Verandering biedt kansen
Home / Nieuws / Digitale administratie: wat is je bewaarplicht?
Ondernemers moeten hun administratie in beginsel zeven jaar te bewaren. Administraties zijn tegenwoordig vergaand gedigitaliseerd en dus heeft de Belastingdienst de fiscale eisen hieromtrent toegelicht.
De bewaarplicht houdt ook in dat de bewaarde gegevens te raadplegen moeten zijn. Dit betekent dat bijvoorbeeld oude apparatuur bewaard moet blijven als bepaalde digitale bestanden alleen op die manier te raadplegen zijn. Denk bijvoorbeeld aan de oude floppydisk of een eerdere Windows-versie.
De Auditfile Financieel is een uittreksel van het grootboek en wordt door de meeste boekhoudpakketten in Nederland ondersteund. Het is echter niet voldoende om alleen de Auditfile te bewaren, omdat hierin lang niet alle administratieve boekingen zijn opgenomen.
Het is toegestaan om gegevens van het ene opslagmedium naar een andere over te brengen, zoals het scannen van een papieren document of de inhoud van een cd-rom naar een USB-stick. Hiervoor geldt wel de voorwaarde dat de conversie juist en volledig gebeurt, dat de geconverteerde gegevens gedurende de gehele bewaartermijn beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd te reproduceren, leesbaar te maken en te controleren.
Als je aan genoemde voorwaarden voldoet, hoeven de originele documenten niet meer bewaard te worden. Daarbij zal de digitale versie de plaats innemen van het origineel. In principe kunnen alle documenten worden geconverteerd, met uitzondering van de balans, de staat van baten en lasten en van bepaalde douanedocumenten.
Ook digitale agenda’s en berichten zoals bijvoorbeeld via e-mail, WhatsApp, sms en Facebook dienen ook bewaard te worden, voor zover ze zakelijk zijn. Bij een controle moeten deze gegevens ter beschikking worden gesteld in de vorm waar de inspecteur om vraagt.
Als er geen duidelijke scheiding tussen zakelijke en persoonlijke informatie wordt aangebracht, moeten dus ook privégegevens worden bewaard.
Ben je benieuwd of jij je administratie op goede wijze en voldoende bewaard? We kijken graag met je mee. Neem telefonisch of per mail contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.
Actueel
Hoge brandstofkosten versnellen elektrificatie wagenpark bij werkgevers
Compensatie transitievergoeding langdurig zieke medewerker blijft waarschijnlijk tot 2028
Wetsvoorstel: oordeel bedrijfsarts leidend bij re-integratie
Deel dit bericht
Nog niet uitgelezen?
Hoge brandstofkosten zorgen ervoor dat werkgevers kritischer naar hun zakelijke mobiliteit kijken. Vooral de elektrificatie van het wagenpark krijgt hierdoor extra vaart. Tegelijk sturen organisaties scherper op kosten, zakelijke kilometers en thuiswerken. Voor werkgevers is dit daarom een goed moment om het mobiliteitsbeleid opnieuw te beoordelen. Zeker met het oog op de voorgenomen pseudo-eindheffing voor […]
De compensatie transitievergoeding langdurig zieke medewerker blijft waarschijnlijk langer bestaan. Uit de Prinsjesdagstukken blijkt dat de voorgenomen afschaffing per 1 januari 2027 in elk geval één jaar wordt uitgesteld. Dat is belangrijk voor werkgevers die na twee jaar ziekte een arbeidsovereenkomst willen beëindigen. Voorlopig kunnen alle werkgevers de betaalde transitievergoeding nog laten compenseren. Wel blijft […]
Als werkgever ben je verantwoordelijk voor de re-integratie van een zieke medewerker. Daarbij speelt het oordeel over wat een medewerker medisch nog aankan een belangrijke rol. Een nieuw wetsvoorstel moet werkgevers op dit punt meer zekerheid geven. Het oordeel van de bedrijfsarts wordt leidend bij de toets van de re-integratie-inspanningen door UWV. Daardoor moet vooral […]
Minister Vijlbrief van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft vragen uit de Tweede Kamer beantwoord over het wetsvoorstel loontransparantie. Zijn antwoorden geven meer duidelijkheid over wat werkgevers kunnen verwachten. Zo gaat hij in op het verbod om naar het eerdere salaris van sollicitanten te vragen, het recht op looninformatie en de verplichte loonrapportage. Ook wordt duidelijker […]
De Belastingdienst heeft de eerste Nieuwsbrief Loonheffingen 2027 gepubliceerd. Hierin staat informatie over nieuwe regels voor het inhouden en betalen van loonheffingen vanaf 1 januari 2027. Deze eerste uitgave gaat over het samenvoegen van loon wanneer een socialezekerheidsuitkering tegelijk met ander loon wordt uitbetaald. De Belastingdienst verwacht in september 2026 een volgende uitgave van de […]
© 2026 - Stolwijk Kennisnetwerk