Eindejaarstips voor werkgevers

1.     Overstappen op de werkkostenregeling: bent u er klaar voor?

Er is geen ontkomen meer aan. Per 1 januari 2015 is de werkkostenregeling voor iedere werkgever verplicht. Bent u nog niet overgestapt, dan is het nu de hoogste tijd om in actie te komen. Verdiep u in de werkkostenregeling, want de overstap vergt nogal wat voorbereiding. De volgende vijf stappen kunnen u op weg helpen:

1. Inventariseer alle vergoedingen en verstrekkingen. De gegevens vindt u terug in uw boekhouding, het personeelshandboek, individuele arbeidscontracten en aanvullende arbeidsvoorwaarden.
2. Deel de kosten in: wat valt onder de vrije ruimte? Zijn er bepaalde vergoedingen en verstrekkingen die niet ten koste gaan van de vrije ruimte omdat zij onder de gerichte vrijstelling vallen of is er wellicht een nihilwaardering van toepassing?
3. Bepaal de fiscale loonsom. In 2015 kunt u maximaal 1,2% van het totale fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers (vrije ruimte). Daarbij geldt het totale fiscale loon van 2015. Wilt u eerder weten of u volgend jaar mogelijk de vrije ruimte gaat overschrijden, dan kunt u dit schatten op basis van het totale fiscale loon van 2014. Met deze schatting in de hand kunt u bepalen welke vergoedingen en verstrekkingen u aanwijst als eindheffingsloon, zodat u de vrije ruimte van 1,2% niet overschrijdt. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u namelijk 80% eindheffing. U kunt ook beslissen om bepaalde vergoedingen en verstrekkingen niet in de vrije ruimte onder te brengen, maar deze te verlonen.
4. Richt uw administratie in. Om de werkkostenregeling goed te kunnen toepassen, moet u uw administratie aanpassen. Houd er rekening mee dat het totale bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen in de werkkostenregeling inclusief btw hoort te zijn, terwijl u in de financiële administratie vergoedingen en verstrekkingen hoogstwaarschijnlijk exclusief btw boekt.
5. Overleg met werknemers en ondernemingsraad. Het kan zijn dat u door de werkkostenregeling bestaande arbeidsvoorwaarden moet aanpassen. In de meeste gevallen heeft u hiervoor toestemming nodig van uw werknemers. Overleg is dus geboden.

Tip:

Past u de werkkostenregeling al wel toe, ga dan na of u de grens al heeft bereikt van de vrije ruimte. Deze staat dit jaar op 1,5%. Is de grens nog niet in zicht, dan heeft u in december nog ruimte voor een extraatje aan uw werknemers.

Tot slot zijn er in de werkkostenregeling nog enkele vereenvoudigingen op komst. Met ingang van 2015:

• kent de werkkostenregeling een noodzakelijkheidscriterium. Een vergoeding of verstrekking is geen belastbaar loon als deze noodzakelijk is voor het werk. Een vrijstelling geldt voorlopig alleen voor gereedschappen, computers (tablets), mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur.
• hoeft u maar één keer per jaar vast te stellen wat de verschuldigde belasting is in het kader van de werkkostenregeling. Het is niet meer nodig om per aangiftetijdvak te toetsen of de vrije ruimte wordt overschreden.
• maakt een concernregeling het mogelijk om de vrije ruimtes binnen één concern samen te voegen.
• wordt de bestaande regeling voor personeelskorting gecontinueerd in de vorm van een gerichte vrijstelling. De regeling blijft nagenoeg gelijk, alleen is doorschuiven naar volgende kalenderjaren van een niet-gebruikt deel van de korting niet meer mogelijk.
• komt er een nieuwe gerichte vrijstelling voor een aantal werkplekgerelateerde voorzieningen waarvoor nu een nihilwaardering geldt. Het gaat om zaken als arbovoorzieningen en hulpmiddelen die mede op de werkplek gebruikt of verbruikt worden. Voor deze voorzieningen verdwijnt het huidige onderscheid tussen vergoedingen en verstrekkingen.

Let op!

Ook voor het btw-knelpunt dat ontstaat wanneer diverse administraties (salaris- en financiële administratie) niet op elkaar aansluiten, is een oplossing gegeven. Werkgevers kunnen met de inspecteur een gemiddelde btw-druk over de verschillende voorzieningen uit de vrije ruimte afspreken.

