Belasting over maaltijden medewerker via betaalkaart: wat moet je als werkgever weten

Steeds meer werkgevers geven hun medewerkers een betaalkaart voor dagelijkse maaltijden. Het lijkt een praktische en aantrekkelijke regeling, maar de fiscale gevolgen zijn scherper dan veel werkgevers verwachten. De Belastingdienst beschouwt betalingen via zo’n kaart namelijk als loon in geld, en dat heeft directe gevolgen voor de manier waarop je de belasting over maaltijden berekent en afdraagt. Weet je waar je op moet letten, dan voorkom je verrassingen bij de loonadministratie.

Hoe werkt een betaalkaart voor maaltijden in de praktijk?

In een concrete casus die aan de Belastingdienst is voorgelegd, verstrekt een werkgever een betaalkaart aan zijn medewerkers. Met die kaart kunnen zij dagelijks tot maximaal 9 euro en maandelijks tot maximaal 90 euro aan maaltijden betalen. Is de maaltijd duurder dan 9 euro, dan betaalt de medewerker het verschil zelf. Besteedt een medewerker op een dag minder, dan blijft het restant beschikbaar voor andere dagen binnen dezelfde maand. Aan het einde van de maand vervalt het eventuele tegoed dat nog op de kaart staat.

Dit klinkt als een overzichtelijke regeling. Toch is het fiscale plaatje minder eenvoudig dan het lijkt.

Loon in geld of loon in natura: waarom dat verschil cruciaal is

Als werkgever is het verleidelijk om bij maaltijden op de werkplek aan te sluiten bij het normbedrag dat de Belastingdienst hanteert. In 2026 is dat normbedrag 4,05 euro per maaltijd. Bij loon in natura, denk aan een bedrijfskantine waar de werkgever rechtstreeks de rekening betaalt, mag je dit normbedrag als bijtelling gebruiken.

Bij een betaalkaart werkt dat anders. De Belastingdienst beschouwt de betaling via een betaalkaart als loon in geld, niet als loon in natura. Dat verschil is bepalend. Omdat het om loon in geld gaat, mag je het normbedrag van 4,05 euro niet toepassen. In plaats daarvan vormt het daadwerkelijke bedrag van de maaltijd, tot maximaal 9 euro per dag, het belastbaar loon van de medewerker.

Kortom: je kunt als werkgever niet eenvoudig volstaan met een vaste bijtelling. Je bent verplicht het werkelijke bedrag mee te nemen in de loonadministratie.

Betaalkaart in de kantine, via een bezorgplatform of in een restaurant: de uitkomst is gelijk

De belastingregels voor de betaalkaart gelden ongeacht waar de medewerker zijn maaltijd koopt of laat bezorgen. Of de medewerker:

• eet in de bedrijfskantine op de werkplek,
• een maaltijd laat bezorgen via een bezorgplatform op de werkplek, of
• gaat eten in een restaurant of broodjeszaak,

in alle gevallen geldt hetzelfde: het werkelijke bedrag vormt loon voor de medewerker. Het normbedrag voor maaltijden op de werkplek is in geen van deze situaties van toepassing wanneer een betaalkaart wordt gebruikt.

Als werkgever krijg je daarmee te maken met een hogere grondslag voor de loonbelasting dan wanneer je dezelfde maaltijden als loon in natura zou verstrekken. Dit vraagt om een bewuste keuze in de inrichting van je arbeidsvoorwaarden.

Zakelijke maaltijden: wanneer de gerichte vrijstelling wél van toepassing is

Er is een situatie waarbij de belasting over maaltijden via de betaalkaart buiten beschouwing blijft. Dat is het geval als je de gerichte vrijstelling voor tijdelijke verblijfkosten kunt toepassen. In dat geval vormen de bedragen die via de betaalkaart worden betaald geen loon, ongeacht de hoogte van het bedrag.

De gerichte vrijstelling is van toepassing bij maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter. Voorbeelden hiervan zijn:

• maaltijden tijdens dienstreizen,
• situaties waarbij medewerkers door hun werkzaamheden niet tussen 17.00 en 20.00 uur thuis kunnen eten,
• overwerk waarbij de medewerker na 20.00 uur niet meer thuis kan eten,
• werk op koopavonden.

In die gevallen geldt de uitzondering en zijn de betalingen via de betaalkaart belastingvrij. Het is als werkgever dus belangrijk om goed te documenteren wanneer en waarom een maaltijd een zakelijk karakter heeft. Doe je dat niet, dan loop je het risico dat de Belastingdienst de vergoeding alsnog als loon aanmerkt.

Wat betekent dit voor jouw loonadministratie?

Als werkgever die overweegt een betaalkaart voor maaltijden in te voeren, of die dit al doet, zijn er een aantal concrete aandachtspunten:

• Registreer per medewerker en per dag welk bedrag via de betaalkaart is besteed aan maaltijden.
• Verwerk het werkelijke bedrag als loon in de loonadministratie, tenzij de gerichte vrijstelling van toepassing is.
• Leg zakelijke maaltijden goed vast: noteer de reden, de datum en de medewerker. Dit is je bewijs bij een eventuele controle.
• Beoordeel per regeling of een betaalkaart voor jouw situatie de meest gunstige constructie is, of dat verstrekking in natura fiscaal voordeliger uitpakt.

De belasting over maaltijden medewerker via een betaalkaart is dus geen administratieve bijzaak. Het verdient een bewuste inrichting en goede vastlegging.

Bron: SRA