Kilometervergoeding woon-werkverkeer: zo voorkom je fouten als werkgever

Veel werkgevers vergoeden woon-werkverkeer met een vaste kilometervergoeding. Vaak gebeurt dat via de 214-dagenregeling, waarbij je uitgaat van een vast aantal reisdagen per jaar. Dat lijkt eenvoudig: maximaal € 0,23 per kilometer onbelast vergoeden en klaar. In de praktijk gaat het echter wel eens mis. Denk aan situaties waarin een medewerker minder gaat werken, verhuist of langdurig afwezig is.

In dit blog leg ik uit hoe je de kilometervergoeding voor woon-werkverkeer correct berekent, welke methode je wanneer gebruikt en waar werkgevers in de praktijk het vaakst fouten maken.

Door Janine Ooms, Salarisadministrateur

Onbelaste kilometervergoeding woon-werkverkeer

Je mag aan medewerkers die met eigen vervoer naar het werk reizen een onbelaste kilometervergoeding betalen van maximaal € 0,23 per kilometer. Dit geldt als een gerichte vrijstelling in de loonbelasting. Het maakt niet uit welk vervoermiddel de medewerker gebruikt: fiets, auto of zelfs te voet, de norm is gelijk.

Let op: vergoed je meer dan € 0,23 per kilometer? Dan is het meerdere belast loon. Je kunt dat bovenmatige deel aanwijzen als eindheffingsloon en onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR), mits je voldoet aan de gebruikelijkheidseis.

Je mag geen onbelaste vergoeding geven voor:

• Omrijkilometers die om privéredenen worden gemaakt
• Delen van de reis waarvoor je als werkgever zelf vervoer regelt

Wat valt er niet onder de onbelaste vergoeding?

Naast de € 0,23 per kilometer vergoeden sommige werkgevers ook andere reiskosten: parkeerkosten, tolgelden, schade aan de auto of extra brandstofkosten. Die vergoedingen zijn áltijd belast loon, ongeacht de hoogte. Je kunt ze eventueel onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR.

Vaste reiskostenvergoeding: hoe bereken je dit?

Er zijn twee methoden voor de vaste reiskostenvergoeding. De keuze hangt af van de werksituatie van je medewerker: reist hij of zij naar een vaste werkplek, of wisselt dat?

Methode 1: vaste werkplek, vaste reisafstand

Gebruik methode 1 als je medewerker naar een vaste werkplek reist en dit in minimaal 36 weken per jaar doet (70% van 52 weken), vijf dagen per week. Je rekent met 214 werkdagen als basis, daarin wordt al rekening gehouden met kortdurend verlof, ziekte en feestdagen.

Berekening: enkele reisafstand (km) × 2 × 214 × € 0,23 ÷ 12 = maandelijkse onbelaste vergoeding

Methode 2: wisselende werkplek of flexibele werkpatronen

Reist een medewerker niet elke week volgens een vast patroon naar dezelfde werkplek? Dan kun je methode 2 gebruiken. Dit komt bijvoorbeeld voor wanneer een medewerker op verschillende locaties werkt of het werkpatroon per week wisselt.

Ook hierbij geldt een maximale onbelaste vergoeding van € 0,23 per kilometer en kun je uitgaan van 214 werkdagen per jaar. Voor toepassing van deze methode moet een medewerker minimaal 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste plaats van werkzaamheden reizen.

Ook bij deze methode pas je de vergoeding pro rato toe wanneer een medewerker parttime werkt.

Drie fouten bij reiskostenvergoedingen die ik in de praktijk het vaakst zie

In de praktijk zie ik een aantal fouten regelmatig terug.

1. Vergoeding onnodig stopzetten bij kortdurend verlof of ziekte
   Als je rekent met de 214-dagenregel, is kortdurend verlof en ziekte al verwerkt in de berekening. Je hoeft de vergoeding dus niet aan te passen als iemand een week ziek is of op vakantie gaat.
   
