Verandering biedt kansen
Home / Nieuws / AVG: hoe lang mag u persoonsgegevens bewaren?
Hoe lang mag u bij een vacature bijvoorbeeld de sollicitatiegegevens van kandidaten bewaren? Wat zijn de regels rond het bewaren van camerabeelden en de gegevens over het internetgebruik van uw medewerkers?
Hoe lang bent u verplicht bepaalde gegevens, zoals facturen en dergelijke, minimaal op te slaan? Wat zegt de strengere AVG erover die per 25 mei 2018 ingaat en ook voor uw bedrijf gaat gelden?
Volgens de AVG, dat is ook al zo onder de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP), mag u persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan nodig voor het doel waarvoor u ze heeft verzameld. Daarna moet u de persoonsgegevens ook daadwerkelijk vernietigen.
Het gaat in het kader van de AVG altijd over persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn gegevens die, alleen of in combinatie met andere gegevens, terug te herleiden zijn naar een natuurlijk persoon. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn onder andere naam, adres, woonplaats, kentekennummer, personeelsnummer, mailadres en videobeelden.
In de AVG zijn echter geen concrete termijnen opgenomen voor het bewaren van persoonsgegevens. In sommige gevallen schiet andere wetgeving u te hulp waarin specifieke bewaartermijnen zijn opgenomen. Dit kunnen maximale bewaartermijnen zijn, daarna dient u de gegevens te vernietigen, of minimale bewaartermijnen, waarbij u zelf een passende termijn moet bepalen voor het eventueel langer bewaren. Is er geen wetgeving dan dient u zelf beargumenteerd bewaartermijnen te bepalen.
U dient voor het bewaren van persoonsgegevens aan de volgende vereisten voldoen:
Er zijn binnen uw organisatie diverse processen en activiteiten waarin verschillende categorieën van persoonsgegevens nodig zijn de verwerkingsdoelen per proces verschillen en waarvoor ook andere bewaartermijnen kunnen gelden. Denk aan salarisafspraken, facturen en verzuimbeheer. Hieronder hebben we enkele processen in een tabel gezet die meestal voorkomen in organisaties, met daarbij opgenomen wat de bewaartermijnen zijn en op welke wetgeving dit gebaseerd is. De bewaartermijn gaat lopen na bijvoorbeeld het einde van een dienstverband, het einde van een boekjaar of het doen van een registratie. Overigens kan het soms zo zijn dat de genoemde termijn wordt overruled door een andere wettelijke bewaarplicht (meestal is dit dan fiscale wetgeving).
Tip: Bepaal als organisatie zelf beargumenteerd bewaartermijnen voor de processen waarin dit niet wettelijk is bepaald.
Is de bewaartermijn van persoonsgegevens verstreken of zijn de gegevens niet meer noodzakelijk voor het doel? Dan moeten de gegevens vernietigd worden. Denk bijvoorbeeld aan gegevens over loonbeslag als het loonbeslag is opgeheven. Vernietiging moet gebeuren onder controle van uw bedrijf. Vernietigen houdt in dat de gegevens niet langer meer bestaan of niet langer meer bestaan in een bruikbare vorm. De AVG stelt geen extra vereisten aan het vernietigen van persoonsgegevens.
Tip: Verwerkt uw accountants- en advieskantoor gegevens voor u, bijvoorbeeld de salarisadministratie? Dan is het van belang dat uw accountant en u goede afspraken maken over de bewaartermijnen van persoonsgegevens.
Actueel
Prinsjesdag 2024: welke fiscale wijzigingen zijn al bekend?
Schijnzelfstandigheid voorkomen? Dit moet je weten
Antwoorden op CSRD-vragen in Q&A van RJ en SER
Deel dit bericht
Nog niet uitgelezen?
Weet jij precies hoe het zit met de werkgeverslasten op een salarisstrook? Weet je wat er onder de werkgeverslasten valt en wat de onderdelen betekenen? Onlangs gaf ik er een masterclass over. Ik leg de 3 belangrijkste punten nog eens kort voor je uit. Door Anita Prooij, Salarisadministrateur 1. Het bijzonder tarief begrijpen Een van […]
Werk jij nog niet of weinig met ChatGPT? Wees gerust: dan ben je niet de enige. Velen hebben het erover, maar nog lang niet iedereen gebruikt de handige taalsoftware. Maar ik leg je kort uit waarom het de moeite waard is om toch eens te proberen. Als je ChatGPT namelijk de juiste opdrachten geeft, werk […]
Op Prinsjesdag (dinsdag 17 september) krijgen we inzage in het Belastingplan 2025 en andere kabinetsplannen. Toch is er al het een en ander bekend. We hebben de wijzigingen voor (salaris)administrateurs, waarvan we sterk vermoeden dat ze per 1 januari 2025 gaan gelden, voor je op een rij gezet. Hoewel we het sinds de start van […]
In april 2023 trad Jeroen Kremer aan als Directeur Preventie & Verzuim. Nu 1,5 jaar later is hij medeaandeelhouder. Samen met zijn team zet hij in op actieve verandering van verzuimbegeleiding naar preventie. Iets waar ook steeds meer werkgevers oog voor hebben. Omdat ze inzien: duurzame inzetbaarheid is onmisbaar voor continuïteit en duurzaam succes van […]
Werk je met zzp’ers of ben je zzp’er? Wat is daarvoor wettelijk geregeld? En waar moet je op letten wil je schijnzelfstandigheid voorkomen? De belangrijkste punten op een rij. De laatste jaren zijn er steeds meer zelfstandigen zonder personeel (zzp’ers) bijgekomen. Het gaat hierbij om mensen die volledig als zelfstandige werken of die dit combineren […]
© 2024 - Stolwijk Kennisnetwerk