Verandering biedt kansen
Home / Nieuws / Digitale administratie: wat is je bewaarplicht?
Ondernemers moeten hun administratie in beginsel zeven jaar te bewaren. Administraties zijn tegenwoordig vergaand gedigitaliseerd en dus heeft de Belastingdienst de fiscale eisen hieromtrent toegelicht.
De bewaarplicht houdt ook in dat de bewaarde gegevens te raadplegen moeten zijn. Dit betekent dat bijvoorbeeld oude apparatuur bewaard moet blijven als bepaalde digitale bestanden alleen op die manier te raadplegen zijn. Denk bijvoorbeeld aan de oude floppydisk of een eerdere Windows-versie.
De Auditfile Financieel is een uittreksel van het grootboek en wordt door de meeste boekhoudpakketten in Nederland ondersteund. Het is echter niet voldoende om alleen de Auditfile te bewaren, omdat hierin lang niet alle administratieve boekingen zijn opgenomen.
Het is toegestaan om gegevens van het ene opslagmedium naar een andere over te brengen, zoals het scannen van een papieren document of de inhoud van een cd-rom naar een USB-stick. Hiervoor geldt wel de voorwaarde dat de conversie juist en volledig gebeurt, dat de geconverteerde gegevens gedurende de gehele bewaartermijn beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd te reproduceren, leesbaar te maken en te controleren.
Als je aan genoemde voorwaarden voldoet, hoeven de originele documenten niet meer bewaard te worden. Daarbij zal de digitale versie de plaats innemen van het origineel. In principe kunnen alle documenten worden geconverteerd, met uitzondering van de balans, de staat van baten en lasten en van bepaalde douanedocumenten.
Ook digitale agenda’s en berichten zoals bijvoorbeeld via e-mail, WhatsApp, sms en Facebook dienen ook bewaard te worden, voor zover ze zakelijk zijn. Bij een controle moeten deze gegevens ter beschikking worden gesteld in de vorm waar de inspecteur om vraagt.
Als er geen duidelijke scheiding tussen zakelijke en persoonlijke informatie wordt aangebracht, moeten dus ook privégegevens worden bewaard.
Ben je benieuwd of jij je administratie op goede wijze en voldoende bewaard? We kijken graag met je mee. Neem telefonisch of per mail contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.
Actueel
Box 3 Wet rechtsherstel én Overbruggingswet discriminerend, maar het blijft wachten
Is box 3 op basis van werkelijk rendement in 2027 wel haalbaar?
Vakantiedagen tijdens ziekte – Bouw je op? Moet je opnemen? En meer
Deel dit bericht
Nog niet uitgelezen?
Leen je geld van je eigen bv en is dat meer dan een maximumbedrag? Dan moet je over het meerdere mogelijk belasting betalen. Per 31 december 2024 is het maximumbedrag voor de Wet excessief lenen aanzienlijk lager. Je kunt dan nog maar € 500.000 belastingvrij lenen. Wat voor gevolgen heeft dit en wat moet je […]
Per 1 januari 2025 verandert het landschap van werk en scholing in Nederland ingrijpend: elke regio heeft dan een eigen regionaal werkcentrum, één plek voor alle vragen rond werk en scholing. Wat vraagt dit werken met regionale werkcentra aan voorbereiding van jou? Door Maurits Meijer, Consultant Publiek Advies Waarom regionale werkcentra? De overheid wil een […]
Donderdag 6 juni 2024 heeft de Hoge Raad uitspraak gedaan in vijf procedures die gaan over de heffing in box 3. Het oordeel: de Wet rechtsherstel box 3 voor de jaren 2017 – 2022 en de Overbruggingswet box 3 die vanaf 2023 geldt schenden het verdragsrechtelijke discriminatieverbod en het eigendomsgrondrecht als het forfaitaire rendement hoger […]
Stel je vestigt als zekerheid voor een lening een pandrecht op de debiteurenportefeuille van de schuldenaar. Wist je dat jouw pandrecht dan vervalt als de debiteuren betalen? Dit kun je ondervangen met vervolgverpanding. Kort hoe dat zit en werkt. Door Anne Brosens-Samson, Senior Jurist Pandrecht op toekomstige vorderingen In de wet is bepaald dat je […]
Met ingang van 2027 zouden we een nieuw stelsel box 3 op basis van werkelijk rendement moeten hebben. Maar hoe zit het met de haalbaarheid? Na een debat op 22 mei had duidelijk moeten worden of de procedure wordt voortgezet, maar het debat werd verzet. Wat nu? Hoofdregel: Box 3 op basis van werkelijk rendement […]
© 2024 - Stolwijk Kennisnetwerk