6 tips voor goede onboarding (of is het gewoon inwerken?)

Onboarding, is dat iets nieuws? Een hype of toch gewoon het welbekende inwerken? HR-consultant Marina legt het kort uit en heeft 6 handige tips voor goede onboarding. Zo ga jij er ook makkelijk mee aan de slag.

Door Marina van ’t Klaphek, HR-consultant

Je hoort het tegenwoordig overal: ‘onboarding’. ‘Maar Marina, is dat nou een trendy nieuwe term voor wat we vroeger gewoon ‘inwerken’ noemden? Of is er nu echt iets anders?’, vroeg iemand me. Mijn antwoord: Hoe je het noemt maakt mij niet uit, blijf vooral bij jezelf. Als HR-professional omarm ik in elk geval de aandacht die er is voor het goed laten landen van een nieuwe medewerker. Want een sterke eerste indruk maak je als werkgever maar één keer. Steeds meer organisaties beseffen dat en zien in dat de startperiode, en dus een vast programma voor goede onboarding of een inwerktraject, essentieel is.

Je organisatie onder de loep

Het leuke van het opzetten van een goed onboardingprogramma vind ik dat het je kritisch maakt naar je eigen organisatie; het zet je aan tot verbeteringen. Want hoe kun je cultuur, normen en waarden overdragen aan een nieuwe collega als je die zelf niet scherp hebt? En hoe kun je uitleggen hoe iets werkt als je processen niet duidelijk zijn?

Het opstellen van een plan voor goede onboarding is daarom bij uitstek hét middel om je eigen organisatie onder de loep te nemen en verbeteringen te prioriteren. Als een nieuwe medewerker namelijk iets moet kunnen, weten, begrijpen of doen in de eerste periode dan is het per definitie belangrijk dit op orde te hebben!

Je kunt het ook zo klein of zo groot maken als je wilt: van een simpele korte checklist voor de eerste werkdag tot een uitgebreid programma van meerdere dagen.

Goede onboarding: waar begin je, waar stop je?

Alles kan en mag dus. En precies dat maakt het ook gevaarlijk. Want als alles kan en mag, waar stop je dan? Wanneer is het goed? Daarom 6 tips voor goede onboarding:

Tip 1: Kader vooraf in wat je wel en niet gaat doen

Vragen die je hierbij kunnen helpen:

• Wat is er al en wil je blijven gebruiken?
• Wat wil je verbeteren/veranderen?
• Welk doel dient het onboardingprogramma?

Belangrijk is ook om voor ogen te houden hoeveel nieuwe collega’s jullie verwelkomen. Het maakt een verschil of er 10 per maand zijn of 1-2 per jaar.

Tip 2: Gebruik wat er al is

Vaak heb je al veel wat je kunt gebruiken voor goede onboarding, zoals instructies voor bepaalde programma’s, informatie over de organisatie, beleid dat of regels die belangrijk zijn. Verwerk die in je onboardingprogramma, zodat ze een vast onderdeel van de structuur zijn.

Tip 3: Geef aandacht aan cultuur en informele regels

Deze regels of gedragingen zijn voor bestaande collega’s al vanzelfsprekend, maar voor nieuwe collega’s nog niet. Een voorbeeld: de lunch. Eet je op je werkplek? Neem je eten mee? Gaan collega’s wandelen? Hierover informeren geeft een nieuwe collega meer zekerheid.

Tip 4: Check de 6 C’s

Omdat je goede onboarding uitgebreid genoeg wilt doen, maar overkill wilt voorkomen kun je de 6 C’s gebruiken. Ga na of je aan alle zes aspecten aandacht besteed in je onboardingprogramma:

• Compliance > Beleid en regels
• Clarification > Verduidelijking
• Connection > Verbinding
• Confidence > Zelfvertrouwen
• Culture > Cultuur
• Checkback > Feedback

Tip 5: Betrek mensen binnen de organisatie

Zorg dat onboarding geen feestje van HR wordt, maar betrek verschillende mensen vanuit de organisatie. Goede onboarding wordt dan van iedereen. Vlieg het in een PCDA-cyclus aan, een methode voor continue verbetering met:

• Plan
• Do
• Check
• Act

En spreek met elkaar af wanneer je evalueert en aanpast. Zo wordt het steeds een beetje beter. Leer ook van de nieuwe medewerker en gebruik die feedback om je onboarding te optimaliseren.

Tip 6: Sluit aan op de organisatie en je doelgroep

Maak de onboarding passend voor je organisatie, dus wat maakt jouw organisatie uniek en komt dat voldoende in je onboarding naar voren? En stem het programma af op de grootte van de organisatie en de verschillende functies. En kijk of je een mix van communicatie kunt aanbieden in je onboardingprogramma, bijvoorbeeld tekst, video, presentaties en gesprekken met medewerkers.

Meer weten over goede onboarding?

Wil je ook eens van gedachten wisselen over onboarding of kun je wel wat hulp gebruiken? Neem dan vrijblijvend contact op met mij of één van mijn collega’s. We helpen je graag!

Marina van ’t Klaphek

HR-consultant
T +31 (0)6 8333 0227
E m.vt.klaphek@vitaconluteijn.nl