Loonadministratie 2023-2024: bereid je voor op de jaarwisseling

Het jaar is alweer bijna voorbij, en dan is het natuurlijk belangrijk dat alles goed op orde is wat betreft de loonadministratie voor de overgang van 2023 naar 2024. Wat moet je daarvoor nog regelen en bij ons aanleveren?In dit blog neem ik je graag mee door alle belangrijke stappen en documenten die nodig zijn voor een eindejaarsverwerking en een vlotte start van het nieuwe jaar voor de loonadministratie 2023-2024.

Door Janine Ooms, junior salarisadministrateur

Eindejaarsverwerking loonadministratie 2023

Tot en met de loonaangifte van december, dus uiterlijk 8 januari 2024, kunnen we nog correcties of aanvullingen over 2023 voor je verwerken. Lever die correcties en aanvullingen daarom uiterlijk met de mutaties over december bij ons aan. Daarbij kun je denken aan:

1. Extra uitkeringen
   Wellicht hebben een aantal van je medewerkers recht op een extra uitkering, zoals een bonus of dertiende maand? Moeten we deze nog in december voor je verwerken, geef dit dan op tijd door, tegelijk met eventuele overige mutaties voor december. Je weet nog niet precies hoe en hoeveel? Geen probleem, maar laat ons wel alvast weten dat je wat van plan bent. Misschien kun je nog gebruikmaken van vrije ruimte in de Werkkostenregeling (WKR)? Mocht je daarbij advies of hulp nodig hebben, dan staan we voor je klaar.
   
   
2. Werkkostenregeling (WKR)
   Heb je nog mogelijkheden binnen de vrije ruimte van de WKR en wil je daar wat mee doen? Check het snel. Vanuit de WKR kun je dan in 2023 nog zaken vergoeden en/of verstrekken. Vrije ruimte van 2023 naar 2024 doorschuiven kan niet.
   
   De vrije ruimte van de WKR ligt in 2023 bij 3% van de loonsom tot € 400.000 en daarboven 1,18%. Pas je de concernregeling toe, dan mag je slechts één keer het percentage van de loonsom tot € 400.000 inzetten.
   
   Overschrijd je het percentage van de vrije ruimte in 2023, dan betaal je een eindheffing van 80%. Deze heffing moeten we uiterlijk in de aangifte over het tweede tijdvak 2024 voor je verwerken.
   
   Om te kunnen beoordelen of je de vrije ruimte zult overschrijden, vragen we je om de werkkosten zo snel mogelijk bij ons op te geven. De uiterste termijn is tegelijk met de mutaties over het tweede tijdvak 2024. We berekenen de eventuele eindheffing op basis van de werkelijke loonsom en geven die aan bij de loonaangifte.
   
   
3. Auto van de zaak
   Op de loonstrook van december kunnen we voor auto’s van de zaak nog eenvoudig een correctie doorvoeren. Hebben we het jaar al voor je afgesloten, dan is een correctie doorvoeren een stuk bewerkelijker en brengt het extra kosten met zich mee. Wil je daarom op de loonstroken controleren of de bij ons bekende gegevens zoals kenteken, cataloguswaarde, wel/geen bijtelling, eigen bijdrage etc. kloppen?
   
   
4. Medewerkers uit dienst
   Denk je er aan om medewerkers die per 31 december 2023 bij je uit dienst treden bij ons af te melden? Liefst tegelijk met de mutaties over december, maar uiterlijk op 8 januari 2024.
   
   
5. Verlof
   Gebruik je onze verlofmodule, zorg er dan voor dat je alle verlofaanvragen die betrekking hebben op 2023 hebt goed- of afgekeurd vóór we de jaarovergang naar de loonadministratie van 2024 voor je in gang zetten. Aanvragen die na de jaarovergang binnenkomen, kunnen we niet meer verwerken in het saldo van 2023 dat meegaat naar 2024.
   
   Toch nog aanvragen die in 2023 moeten worden behandeld? Dan kun je het saldo 2023 in 2024 handmatig aanpassen. Het verlofsaldo voor 2024 wordt pas aan je medewerkers toegekend als we 2023 voor je hebben kunnen afronden en de jaarwissel hebben gedaan.
   
   
6. Verwerkingsmoment aanpassen
   Wil je de lonen van december 2023 graag eerder dan gewoonlijk verwerkt hebben, bijvoorbeeld in verband met de feestdagen? Laat het ons dan zo snel mogelijk weten.
   

Opstart loonadministratie 2024

Willen we de loonadministratie van 2024 op tijd voor je kunnen opstarten, dan hebben we een aantal gegevens van je nodig. Heb jij deze al aangeleverd?

1. Kopie beschikking Werkhervattingskas (WhK) 2024
   Eind november heb je van de belastingdienst de beschikking Werkhervattingskas 2024 (WhK) gekregen. Wil je daarvan alsjeblieft ook kopie maken en naar ons mailen? Ben je eigenrisicodrager geworden of heb je nieuwe premiepercentages eigenrisicodrager 2024 ontvangen van je verzekeraar, stuur ons die informatie dan ook.
   
   
2. Premiegegevens verzekeringen 2024
   Mogen wij, indien relevant, de premiegegevens 2024 van je pensioenverzekeraar en andere relevante verzekeringen?
   
   
3. Onbelaste reiskostenvergoeding
   Per 1 januari 2024 mag je de onbelaste reiskostenvergoeding vergoeden op basis van € 0,23 per kilometer. Wil je dat we deze verhoging voor je doorvoeren of wil je het bij € 0,19 per kilometer houden? Laat het even weten.
   
   
4. Onbelaste thuiswerkvergoeding
   Per 1 januari 2024 mag je de onbelaste thuiswerkvergoeding vergoeden op basis van € 2,15 per thuiswerkdag. Dit is een vrijgestelde vergoeding die geen impact heeft op de vrije ruimte van de WKR.
   

Meer weten?

Mocht je nog vragen hebben of ondersteuning nodig hebben, neem dan gerust contact op! Mijn collega’s en ik staan klaar om je te helpen en te zorgen dat je goed voorbereid bent voor 2024.

Janine Ooms
Junior Salarisadministrateur
Tel: +31 (0)314 741 141
E-mail: j.ooms@vitaconluteijn.nl