Auto van de zaak niet zakelijk gebruikt en bijtelling: wat betekent dit voor werkgevers?

Als werkgever kun je te maken krijgen met situaties waarin een werknemer de auto van de zaak niet zakelijk gebruikt, maar deze wel ter beschikking houdt. Denk aan ziekte, loopbaanonderbreking of het einde van het dienstverband. In die gevallen speelt de bijtelling auto van de zaak een belangrijke rol. In dit artikel lees je wat dit betekent voor de loonadministratie, welke tabel je toepast en waar je als werkgever extra op moet letten.

Wanneer is er geen zakelijk gebruik meer van de auto van de zaak?

Een werknemer gebruikt de auto van de zaak niet zakelijk in de volgende situaties:

• bij het einde van de dienstbetrekking;
• bij tijdelijke arbeidsongeschiktheid;
• bij permanente arbeidsongeschiktheid;
• bij loopbaanonderbreking.

Ook al rijdt de werknemer niet (meer) voor het werk, zolang de auto ter beschikking staat, kan sprake zijn van privégebruik. Dat is bepalend voor de bijtelling auto van de zaak.

Bijtelling auto van de zaak: wanneer verplicht?

Heeft de werknemer de auto ter beschikking en rijdt hij meer dan 500 kilometer privé per jaar? Dan moet je als werkgever de waarde van het privégebruik bij het loon tellen.

Belangrijk om te weten:

• Dit geldt ook als de auto alleen nog privé wordt gebruikt.
• Je past de normale bijtellingspercentages toe.
• De bijtelling blijft dus van kracht zolang de auto niet is ingeleverd.

Bijtelling verwerken als loon in natura

De bijtelling voor de auto van de zaak verwerk je in de aangifte loonheffingen als loon in natura. Welke tabel je gebruikt, hangt af van de situatie van de werknemer.

Witte tabel: bij ziekte of loopbaanonderbreking

Bij:

• tijdelijke arbeidsongeschiktheid;
• loopbaanonderbreking

is sprake van loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. Je gebruikt dan de witte tabel.

Aandachtspunten:

• De bijtellingsregeling blijft gelden, ook als de werknemer door ziekte niet kan rijden.
• De auto staat immers nog steeds ter beschikking.
• De bijtelling is loon voor:
  • premies werknemersverzekeringen;
  • inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet.

Groene tabel: na einde dienstverband of bij permanente arbeidsongeschiktheid

Mag de werknemer de auto privé blijven gebruiken:

• na het einde van de dienstbetrekking, of
• bij permanente arbeidsongeschiktheid?

Dan is sprake van loon uit vroegere dienstbetrekking en gebruik je de groene tabel.

Gevolgen:

• de bijtelling telt mee voor de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet;
• je betaalt geen premies werknemersverzekeringen meer.

Excessief privégebruik: hogere bijtelling toepassen

Is de werkelijke waarde van het privégebruik duidelijk hoger dan de standaardbijtelling? Dan is sprake van excessief privégebruik.

In dat geval:

• ga je uit van de hogere werkelijke waarde;
• pas je eventuele kortingen op het bijtellingspercentage toe op de grondslag;
• trek je deze korting af van de waarde van het privégebruik.

Bijtelling is geen eindheffingsloon

De bijtelling auto van de zaak is altijd loon van de werknemer. Je mag dit daarom niet aanwijzen als eindheffingsloon.

Uitzondering:

• het deel van de bijtelling dat ziet op buitengewone beveiligingsmaatregelen mag wél als eindheffingsloon worden aangewezen.

Auto van de zaak vóór start dienstverband

Stel: een werknemer krijgt al een auto voordat hij officieel in dienst treedt. Ook dan is sprake van een voordeel uit (toekomstige) dienstbetrekking.

Praktisch betekent dit:

• de bijtelling geldt vanaf het moment dat de auto ter beschikking staat;
• je verwerkt dit in de aangifte loonheffingen;
• er is geen loon in geld, maar wel af te dragen loonheffingen;
• je kunt deze heffingen verhalen op de werknemer of bruteren.

Weinig of geen loon: hoe ga je om met de bijtelling?

Betaal je weinig of geen loon in geld, maar is er wel bijtelling privégebruik auto? Dan moet je toch alle loonheffingen afdragen.

Je hebt als werkgever twee keuzes:

• je verhaalt de loonbelasting en bijdrage Zvw op de werknemer;
• of je neemt deze kosten zelf voor je rekening.

Let op: premies werknemersverzekeringen en de werkgeversheffing Zvw mag je niet verhalen op de werknemer.

Niet verhalen op de werknemer: twee mogelijkheden

Als je ervoor kiest de heffingen niet direct te verhalen, ontstaan er twee situaties:

1. Later verhalen
   • Dit geldt als een lening aan de werknemer.
   • Eventueel rentevoordeel is loon en mag als eindheffingsloon worden aangewezen.
2. Niet verhalen
   • Het bedrag geldt als nettoloon.
   • Dit moet je bruteren.
   • Ook dit nettoloon mag je aanwijzen als eindheffingsloon.

Wees alert op terbeschikkingstelling

Voor werkgevers is vooral dit belangrijk: zolang een werknemer de auto van de zaak ter beschikking heeft, blijft de bijtelling auto van de zaak in beeld. Ook bij ziekte, loopbaanonderbreking of na uitdiensttreding.

Zorg daarom dat je:

• duidelijke afspraken maakt over inleveren van de auto;
• de juiste tabel toepast (wit of groen);
• excessief privégebruik tijdig signaleert;
• de verwerking in de loonadministratie correct inricht.

Bron: Salaris Vanmorgen