Verzuim: schep duidelijkheid met verzuimprotocol

Op welke dag, vóór welk tijdstip, hoe (bijvoorbeeld telefonisch) en bij wie moet een medewerker zich ziekmelden?

Ga bij voorkeur voor telefonische melding ’s ochtends op de eerste ziektedag. Immers:

• Hoe eerder je iets weet, des te sneller eventuele actie mogelijk is
• Telefonisch melden werkt drempelverhogend voor een medewerker die niet echt ziek is

Geef in je verzuimprotocol duidelijk aan welke informatie een medewerker bij een ziekmelding moet verstrekken. Bijvoorbeeld:

• Verwachte afwezigheidsduur
• Of de medewerker nog deels kan werken (en wat dan wel) of helemaal niet
• Of je als werkgever kunt helpen en waarmee (bijv. over te nemen taken)
• Adres/telefoonnummer waarop de medewerker bereikbaar is
• Of het een vangnetsituatie* is (arbeidsongeschiktheid door zwangerschap, structureel functionele beperkingen of orgaandonatie)
• Of de medewerker arbeidsongeschikt is door een ongeluk waarvoor een derde aansprakelijk is

Na de ziekmelding geef je de informatie door aan de bedrijfsarts of arbodienst. Dit moet wettelijk gezien binnen één week na de eerste ziektedag. En belangrijk: houd je aan de privacyregels.

*Let op: Bij een vangnetsituatie mag je als werkgever niet vragen naar specifieke omstandigheden. En vertelt de medewerker hier uitzichzelf over, dan mag je hiervan niets vastleggen

Vermeld in je verzuimprotocol dat een medewerker zich niet mag ziekmelden vanwege een arbeidsconflict. In geval van een arbeidsconflict kun je arbeidsconflictenverlof verstrekken: een periode van vaak maximaal 3 werkdagen, waarin een medewerker afstand van de situatie kan nemen en samen met de leidinggevende tot een oplossing kan komen.

Meldt een medewerker zich desondanks toch ziek terwijl hij niet ziek is? Dan kun je de melding omzetten in een ’time-out’ en mediation starten volgens de richtlijnen van de Stichting Expertisecentrum Participatie (STECR). Ook kun je de arbodienst inschakelen.

Geef aan dat een ziekgemelde medewerker telefonisch bereikbaar moet zijn voor jou en de arbodienst of bedrijfsarts en beschikbaar moet zijn voor een eventueel huisbezoek van de arbodienst/bedrijfsarts. Eventuele wijzigingen in contactgegevens of verblijfplaats moet een zieke medewerker binnen 24 uur doorgeven.

• Periode (bijvoorbeeld de eerste acht weken van het verzuim)
• Tijdvak (bijvoorbeeld tussen 10:00 en 12:00 uur)

Stel hiervan ook de arbodienst en/of bedrijfsarts op de hoogte, want als die na twee pogingen telefonisch geen gehoor heeft gekregen, brengt hij jou kosten in rekening.

Noem in een verzuimprotocol ook dat jouw zieke medewerker verplicht is om de arbodienst de nodige (medische) informatie te geven. Let wel: deze informatie is alleen voor de arbodienst en niet voor jou. Een arbodienst mag alleen de naam van jouw medewerker en de verwachte hersteldatum met je delen. En geen enkele andere organisatie ontvangt enige informatie zonder schriftelijke toestemming van de medewerker.

Een zieke medewerker kan een oproep krijgen voor het spreekuur van de arbodienst. Vermeld duidelijk in het verzuimprotocol, dat de medewerker zich bij verhindering tijdig moet afmelden (op werkdagen uiterlijk 24 uur van tevoren). Meldt een zieke medewerker zich te laat af, dan brengt de arbodienst de uren en eventuele gemaakte kosten namelijk bij jou in rekening.

Verplicht onderdeel van jouw verzuimbeleid volgens de Wet verbetering poortwachter is een re-integratiedossier. Houd dit dus goed bij. De arbodienst kan je hierbij helpen, maar jij als werkgever bent zelf eindverantwoordelijk.

Het re-integratiedossier heb je ook nodig als een medewerker na twee jaar nog steeds ziek is en je een WIA-uitkering voor hem wilt aanvragen.