Schijnzelfstandigheid bij gemeenten: zo krijg je grip op zzp-risico’s

Schijnzelfstandigheid is voor gemeenten geen theoretisch risico meer. Sinds 1 januari 2025 handhaaft de Belastingdienst actief op arbeidsrelaties. Organisaties moeten zelf kunnen onderbouwen of iemand echt zelfstandig is of feitelijk in dienstbetrekking werkt. Daarnaast raakt schijnzelfstandigheid steeds vaker aan de rechtmatigheid van uitgaven en daarmee aan de financiële verantwoording van gemeenten. Dat maakt dit onderwerp niet alleen een hr of inkoopvraagstuk, maar ook een financieel verantwoordingsvraagstuk.  

Hoe voorkom je dat risico’s pas zichtbaar worden als het te laat is? In deze praktijkcasus laat ik je zien hoe je in korte tijd overzicht creëert en grip krijgt op zzp relaties.

Door José Niers, fiscaal specialist loonheffingen

De vraag die alles in gang zette

Je herkent het waarschijnlijk. De inzet van zzp’ers loopt via verschillende afdelingen. Contracten, afspraken en beoordelingen zijn versnipperd. Niemand heeft het volledige overzicht.

Dat was precies de situatie bij deze gemeente. De financiële afdeling stelde een simpele maar scherpe vraag: hoe krijgen we inzicht in onze zzp inzet en de bijbehorende risico’s?

Stap 1: breng de juiste mensen bij elkaar

We startten met een interactieve sessie voor controllers, finance medewerkers en domein en afdelingsmanagers. Dat was een bewuste keuze van de gemeente, en een slimme. Door deze drie groepen tegelijk samen te brengen, combineer je alle expertises om tot een compleet beeld van de zzp-inzet te komen. Zo zie je sneller waar de kwetsbare plekken zitten.

Om het gesprek op scherp te krijgen, startten we met een concreet rekenvoorbeeld.

Stap 2: maak inzichtelijk wat schijnzelfstandigheid je concreet kost

Veel organisaties weten dat er risico’s zijn, maar voelen de impact pas echt als je die doorrekent.

Stel: de Belastingdienst constateert dat een zzp’er bij jouw gemeente eigenlijk in loondienst werkt. Je krijgt drie maanden om de situatie aan te passen. Dat gebeurt niet. Zes maanden later corrigeert de inspecteur de arbeidsrelatie met terugwerkende kracht.

Voor één zzp’er met een bruto vergoeding van 6.000 euro per maand betekent dat:

• Loonheffing en premies werknemersverzekeringen: 2.487 euro per maand
• Inclusief boete van 50 procent: 3.731 euro per maand
• Over zes maanden: een correctie van ruim 22.000 euro, exclusief rente

En dit is alleen de fiscale en sociaalverzekeringsrechtelijke kant. Arbeidsrechtelijke gevolgen, zoals het alsnog toekennen van vakantiedagen of loondoorbetaling bij ziekte, en pensioenrechtelijke aanspraken komen daar mogelijk nog bovenop.

Dit soort bedragen maakt het gesprek direct anders. Risico wordt ineens realiteit.

Stap 3: toets je eigen situaties aan het beoordelingskader

Na het rekenvoorbeeld verdiepten we ons in de praktijksituaties van de gemeente zelf. We bespraken het huidige beoordelingskader van de Belastingdienst, gebaseerd op de criteria die bepalen of iemand als werknemer of als zelfstandige moet worden aangemerkt. Denk aan de Deliveroo-criteria zoals de mate van inbedding in de organisatie, ondernemersrisico en het werken onder zakelijke voorwaarden.

We bespraken ook wanneer een samenwerking een risico vormt, en hoe dat risico verandert als er een bureau of bemiddelaar tussen de gemeente en de zzp’er zit. Tussenkomst- en bemiddelingsstructuren hebben hun eigen aandachtspunten en vragen een aparte beoordeling.

Doordat deelnemers hun eigen cases direct konden toetsen aan de theorie, werd de materie meteen concreet en herkenbaar.

Stap 4: vertaal inzicht naar een werkbare aanpak

Inzicht zonder toepassing levert weinig op. Daarom ontstond tijdens de sessie al snel de behoefte aan een praktisch hulpmiddel.

Samen met een kleinere groep werkten we aan een intern beoordelingsformat, waarmee je zzp-relaties stap voor stap toets en onderbouwt.

Wat levert deze aanpak op?

Drie weken na de eerste sessie stond deze gemeente er zo voor:

• kennis over werken met zzp’ers is up to date gebracht
• een concreet en praktisch beoordelingsformat was klaar voor gebruik
• de organisatie is voorbereid op vragen over het onderwerp ‘werken met zzp’ers’

Schijnzelfstandigheid hoeft geen abstract of ongrijpbaar dossier te zijn. Als je het praktisch maakt en de juiste mensen betrekt, ontstaat er snel overzicht en kun je gericht sturen. En dat lukt, ook in je eigen organisatie, sneller dan je denkt.

Wil je weten hoe dat er in jouw organisatie uitziet? Neem dan gerust contact op. Mijn collega’s en ik helpen je graag.

José Niers

Senior Fiscalist Loonheffingen
T +31 (0)6 224 119 12
E joseniers@stolwijkkelderman.nl