Overstappen van arbodienst: signalen, valkuilen en stappenplan

1 oktober lijkt misschien nog ver weg, maar voor werkgevers en HR-professionals is dit het moment om alert te zijn. Als je vóór 1 oktober je arbodienst niet opzegt, zit je vaak nóg een jaar vast. Dat betekent dat je pas in het volgende kalenderjaar kunt overstappen.

In dit blog laat ik je zien hoe je herkent dat je huidige arbodienst niet meer past, waar het in de praktijk vaak misgaat én welke vragen je jezelf moet stellen voordat je een beslissing neemt.

Door Remco Lefering, senior register casemanager

Signalen dat je arbodienst niet meer aansluit

Misschien herken je dit:

• De bedrijfsarts heeft wekenlange wachttijden.
• Je krijgt telkens een andere arts of casemanager aan de lijn.
• Contact verloopt vooral via beeldbellen, waardoor de begeleiding afstandelijk voelt.
• Voor elk contactmoment verschijnt een nieuwe factuur.

Het lijken details, maar de impact is groot. Het zorgt voor frustratie bij leidinggevenden en vertraagt het herstel van medewerkers. Uiteindelijk leidt het tot hogere verzuimkosten en verlies van vertrouwen in de organisatie.

De harde deadline: 1 oktober

De meeste contracten hebben een opzegtermijn van drie maanden en lopen per kalenderjaar. Dat betekent: wil je per 1 januari 2026 overstappen, dan moet je vóór 1 oktober 2025 opzeggen.

Een gemiste deadline kan serieuze gevolgen hebben. Een werkgever die verzuimbegeleiding niet op orde had en te laat handelde, kreeg een loonsanctie van het UWV: een verplichting tot loondoorbetaling in een derde ziektejaar. Zo’n scenario wil je koste wat het kost voorkomen.

Weet je nog niet zeker of je wilt overstappen? Dan is een pro-forma opzegging een slimme optie: je zegt formeel op, maar houdt de vrijheid om te verlengen.

Maatwerk of vangnet: welke regeling past bij jou?

Veel werkgevers weten niet dat je kunt kiezen tussen de maatwerkregeling en de vangnetregeling.

Maatwerkregeling

• Je houdt zelf regie en kiest welke deskundigen en providers je inzet.
• Past goed bij organisaties die branchespecifieke begeleiding nodig hebben.
• Voorwaarden: instemming van OR/PVT en een contract met minimaal één gecertificeerde bedrijfsarts.

Vangnetregeling

• Eén gecertificeerde arbodienst regelt alle wettelijke taken.
• Ontzorgt de werkgever volledig.
• Standaardregeling, vooral geschikt als er geen OR is.

De keuze hangt af van je organisatiecultuur en de mate waarin je zelf regie wilt voeren.

De meest gemaakte fouten bij overstappen

In de praktijk zien we werkgevers vaak dezelfde fouten maken:

• Te laat opzeggen en daardoor een jaar vastzitten.
• Kiezen voor het goedkoopste contract, zonder oog voor kwaliteit. Goedkoop kan duurkoop worden als je verzuim stijgt door gebrekkige begeleiding.
• Verwachtingen niet helder uitspreken met de nieuwe arbodienst.
• Dossieroverdracht niet goed regelen, waardoor re-integraties vertragen.

Vragen die je jezelf moet stellen

Voordat je besluit te verlengen of over te stappen, stel jezelf deze vragen:

1. Ben ik echt tevreden over de kwaliteit van de arbodienst?
2. Krijg ik goede, bruikbare adviezen van de bedrijfsarts of casemanager?
3. Staat de kwaliteit van dienstverlening in verhouding tot de kosten?
4. Is de arbodienst proactief en denkt die mee over preventie?
5. Wordt preventie (RI&E, PMO, vertrouwenspersoon) voldoende opgepakt?

Als je op meerdere vragen ‘nee’ moet antwoorden, dan is dit hét moment om de overstap te overwegen.

Stappenplan voor een soepele overstap

1. Noteer de deadline van 1 oktober.
2. Toets je huidige arbodienst aan de 5 kernvragen.
3. Bepaal of je maatwerk of vangnet wilt.
4. Dien een pro-forma opzegging in om keuzevrijheid te houden.
5. Vergelijk aanbieders op kwaliteit, niet alleen prijs.
6. Leg verwachtingen duidelijk vast in het contract.
7. Regel dossieroverdracht tijdig en volledig.

Overstappen van arbodienst vraagt om meer dan een contract opzeggen. Het gaat om regie voeren over verzuim en inzetbaarheid, om de juiste vragen stellen en om valkuilen vermijden.

Wil je sparren over jouw situatie? Bel of mail gerust. Mijn collega en ik denken graag met je mee.

Remco Lefering

Senior register casemanager
T +31 (0)316 740 115
E r.lefering@vitaconluteijn.nl