Belastingvrije overlijdensuitkering: bereken het juiste maandloon

Als een werknemer overlijdt, kun je als werkgever een eenmalige belastingvrije overlijdensuitkering doen. Die uitkering is onbelast tot maximaal drie keer het maandloon van de werknemer. Voor werkgevers is vooral belangrijk welk loon je als uitgangspunt neemt. Dat is niet altijd alleen het laatst betaalde maandloon, maar vaak 1/12 van het vaste bruto jaarloon.

Belastingvrije overlijdensuitkering bij overlijden werknemer

Bij het overlijden van een werknemer mag je als werkgever een eenmalige uitkering of verstrekking geven. Deze belastingvrije overlijdensuitkering blijft onbelast zolang het bedrag niet hoger is dan drie keer het maandloon van de werknemer.

Dat geeft ruimte om nabestaanden financieel te ondersteunen. Tegelijk moet je de berekening goed vastleggen in je salarisadministratie. Betaal je meer dan het vrijgestelde bedrag, dan kan het meerdere belast zijn.

De regeling geldt niet alleen bij overlijden van de werknemer. Je mag ook een belastingvrije uitkering geven aan een werknemer bij het overlijden van zijn partner, kind of pleegkind.

Welk maandloon gebruik je voor de belastingvrije overlijdensuitkering?

Voor de belastingvrije overlijdensuitkering ga je in beginsel uit van 1/12 deel van het vaste bruto jaarloon van de werknemer. Dat jaarloon bestaat niet alleen uit loon dat al is genoten. Ook loon dat de werknemer later in dat jaar nog zou krijgen, telt mee.

Daarom moet je rekening houden met wijzigingen die al vaststaan. Denk aan:

• een verlaging van het loon bij langdurige ziekte;
• een toegezegde loonsverhoging;
• vaste gegarandeerde beloningen;
• vakantiebijslag;
• bijtelling voor een auto van de zaak.

Dit betekent dat het maandloon soms hoger of lager uitvalt dan het bedrag dat op het moment van overlijden op de loonstrook staat.

Langdurige ziekte en loonverlaging tellen mee

Is een werknemer langer dan 52 weken ziek en verlaag je het loon naar 70% van het brutomaandloon? Dan telt die verlaging mee voor de berekening van het jaarloon.

Dat is belangrijk voor werkgevers. De belastingvrije ruimte wordt dan niet automatisch berekend op basis van het oorspronkelijke loon. Je kijkt naar het vaste bruto jaarloon zoals dat in het betreffende jaar geldt.

Daardoor kan het maximale belastingvrije bedrag lager uitvallen dan je misschien verwacht.

Toegezegde loonsverhoging telt ook mee

Een toegezegde loonsverhoging kan juist zorgen voor een hoger maandloon. Dat geldt ook als de werknemer overlijdt vóórdat de verhoging ingaat, zolang de verhoging al is toegezegd.

Voorbeeld: je zegt op 15 augustus aan alle werknemers een loonsverhoging per 1 oktober toe. Overlijdt een werknemer op 20 augustus, dan neem je die toekomstige verhoging toch mee in het vaste bruto jaarloon.

Voor de salarisadministratie is het daarom belangrijk om goed te kijken naar alle afspraken die al vastliggen op het moment van overlijden.

Wat hoort bij het vaste bruto jaarloon?

Bij de berekening van de belastingvrije overlijdensuitkering mag je meer meenemen dan alleen het gewone bruto maandloon.

Tot het vaste bruto jaarloon kunnen behoren:

• het vaste bruto maandloon;
• de maandelijks opgebouwde vakantiebijslag;
• een vaste gegarandeerde dertiende maand;
• andere vaste gegarandeerde bijzondere beloningen;
• de bijtelling voor een auto van de zaak.

Deze onderdelen verhogen het maandloon voor de vrijstelling. Daardoor kan ook de maximale belastingvrije overlijdensuitkering hoger zijn.

Welke beloningen tellen niet mee?

Niet elke beloning hoort bij het vaste bruto jaarloon. Je mag geen rekening houden met tantièmes en toevallige bijzondere beloningen.

Dat zijn beloningen die niet vast en gegarandeerd zijn. Denk aan bedragen die afhangen van resultaten, besluiten achteraf of incidentele omstandigheden. Voor de vrijstelling moet je dus onderscheid maken tussen vaste beloningen en variabele of toevallige beloningen.

Gevolgen voor je salarisadministratie

Als werkgever krijg je bij een overlijden te maken met een gevoelig moment én met fiscale regels. Juist daarom is een zorgvuldige berekening belangrijk.

Controleer in elk geval:

• welk vaste loon in het jaar geldt;
• of er sprake is van loonverlaging bij ziekte;
• of er al een loonsverhoging is toegezegd;
• welke vaste beloningen zijn gegarandeerd;
• of er een auto van de zaak is;
• welke beloningen variabel of toevallig zijn.

Leg de berekening vast bij de loonadministratie. Zo kun je onderbouwen waarom de uitkering belastingvrij is verwerkt.

Kijk verder dan het laatste maandloon

De belastingvrije overlijdensuitkering wordt niet simpelweg gebaseerd op het laatst betaalde loon. Je kijkt naar 1/12 van het vaste bruto jaarloon. Daarbij tellen vaste en gegarandeerde loonbestanddelen mee, inclusief al toegezegde wijzigingen.

Voor ondernemers en werkgevers is de belangrijkste les: maak de berekening volledig voordat je uitbetaalt. Zo voorkom je dat een deel van de uitkering onbedoeld belast wordt. Ook geef je nabestaanden duidelijkheid op een moment waarop zorgvuldigheid extra belangrijk is.

Bron: SRA