Uitgaven van een personeelsvereniging: belast of vrijgesteld?

Heb je een personeelsvereniging? Dan is het belangrijk dat je weet wanneer uitgaven, zoals personeelsuitjes of verstrekkingen, belast zijn met loonheffingen. In veel gevallen kun je gebruikmaken van de fondsvrijstelling, waardoor deze uitgaven onbelast blijven. Dat kan alleen als je aan duidelijke voorwaarden voldoet. In dit artikel lees je wat dit betekent voor jou als werkgever en waar je in de praktijk op moet letten.

Wanneer zijn uitgaven van een personeelsvereniging belast?

Uitgaven van een personeelsvereniging vormen in principe een voordeel uit dienstbetrekking. Denk aan een personeelsuitje, een cadeau of een vergoeding voor een activiteit. Voor de Belastingdienst zijn dit normaal gesproken belastbare loonvoordelen.

Gelukkig bestaat er al lange tijd een uitzondering: de fondsvrijstelling. Voldoe je aan de voorwaarden, dan zijn deze uitgaven vrijgesteld van loonheffingen.

De fondsvrijstelling: wat betekent dit voor jou als werkgever?

De fondsvrijstelling geldt niet automatisch. Je moet aantoonbaar voldoen aan alle voorwaarden. Dat vraagt om aandacht voor financiering, administratie en het reglement van de personeelsvereniging.

Jouw bijdrage mag niet hoger zijn dan die van de werknemers

Als werkgever mag je financieel bijdragen aan de personeelsvereniging, maar:

• jouw totale bijdrage over de afgelopen vijf jaar mag niet hoger zijn dan de gezamenlijke bijdragen van alle werknemers;
• deze toets geldt over het totaal, niet per afzonderlijk jaar.

Bestaat de personeelsvereniging nog geen vijf jaar?

Dan geldt dezelfde vergelijking, maar vanaf de oprichting tot en met het jaar waarin de uitgaven plaatsvinden.

De werknemersbijdrage mag niet symbolisch zijn

De bijdrage van werknemers moet een reële financiële betekenis hebben. Een symbolische bijdrage is onvoldoende, zeker als de personeelsvereniging al een aanzienlijk vermogen heeft.

Volgens jurisprudentie van de Hoge Raad vervalt in zo’n situatie de fondsvrijstelling.

Werknemers mogen geen recht hebben op uitkeringen

Een belangrijke voorwaarde zit in het reglement van de personeelsvereniging:

• werknemers mogen geen afdwingbaar recht hebben op uitkeringen of verstrekkingen;
• er mag dus niet zijn vastgelegd dat een werknemer in ruil voor zijn of haar bijdrage recht heeft op specifieke voordelen.

Geen uitkeringen bij ziekte, bevalling of overlijden

De fondsvrijstelling geldt niet voor uitkeringen of verstrekkingen die verband houden met:

• ziekte of invaliditeit;
• bevalling of adoptie;
• overlijden.

Deze uitgaven worden fiscaal anders beoordeeld en vallen buiten de vrijstelling.

Wat betekent dit concreet voor jou als werkgever?

Voldoe je aan alle voorwaarden van de fondsvrijstelling, dan geldt het volgende:

• uitgaven van de personeelsvereniging zijn vrijgesteld van loonheffingen;
• jouw bijdrage als werkgever blijft onbelast;
• de bijdrage van werknemers houd je in op het nettoloon.

Voldoe je niet (meer) aan de voorwaarden, dan kan de Belastingdienst de uitgaven alsnog aanmerken als belast loon.

Uitgaven van een personeelsvereniging: zo blijf je binnen de vrijstelling

Een personeelsvereniging kan fiscaal aantrekkelijk zijn, zolang je de fondsvrijstelling correct toepast. Voor jou als werkgever betekent dit dat je vooral moet letten op:

• de verhouding tussen jouw bijdrage en die van werknemers;
• de hoogte en realiteit van de werknemersbijdragen;
• de formulering van het reglement;
• het doel van de uitgaven.

Door dit goed te organiseren, voorkom je loonheffingen en bied je werknemers toch aantrekkelijke gezamenlijke activiteiten.

Bron: SRA