2.     Fiets met voordeel

Bent u nog niet overgestapt op de werkkostenregeling, dan kunt u uw werknemer nu nog onbelast en onder voorwaarden een fiets vergoeden of verstrekken, mits de aanschafprijs van de fiets niet meer bedraagt dan € 749 (inclusief btw), uw werknemer de fiets gebruikt voor woon-werkverkeer en de afgelopen 3 jaar geen fiets heeft gekregen. Wilt u hier nog snel gebruik van maken, verstrek dan de fiets uiterlijk op 31 december aanstaande.

Let op!

Het onbelast verstrekken van een fiets kan volgend jaar nog steeds, maar dat gaat dan wel ten koste van de vrije ruimte. Binnen de werkkostenregeling heeft u niets meer te maken met de nu nog geldende normen van de fietsregeling. U kunt dus eventueel een duurdere fiets vergoeden of verstrekken zonder aanvullende eisen. Houd daarbij wel rekening met de gebruikelijkheidstoets.

3.     Pas de pensioenregeling van uw werknemers aan

Met ingang van 1 januari 2015 wordt de jaarlijkse pensioenopbouw verder aangescherpt. Zo gaat het maximale opbouwpercentage voor middelloonregelingen omlaag van 2,15% naar 1,875% en geldt voor pensioen op eindloonbasis een maximaal opbouwpercentage van 1,657% (2014: 1,9%) per dienstjaar. Een soortgelijke aanpassing vindt ook plaats voor beschikbare premieregelingen. Het maximale salaris waarover pensioen mag worden opgebouwd, wordt beperkt tot € 100.000.

De nieuwe pensioenaanscherpingen vanaf 2015 betekenen dat bestaande pensioentoezeggingen moeten worden aangepast. Deze moeten namelijk wel binnen de fiscale kaders blijven. Overleg daarom op tijd met de pensioenuitvoerder (pensioenfonds of pensioenverzekeraar) bij wie de pensioenregeling van uw werknemers is ondergebracht, of aanpassing van het pensioenreglement wenselijk dan wel noodzakelijk is en wat de gevolgen hiervan zijn. Het kan zijn dat uw werknemers formeel akkoord moeten gaan met een wijziging van het pensioenreglement. Bovendien moet u er als werkgever op toezien dat de pensioenuitvoerder uw werknemers tijdig inlicht over een wijziging van de pensioenovereenkomst (binnen drie maanden na de wijziging).

4.    Nettopensioen/nettolijfrente: draagt u bij?

Vanaf volgend jaar is het maximale salaris waarover pensioen kan worden opgebouwd, beperkt tot
€ 100.000. Werknemers die meer verdienen, kunnen op vrijwillige basis fiscaal vriendelijk bijsparen voor de oude dag met een nettolijfrente of een nettopensioen. Als werkgever mag u een bijdrage verstrekken aan uw werknemers die willen deelnemen aan de nieuwe nettolijfrente of het nieuwe nettopensioen. Deze werkgeversbijdrage wordt tot het loon gerekend. Voorwaarde is wel dat u dan de bijdrage ook geeft aan vergelijkbare werknemers die niet deelnemen aan een nettolijfrente/nettopensioen.

Let op!

Bent u bij een bedrijfstakpensioenfonds aangesloten, dan bent u verplicht om de vrijwillige regeling van het nettopensioen aan uw werknemers met een loon boven de € 100.000 aan te bieden. Deelnemen blijft een vrijwillige keuze van de werknemer. U kunt straks, onder voorwaarden, kiezen bij welke pensioenuitvoerder u de nettopensioenregeling wenst onder te brengen. Dat mag dus een andere pensioenuitvoerder zijn dan het verplichte bedrijfstakpensioenfonds.

5.    Doe de minimumloon-check

Per 1 januari 2015 stijgen de brutobedragen van het wettelijk minimumloon. Als werkgever bent u verplicht minimaal dit minimumloon uit te betalen aan uw werknemers. Bovendien moet u het wettelijk minimumloon vermelden op de loonstrook. Houd daarom tijdig rekening met de gewijzigde bedragen.

Het wettelijk brutominimumloon voor werknemers van 23 jaar en ouder bij een volledig dienstverband wordt per 1 januari 2015:

• € 1.501,80 per maand;
• € 346,55 per week;
• € 69,31 per dag.

