HR processen optimaliseren vraagt meer dan alleen nieuwe software

HR processen optimaliseren klinkt voor veel organisaties als een technisch vraagstuk. Eén systeem kiezen, processen digitaliseren en klaar. In de praktijk werkt het zelden zo eenvoudig. Zeker bij organisaties waar veel processen starten en eindigen bij HR. Hier zie je dan ook vaak dat HR vast zit in uitzonderingen, controles en handmatig herstelwerk. Technologie helpt pas echt wanneer de organisatie bereid is om processen uniform in te richten én verantwoordelijkheden anders te beleggen.

Door Melanie Wesdorp, e-HRM specialist

In dit blog neem ik je mee in waarom HR Tech pas echt werkt als je processen én verantwoordelijkheden durft te beleggen waar ze horen.

Procesoptimalisatie vraagt meer dan een HR-bril

Veel organisaties verwachten dat een nieuw HR systeem automatisch structuur brengt. Maar als de inrichting vooral vanuit HR wordt bekeken, blijft een belangrijk deel van het proces buiten beeld.

Dat zag ik ook terug bij een HR-team van een productiebedrijf dat hun eigen processen wilde optimaliseren. De focus lag vooral op de werkzaamheden van HR zelf. Leidinggevenden en medewerkers waren in de nieuwe werkwijze nauwelijks meegenomen.

Daardoor bleef in de praktijk veel belegd bij HR. Leidinggevenden en medewerkers wisten niet altijd wat zij moesten doen, wanneer zij in actie moesten komen en welke stappen van hen werden verwacht.

Het gevolg was dat HR dit soort werk alsnog bleef doen. Bovendien waren er regelmatig correcties nodig, omdat leidinggevenden of medewerkers niet goed wisten wat er van hen verwacht werd of acties niet op het juiste moment werden uitgevoerd.

Deze casus laat goed zien dat procesoptimalisatie pas echt werkt als je verder kijkt dan de HR-afdeling. Een proces wordt niet efficiënter door het alleen voor HR slimmer in te richten. Het werkt pas wanneer ook leidinggevenden en medewerkers goed weten wat hun rol is.

Zonder uniforme processen ondersteunt technologie nauwelijks

Bij deze organisatie zat het probleem dan ook niet in de software, maar in de manier van werken. Zolang processen niet helder en uniform zijn ingericht, blijft HR zelf verantwoordelijk voor het uitvoeren van het werk. Daardoor blijven vaak losse afspraken, extra controles en handmatige correcties in stand. Daarmee digitaliseer je niet de oplossing, maar juist de bestaande inefficiëntie.

Zonder duidelijke standaard blijft het proces kwetsbaar en is er weinig ruimte om echt te optimaliseren. Technologie kan ondersteunen, maar alleen als voor iedereen duidelijk is hoe het proces loopt en wie waarvoor verantwoordelijk is.

HR processen optimaliseren verandert ook verantwoordelijkheden

Tijdens mijn analyse werd duidelijk dat standaardiseren veel verder gaat dan een centrale inrichting in een HR systeem.

Ik liet zien wat er gebeurt als je processen centraliseert in één systeem. Je bepaalt namelijk

• hoe processen verlopen
• wie verantwoordelijk is
• welke acties van medewerkers en leidinggevenden worden verwacht

Daardoor verschuift werk automatisch binnen de organisatie. Managers en medewerkers krijgen meer verantwoordelijkheid in het proces. HR hoeft minder uitvoerend werk op te pakken en krijgt meer ruimte voor regie, advies en controle.

Dat was voor het team ook de belangrijkste eyeopener. Technologie ondersteunt niet alleen processen, maar stuurt ook gedrag.

Neem je dat onderdeel niet mee, dan blijft HR alsnog de uitvoerende schakel. Ongeacht welk systeem je implementeert.

Technologie werkt alleen als de organisatie meebeweegt

Na het gesprek ontstond enthousiasme over de mogelijkheden van HR Tech. Tegelijk kwam ook het besef dat de echte verandering niet in het systeem zit.

Optimaliseren vraagt namelijk dat teams bestaande werkwijzen durven loslaten. Leidinggevenden moeten andere verantwoordelijkheden accepteren en medewerkers moeten wennen aan nieuwe processen en afspraken.

Organisatieverandering is daarom geen bijvangst van een HR Tech implementatie. Het is juist de voorwaarde om technologie succesvol te laten werken.

Wat dit van jou als werkgever vraagt

Pas toen deze organisatie processen centraal durfde in te richten en verantwoordelijkheden breder in de organisatie neerlegde, ontstond ruimte om HR anders te positioneren.

Bij dit soort trajecten stel ik daarom altijd dezelfde vraag: is de organisatie klaar voor een andere manier van werken?

Zolang de nieuwe manier van werken niet wordt omarmd, blijft HR uitvoerend belast. Kies je voor uniforme processen en duidelijke verantwoordelijkheden, dan ontstaat ruimte voor overzicht, efficiëntie en betere samenwerking.

HR processen optimaliseren is daarom niet alleen een keuze voor technologie. Het is vooral een keuze voor hoe je als organisatie wilt werken.

Heb je vragen over het optimaliseren van HR processen of wil je sparren over jullie situatie? Mijn collega’s en ik denken graag met je mee.

Melanie Wesdorp

e-HRM specialist
Tel: +31 (0)314 741 139
E-mail: melaniewesdorp@vitaconluteijn.nl