Veranderingen? Check en actualiseer je dga-salarisadministratie

Veel directeur-grootaandeelhouders (dga’s) richten hun aandacht vooral op de onderneming. Wijzigingen in de eigen loonadministratie, aandelenstructuur of juridische afspraken blijven daardoor regelmatig liggen. Dit kan leiden tot onjuiste loonverwerking, discussies met de Belastingdienst en onnodige kosten. Een periodieke controle helpt je om fiscale en arbeidsrechtelijke risico’s tijdig te signaleren. Arbeidsjurist Sandra en salarisspecialist Anita hebben de belangrijkste aandachtspunten voor je op een rij gezet.

Door Anita Prooij (Senior Salarisadministrateur) en Sandra van den Bogaard (Arbeidsjurist)

In de praktijk zien we regelmatig dat achteraf correcties nodig zijn in de salarisadministratie van een dga. Bijvoorbeeld omdat een partner is gaan meewerken in de onderneming, aandelen zijn overgedragen aan kinderen, het gebruikelijk loon niet meer aansluit bij de werkzaamheden of vergoedingen niet op de juiste manier zijn verwerkt.

Met een periodieke controle kun je voorkomen dat correcties nodig zijn en dat onnodige discussies met de Belastingdienst en extra kosten ontstaan. De moeite waard dus.

Veranderingen in aandelenverhouding, stemrechten, etc.

Veranderen de aandelenverhoudingen, stemrechten of aandeelhoudersafspraken? Dan is het verstandig om opnieuw te beoordelen of de dga-positie nog juist in de salarisadministratie is verwerkt. Zeker ook wanneer familieleden, zoals een partner of kind, in de organisatie meewerken. Punten om daarbij in de gaten te houden zijn onder andere een aanmerkelijk belang, de gebruikelijkloonregeling en de gezagsverhouding

Aanmerkelijk belang

Van een aanmerkelijk belang is sprake wanneer iemand direct of indirect 5% of meer van de aandelen bezit. Ontstaat een dergelijk belang, dan heeft dit doorgaans gevolgen voor de salarisadministratie, maar bijvoorbeeld ook voor de werknemersverzekeringen.

Ook een partner of kind kan een aanmerkelijk belang verwerven. Het is dan zaak om te checken of de gebruikelijkloonregeling van toepassing wordt en of een partner/kind dan nog wel verzekerd is voor de werknemersverzekeringen. Mogelijk is een aanvullende particuliere verzekering nodig.

Gebruikelijkloonregeling

Om te voorkomen dat je als dga nauwelijks salaris ontvangt en winst vooral belastingtechnisch gunstiger als dividend laat uitkeren, is er de gebruikelijkloonregeling. Deze regeling bepaat hoeveel salaris een dga minimaal moet ontvangen.

Voor wie geldt de gebruikelijkloonregeling?

De regeling geldt doorgaans voor iemand die:

• Een aanmerkelijk belang heeft in de vennootschap, bijvoorbeeld:
• Werkzaamheden verricht voor die vennootschap (of een daarmee verbonden vennootschap)

Hoogte van het gebruikelijk loon

De gebruikelijkloonregeling stelt dat je de hoogte van het dga-salaris moet vaststellen op het hoogste van:

• 100% van het loon uit de meeste vergelijkbare dienstbetrekking
• Het loon van de meestverdienende werknemer van de vennootschap of een verbonden vennootschap
• Het wettelijk normbedrag (dit minimum jaarbedrag is voor 2026 € 58.000)

Hoger of lager dga-salaris?

Het is mogelijk om het dga-salaris op een hoger bedrag vast te stellen dan volgens de gebruikelijkloonregeling. Andersom zijn er ook situaties denkbaar waarin een lager salaris verdedigbaar is, bijvoorbeeld bij beperkte werkzaamheden of onvoldoende financiële draagkracht van de onderneming. Het is dan wel verstandig om dit vooraf af te stemmen met de Belastingdienst.

Gezagsverhouding

Werken familieleden mee in een onderneming, dan moet ook worden beoordeeld of sprake is van een gezagsverhouding. Daarbij gaat het vooral om de vraag of het familielid onder leiding en toezicht van de onderneming werkt. Je kunt daarbij denken aan vragen als:

• Kan de werkgever instructies geven over het werk?
• Worden de werkzaamheden gecontroleerd?
• Kan de werkgever ingrijpen of taken aanpassen?
• Heeft het familielid een zelfstandige positie binnen de onderneming?
• Is de positie vergelijkbaar met die van andere werknemers?

