Van onderbuikgevoel naar onderbouwd beleid: zo haal je meer uit HR-data en dashboards

Data speelt een steeds grotere rol in het HR-landschap. Toch blijven veel organisaties steken in losse rapportages, Excel-overzichten of een vaag ‘onderbuikgevoel’. Zonde, want met de juiste dashboards en een slimme aanpak haal je méér uit je HR- en salarissystemen dan je denkt.

In deze blog nemen we je mee in de wereld van data driven HR. Wat is het precies? Welke data kun je gebruiken? En hoe maak je er échte stuurinformatie van die je kan gebruiken als ondersteuning van je beleid?

Door Melanie Wesdorp, Coördinator team e-HRM en Michèl Sessink, e-HRM consultant

Wat is datagedreven HR en waarom is het belangrijk?

Data driven HR betekent dat je personeelsbeleid baseert op feitelijke inzichten, in plaats van aannames of intuïtie. Denk aan het analyseren van:

• Verzuimpercentages per afdeling
• Gemiddelde leeftijd binnen functies
• Doorlooptijd van arbeidscontracten
• In- en uitstroom over de jaren heen

Met de juiste data en tools kun je ontwikkelingen signaleren, verklaren én voorspellen. Meten is weten en met het vastleggen en analyseren van de juiste data kan je je HR-beleid onderbouwen, meetbaar maken en wordt het strategisch relevant.

Welke data heb je als HR tot je beschikking?

Veel organisaties beschikken al over een schat aan informatie, zonder het door te hebben. In salarisadministratiepakketten zoals Nmbrs, of HR-systemen zoals Daywize, zit vaak al:

• Dienstverbandhistorie
• Verzuimregistraties
• Loonkosten per medewerker
• Contractdata en verlofrechten
• Demografische gegevens (geslacht, leeftijd)

Deze gegevens vormen de basis voor heldere rapportages of dashboards. Denk bijvoorbeeld aan een headcount-dashboard met FTE’s, man-vrouwverdeling en diensttijd. Of een overzicht van verzuim per afdeling over de laatste 12 maanden. Vaak is deze informatie wel beschikbaar, maar weten leidinggevenden of HR medewerkers niet hoe ze dit kunnen inzetten om het werk makkelijker en overzichtelijker te maken.

Slim verrijken van data: kleine moeite, groot inzicht

Om van ruwe data naar waardevolle inzichten te komen, is het slim om je informatie te verrijken. Vaak mist er context om uit die bak met data zinnige analyses te doen. Voeg context toe zoals:

• Leeftijd, geslacht, afdeling, leidinggevende
• Type dienstverband of functiegroep

Dit maakt het mogelijk om verbanden te leggen. Denk aan:

• Gaan medewerkers in een bepaalde functie eerder met pensioen?
• Zijn bepaalde teams gevoeliger voor verloop of verzuim?

Tools voor HR dashboards: van standaard naar strategisch

Naast standaardrapporten uit je e-HRM-systeem zijn er tools zoals Power BI waarmee je dashboards kunt bouwen die méér doen:

• Koppeling van meerdere databronnen
• Real-time updates
• Inzoomen op functieniveau of afdeling
• Visuele filters en tijdlijnen

Verzuim analyseren: meer dan turven

Verzuim is een ook zo’n onderwerp waar data verschil kan maken en dat hoeft niet ingewikkeld te zijn. Zelfs handmatig turven wie er drie keer binnen twaalf maanden ziek is geweest, is al een vorm van datagedreven HR. Door die gegevens zichtbaar te maken en te gebruiken tijdens frequent verzuim-gesprekken, zet je een stap van begeleiding naar preventie.

Door aanvullende factoren aan je analyse toe te voegen kan je patronen gaan herkennen. Misschien speelt teamdrukte een rol of het functietype, of zelfs seizoensinvloeden (denk bijvoorbeeld aan carnaval in het zuiden). Zo ga je van registratie naar analyse en preventie.

Let op: AVG en datalekken

Werken met HR-data vraagt om zorgvuldigheid. Zodra je data gaat analyseren, is het belangrijk om bewust te bepalen welke informatie je echt nodig hebt. Vaak kun je al veel bereiken door data te anonimiseren. Bijvoorbeeld met personeelsnummers in plaats van namen.

De AVG stelt duidelijke eisen aan het gebruik van persoonsgegevens:

• Verwerk gegevens alleen voor het doel waarvoor ze zijn uitgevraagd
• Leg vast waarom je welke data gebruikt
• Meld een datalek altijd bij de juiste persoon en registreer het

Een datalek hoeft geen hack van buitenaf te zijn, ook een verkeerd gemaild loonstrookje telt. Zorg dus voor heldere procedures en duidelijke verantwoordelijkheden binnen je organisatie.

Meten is weten, maar doen is het verschil

Datagedreven HR is meer dan een trend. Het is een noodzakelijke stap voor organisaties die willen sturen op duurzame inzetbaarheid, strategische personeelsplanning en goed werkgeverschap. Je hebt niet altijd ingewikkelde tools nodig om een eerste stap te maken naar data gestuurd werken. Een Excel lijst kan een prima eerste stap zijn. Inzicht en overzicht maken abstracte signalen concreet en helpen HR-professionals het verschil te maken.

Klaar om aan de slag te gaan?

Zie je kansen om meer uit je HR-data te halen? Of wil je weten hoe jouw dashboards beter kunnen aansluiten bij jullie organisatievragen? Bel of mail gerust. We denken graag mee.

Melanie Wesdorp

Coördinator team e-HRM
Tel: +31 (0)314 741 139
E-mail: melaniewesdorp@vitaconluteijn.nl

Michèl Sessink

e-HRM Consultant
Tel: +31 (0)316 740 115
E-mail: michelsessink@vitaconluteijn.nl