2. Vergoeding te lang doorbetalen bij ziekte of verlof
   Een andere veelgemaakte fout is dat de vaste reiskostenvergoeding blijft doorlopen tijdens langdurige afwezigheid.
   Bij aaneengesloten afwezigheid van meer dan 6 weken moet je de vaste reiskostenvergoeding wél stopzetten. Je mag de vergoeding nog uitbetalen in de lopende en de eerstvolgende kalendermaand, daarna stopt het. Dit wordt geregeld vergeten, ook bij WAZO-verlof (zwangerschap, bevalling, adoptie).
   
3. Reiskostenvergoeding niet aanpassen bij roosterwijziging of verhuizing
   Gaat een medewerker meer of minder dagen per week werken? Of verhuist hij? Dan moet de vergoeding direct worden herrekend. In de praktijk blijft de oorspronkelijke vergoeding dan ongewijzigd doorlopen, wat bij een controle tot terugvordering kan leiden.

Hybride werken: reiskostenvergoeding én thuiswerkvergoeding

Werkt je medewerker deels thuis? Dan kun je naast de reiskostenvergoeding ook een onbelaste thuiswerkvergoeding geven. De onbelaste thuiswerkvergoeding bedraagt in 2026 € 2,45 per thuiswerkdag.

De thuiswerkvergoeding moet in mindering worden gebracht op de onbelaste reiskostenvergoeding als je beide wilt aanbieden. Houd de vaste reiskostenvergoeding dus in lijn met het werkelijke aantal reisdagen naar kantoor.

Wanneer moet je de vergoeding herrekenen?

Je past de vaste reiskostenvergoeding naar tijdsgelang aan als:

• een medewerker in de loop van het jaar in of uit dienst treedt;
• de reisafstand woon-werk wijzigt (door een verhuizing);
• het aantal werkdagen verandert (roosterwijziging, meer of minder uren);
• je de hoogte van de vergoeding tussentijds aanpast.

Dit geldt voor zowel methode 1 als methode 2. In de praktijk is dit het punt waarop het het vaakst misgaat: de wijziging wordt doorgevoerd in het rooster, maar de salarisadministratie wordt niet op tijd bijgewerkt.

Administratie: wat moet je bijhouden?

Voor reizen naar een vaste werkplek met eigen vervoer bewaar je de reisgegevens bij de loonadministratie. Voor incidentele ritten met eigen vervoer geldt een lichtere bewaarplicht: die hoeven niet bij de loonadministratie. Per medewerker houd je per betalingstijdvak het aantal vergoed kilometers bij.

Wil je bij een eventuele controle door de Belastingdienst de onbelaste vergoeding aannemelijk kunnen maken? Noteer dan per rit de gevolgde route en het bezochte adres. Dat klinkt omslachtig, maar met een correcte administratie voorkom je bij discussie.

Kleine fout, groot effect

De reiskostenvergoeding is een arbeidsvoorwaarde die medewerkers snel als vanzelfsprekend beschouwen, maar als werkgever draag je de verantwoordelijkheid om hem correct te berekenen en tijdig aan te passen.

Kleine fouten kunnen snel financiële gevolgen hebben. In de praktijk ontstaan die fouten meestal niet door ingewikkelde regels. Ze worden vaak gemist doordat processen niet goed zijn ingericht.

Zorg daarom dat je salarisadministratie een signaal geeft bij roosterwijzigingen, langdurig verzuim en verhuizingen. Zo voorkom je dat vergoedingen blijven doorlopen terwijl de situatie van de medewerker al is veranderd.

Meer weten?

Wil je weten of jouw reiskostenvergoedingen correct zijn ingericht? Neem dan gerust contact op. Mijn collega’s en ik helpen je graag.

Janine Ooms

Salarisadministrateur
Tel: +31 (0)314 741 141
E-mail: janineooms@vitaconluteijn.nl