodzakelijkheidscriterium is, dat de telefoon moet worden teruggegeven als de werknemer de telefoon niet meer nodig heeft voor zijn werk.

Let op! Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een werknemer de telefoon niet meer nodig heeft voor zijn werk. Denk bijvoorbeeld aan een functiewijziging. De belangrijkste reden zal over het algemeen echter de uitdiensttreding van de werknemer zijn.

Vergoeden restwaarde

Geeft de werknemer de telefoon niet terug, dan is het ook mogelijk dat hij de restwaarde van de telefoon aan de werkgever betaalt. Vergoedt de werknemer ook de restwaarde niet, dan moet de werkgever de restwaarde tot het individuele loon van de werknemer rekenen. De belastingvrije telefoon wordt daarmee alsnog een (deels) belaste telefoon.

Tip: Het is ook mogelijk om de restwaarde van de telefoon als eindheffingsbestanddeel aan te wijzen in de vrije ruimte. De restwaarde is dan niet belast voor zover de vrije ruimte (1,2% van de totale fiscale loonsom) niet wordt overschreden. Wordt de vrije ruimte wel overschreden dan bedraagt de belasting 80%.

Ook voor gereedschappen, computers, tablet

De regels die gelden voor de telefoon van de zaak gelden ook voor gereedschappen, computers en andere mobiele communicatiemiddelen (zoals bijvoorbeeld tablets) en dergelijke apparatuur. Bij uitdiensttreding zal de werknemer ook deze moeten inleveren of de restwaarde aan de werkgever moeten vergoeden.

Tip: De restwaarde is de waarde in het economische verkeer op het moment dat de werknemer uit dienst gaat. Deze waarde zal niet eenvoudig vast te stellen zijn. Diverse websites, waaronder bijvoorbeeld Marktplaats.nl, kunnen hierbij ter hulp zijn.