6.     Proeftijd aan banden

Vanaf 1 januari 2015 is het uit den boze om in tijdelijke arbeidscontracten van zes maanden of minder een proeftijd op te nemen. Ook in een aansluitend contract mag geen proeftijd meer worden opgenomen. Afwijking van deze hoofdregel is alleen mogelijk als in een bestaande cao nog een proeftijd wordt bedongen. Nieuwe regels gelden dan uiterlijk over anderhalf jaar, danwel eerder als de bestaande cao afloopt.

Maak als werkgever dus de afweging of u een werknemer in spe een contract van zes maanden (of korter) zonder proeftijd aanbiedt of een langer contract met proeftijd.

Tip:

Een proeftijd is nog toegestaan in een tijdelijke arbeidsovereenkomst van zes maanden of minder die is aangegaan in 2014, maar die pas ingaat in 2015.

7.     Concurrentiebeding alleen nog bij bijzondere omstandigheden

Een concurrentiebeding in een tijdelijk contract is vanaf volgend jaar alleen nog mogelijk bij bijzondere omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan zwaarwichtige bedrijfs- of dienstbelangen die een dergelijk beding vereisen. Deze zwaarwichtige belangen moet u dan wel schriftelijk motiveren. Zonder overtuigende motivatie is het concurrentiebeding namelijk niet geldig. Wees alert op de gewijzigde regels voor het concurrentiebeding.

Tip:

U kunt nog wel gewoon een concurrentiebeding zonder nadere motivering opnemen in een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd die is gesloten in 2014, maar pas ingaat in 2015.

8.     Anticiperen op de nieuwe aanzegplicht

Werkt u veel met tijdelijke arbeidscontracten van zes maanden of langer, dan moet u rekening houden met de nieuwe aanzegplicht. Door deze nieuwe verplichting moet u de werknemer op tijd – uiterlijk één maand voordat het arbeidscontract afloopt – schriftelijk op de hoogte stellen of u zijn tijdelijke contract al dan niet gaat verlengen en onder welke voorwaarden. Doet u dat niet, dan is de sanctie een all-in brutomaandsalaris, dan wel een pro rato deel als u te laat aanzegt.

Let op!

De aanzegverplichting geldt niet bij contracten waarbij de einddatum niet op een kalenderdatum is bepaald.

De aanzegtermijn gaat in voor tijdelijke arbeidscontracten van minimaal zes maanden die eindigen op of na 1 februari 2015. Dit betekent dat u voor contracten die eindigen op 1 februari 2015 al moet aanzeggen op 31 december 2014 of liefst nog eerder. U moet dus nu al anticiperen op de nieuwe aanzegplicht.

9.     Leg nu al transitiekosten vast

De huidige ontslagvergoeding maakt per 1 juli 2015 plaats voor de transitievergoeding. Kort gezegd heeft iedere werknemer die twee jaar of langer bij u heeft gewerkt en waarbij u het initiatief heeft genomen tot het beëindigen dan wel niet voortzetten van de arbeidsovereenkomst, recht op deze vergoeding. De hoogte van de transitievergoeding hangt af van het aantal jaren dat de werknemer bij u in dienst is geweest en bedraagt maximaal € 75.000 bruto dan wel een jaarsalaris als uw werknemer meer dan € 75.000 bruto verdiende.

Tip:

De transitievergoeding geldt ook voor de tijdelijke werknemer die minstens twee jaar bij u heeft gewerkt en van wie het contract op uw initiatief niet wordt voortgezet. Inventariseer daarom alle tijdelijke contracten, zodat u goed in beeld heeft aan welke werknemers u straks eventueel een transitievergoeding verschuldigd bent. Gezien de transitievergoeding is het aangaan van tijdelijke contracten met een totale duur van minimaal twee jaar wellicht ongewenst.

Bepaalde kosten mag u straks van de transitievergoeding aftrekken. Het gaat om zogenoemde transitie- en inzetbaarheidskosten. Uw werknemer moet nog wel voordat transitie- of inzetbaarheidskosten worden gemaakt, schriftelijk instemmen met het in mindering brengen van dergelijke kosten op de transitievergoeding. Zorg ervoor dat u dit nu al regelt door dit bijvoorbeeld vast te leggen in een studieovereenkomst. Schriftelijke instemming is niet nodig als over de aftrekbaarheid van kosten afspraken zijn gemaakt met vakbonden of met de ondernemingsraad.