Naarmate meer sprake is van instructie, toezicht en controle, zal eerder sprake zijn van een gezagsverhouding. Een partner die bijvoorbeeld volgens vaste afspraken administratieve werkzaamheden uitvoert en instructies ontvangt, bevindt zich doorgaans in een andere positie dan een partner die volledig zelfstandig de eigen werkzaamheden bepaalt.

Maar let op: de beoordeling is sterk afhankelijk van de feitelijke situatie. Geef wijzigingen daarom tijdig door.

Waarom een managementovereenkomst?

Veel dga’s verrichten hun werkzaamheden via een persoonlijke holding die managementdiensten levert aan een werkmaatschappij. Daarbij is een goede managementovereenkomst belangrijk. Daarin leg je onder meer vast:

• Welke werkzaamheden de dga verricht
• Welke vergoeding de dga ontvangt
• Wie aansprakelijk is voor bepaalde risico’s
• Hoe de samenwerking kan worden beëindigd

Een duidelijke managementovereenkomst kan helpen bij discussies over de kwalificatie van de arbeidsrelatie en de onderbouwing van de managementvergoeding. Zorg er daarom voor dat de overeenkomst actueel blijft en aansluit op hoe in de praktijk wordt gewerkt.

Arbeidsovereenkomst dga wettelijk verplicht

Ook voor een dga geldt in beginsel de wettelijke verplichting om afspraken over arbeid vast te leggen. Juist het schriftelijk vastleggen van afspraken zorgt voor duidelijkheid en bewijs. Niet alleen tussen de dga en de vennootschap, maar ook richting derden zoals de Belastingdienst, andere aandeelhouders, crediteuren en een curator bij faillissement. En bij bijvoorbeeld ziekte of een langdurige arbeidsongeschiktheid kan het discussie voorkomen.

De arbeidsovereenkomst voor een dga is weliswaar vormvrij, maar je legt er arbeidsrechtelijke afspraken in vast, zoals:

• Aard van de werkzaamheden
• Salaris
• Vakantiedagen
• Loondoorbetaling bij ziekte
• Opzegtermijnen

Wil je afwijken van wettelijke regelingen, dan kan dat mits je dit duidelijk en rechtsgeldig doet.

Belangrijkste punten om te checken

Verandert er iets in je onderneming of privésituatie? Controleer dan niet alleen de salarisadministratie, maar ook of de juridische afspraken nog aansluiten op de praktijk.

Let daarbij in ieder geval op de volgende punten:

• Is duidelijk wie welke werkzaamheden verricht en tegen welke vergoeding?
• Past het gebruikelijk loon nog bij de werkzaamheden en de financiële situatie van de onderneming?
• Zijn looncomponenten, zoals vergoedingen en privégebruik van een auto, juist verwerkt?
• Heeft een wijziging in aandelenbezit gevolgen voor de dga-positie of de werknemersverzekeringen van een partner of kind?
• Sluiten de managementovereenkomst, arbeidsovereenkomst en feitelijke werkwijze nog op elkaar aan?

Veranderen = checken

Weet je, de meeste problemen ontstaan niet doordat regels onbekend zijn. Ze ontstaan door veranderingen in zakelijke of privésituatie en een salarisadministratie en juridische documentatie die niet mee veranderen.

Leg alles goed vast en actualiseer. Zo kun je correcties in de loonheffingen, rente en mogelijk zelfs boetes voorkomen en loop je niet onnodig risico als het gaat om verzekeringen, arbeidsvoorwaarden of de positie van familieleden in het bedrijf.

Heb je hulp nodig bij een controle of bij het juridisch juist vastleggen of actualiseren van een overeenkomst? Bel of mail. We helpen je graag.

Anita Prooij

Senior Salarisadministrateur
T +31 (0)316 740 115
E anitaprooij@vitaconluteijn.nl

Sandra van den Bogaard

Arbeidsjurist
T +31 (0)314 369 111
E sandravandenbogaard@stolwijkkelderman.nl