Zakelijke kosten aftrekken in 2025: wat mag je wel en niet?

Als ondernemer mag je zakelijke kosten aftrekken van de winst. Jouw voordeel daarvan: aftrek van de kosten betekent een verlaging van de winst. En met een lagere winst betaal je minder belasting. Maar let op: privékosten aftrekken mag niet. Waar ligt nu precies die grens tussen zakelijk en privé? Fiscalist Joreen Stegeman beantwoordt die vraag voor je. Doe er je voordeel mee, want de Belastingdienst controleert dit jaar extra streng.

Door Joreen Stegeman, Fiscalist

Ik zie het nog te vaak in de praktijk: ondernemers die kosten opvoeren voor zakelijke aftrek, terwijl het feitelijk privé-uitgaven zijn. Soms door onwetendheid, soms door onoplettendheid en ja, een enkele keer omdat wordt gedacht dat de Belastingdienst het niet zal opvallen. Maar weet dan dat de Belastingdienst in 2025 strenger controleert op de aftrekbaarheid van kosten. Voer je verkeerd op, dan kan dit leiden tot naheffingen met terugwerkende kracht, boetes en zelfs fraudeonderzoek.

Lees ook het nieuwsbericht ‘Belastingdienst extra alert op onzakelijke kosten in zakelijke aangiften’.

Wat valt onder zakelijke kosten?

Zakelijke kosten zijn uitgaven die je doet in het belang van je onderneming. Ze moeten een duidelijk en logisch verband hebben met jouw bedrijfsactiviteiten.

Wat mag je niet aftrekken?

Niet alles wat je tijdens je werk gebruikt, is automatisch zakelijk aftrekbaar. De vuistregel is simpel: zou je de uitgave ook doen als je geen ondernemer was? Dan is het waarschijnlijk een privé-uitgave.

Wat als je iets zakelijk én privé gebruikt?

Sommige kosten zijn deels zakelijk, deels privé. Denk aan een laptop die je zowel voor werk als privé gebruikt, of je telefoonabonnement. Dit zijn gemengde kosten. Je mag dan alleen het deel aftrekken dat daadwerkelijk zakelijk is. Een redelijke verdeling (bijvoorbeeld 70/30) is toegestaan, zolang je die maar onderbouwt.

Ook hier geldt: voor het zakelijke deel mag je btw terugvragen, voor het privédeel niet. Gebruik je een laptop die ook je kinderen regelmatig gebruiken? Dan wordt het lastig om dat zakelijk te verantwoorden — en dan is aftrek meestal niet toegestaan.

Aftrekbare kosten bij een bv of als dga

Als dga heb je te maken met een andere fiscale structuur dan een zzp’er. Je werkt vanuit een bv en ontvangt loon. Toch worden hier vaak dezelfde fouten gemaakt, zoals privé-uitgaven via de bv boeken zonder onderbouwing.

Dat kan fiscale gevolgen hebben: een correctie in de winst, extra belasting in box 2 én mogelijk een boete. Denk aan kosten voor vakanties die als ‘zakelijke reis’ zijn geboekt, spullen voor thuisgebruik of gezinsleden. Maar ook persoonlijke uitgaven die via het zakelijke betaalmiddel zijn gedaan.

Zorg dus voor een duidelijke scheiding tussen privé en zakelijk, en laat twijfelgevallen altijd toetsen door je adviseur.

Belastingdienst scherpt controles aan in 2025

De Belastingdienst heeft aangekondigd in 2025 extra te letten op onterecht opgevoerde zakelijke kosten. Die controles richten zich niet alleen op de inkomstenbelasting, maar ook op de vennootschapsbelasting, omzetbelasting en loonheffingen.

Vooral eenmanszaken en kleine bv’s staan op de radar. De fiscus maakt gebruik van data-analyse om opvallende of bovengemiddelde kosten op te sporen. Denk aan opvallende posten in de administratie, een hoge verhouding tussen kosten en omzet, of ongebruikelijke bestedingen.

Meer weten over het juist aftrekken van zakelijke kosten?

Twijfel je of bepaalde uitgaven aftrekbaar zijn? Wil je graag advies over het juist structureren van kosten en optimaal benutten van aftrekposten? Bel of mail me. Mijn collega’s en ik helpen je graag.

Joreen Stegeman

Fiscalist
T +31 (0)314 369 111
E joreenstegeman@stolwijkkelderman.nl