Privacy en ziekte

Afgelopen zomer heeft de Autoriteit Persoonsgegevens nieuwe beleidsregels opgesteld om de privacy van de verzuimende medewerker te beschermen.

In deze beleidsregels is nog eens duidelijk aangegeven wat u als werkgever mag vastleggen bij het ontvangen van een ziekmelding. Als werkgever mag u enkel de onderstaande gegevens vastleggen. Ook naar de arbodienst of de bedrijfsarts mag u geen andere informatie over uw verzuimende medewerker verstrekken dan die hieronder genoemd:

– het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
– de vermoedelijke duur van het verzuim;
– hoe om te gaan de lopende afspraken en werkzaamheden;
– of de medewerker onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar u mag niet vragen, vastleggen onder welke vangnetbepaling hij valt);
– of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
– of er sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is (de regresmogelijkheid).

Let op: u mag niet vragen wat er concreet aan de hand is en ook al geeft de medewerker dit zelf aan u door, dan mag dit niet worden vastgelegd in het personeelsdossier. Ook naar uw arbodienst mag u geen medische informatie verstrekken.

Verzuimprotocol

Arbeidsrechtadvocaat Pascal Willems geeft in een interview in PW | De Gids aan dat de Autoriteit Persoonsgegevens ‘een waakhond is, die iets te ver uit zijn hok is gekomen’. Een werkgever mag volgens hem best een beetje ongehoorzaam zijn. U bent als werkgever immers wel aansprakelijk en u hebt een zorgplicht; dan zou u ook moeten kunnen vragen of de beperkingen bijvoorbeeld arbeidsgerelateerd zijn.
Pascal Willems adviseert om een duidelijk protocol op te stellen voor alle leidinggevenden of HR adviseurs zodat er een goede basis wordt gevormd voor een goed verzuimbeleid. Wij als geregistreerde casemanagers van Vitacon Luteijn zijn het helemaal met hem eens.

Vitacon Luteijn kan u ondersteunen bij het opstellen van zo’n protocol of het controleren van uw huidige protocol. Daarnaast kunnen wij leidinggevenden of HR adviseurs ook trainen in het omgaan met verzuimende medewerkers of hoe u een preventie verzuimbeleid kunt gaan voeren.

Met betrekking tot de verwerking van gegevens van een verzuimende medewerker vindt u als gebruiker van VerzuimSignaal van Vitacon Luteijn na het inloggen op de startpagina een ‘downloadcentrum’ met hierin het document ‘Lijst met niet medische termen’. Wij adviseren u bij de verslaglegging van de contactmoment met uw verzuimende medewerker deze woordenlijst te hanteren in zowel het verzuimdossier in VerzuimSignaal, als voor uw eigen personeelsdossier.

Meer informatie over privacy en ziekte?

Wilt u meer informatie omtrent dit onderwerp of wilt u geholpen worden met het opstellen van een verzuimprotocol? Neem dan contact op met Suzan Bruggink:

E s.bruggink@vitaconluteijn.nl
T 0316 – 740 115