Advieswijzer Werkkostenregeling 2018: de hoofdpunten op een rij

In februari vindt de afrekening van de werkkostenregeling (WKR) voor 2017 plaats. De werkkostenregeling blijft voor velen nog lastige materie. Daarom in deze advieswijzer een overzicht van de hoofdlijnen.

De regels op een rij

Uitgangspunt in de WKR is dat alles wat u aan uw medewerker verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt, loon is. Er zijn echter uitzonderingen. Zo vormen vrijgestelde aanspraken, zoals pensioenaanspraken en vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen (bijvoorbeeld een eenmalige uitkering bij overlijden), geen loon. Datzelfde geldt voor intermediaire kosten. U vergoedt dan de kosten die uw medewerker voorschiet voor zaken die:

• tot het vermogen van uw bedrijf horen (uw medewerker tankt bijvoorbeeld met de auto van de zaak en schiet de benzinekosten voor),
• specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (uw medewerker koopt bijvoorbeeld een fles wijn voor een klant en u vergoedt deze kosten).

Ook verstrekkingen waarvoor uw medewerker een eigen bijdrage van ten minste de (factuur)waarde betaalt, zijn niet belast. Dit geldt ook voor producten uit uw eigen bedrijf, mits uw medewerker hiervoor minimaal 80% van de consumentenprijs inclusief btw betaalt en het voordeel niet groter is dan € 500 per jaar.

Binnen de WKR mag u maximaal  belastingvrij 1,2% van het totale fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw medewerkers. Dit wordt de ‘vrije ruimte’ genoemd. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u wel loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Dit is een last die u draagt en dus niet uw medewerkers.

Tip: Over het bedrag dat aan de eindheffing van 80% is onderworpen hoeft u geen premies volks- en werknemersverzekeringen te betalen en evenmin een werkgeversheffing Zvw of een inkomensafhankelijke bijdrage Zvw.

Niet alles valt in de vrije ruimte: gerichte vrijstellingen

Bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen vormen wel loon, maar kunnen toch onbelast gegeven worden, zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte. Deze vrijstellingen heten gerichte vrijstellingen. Dit zijn bijvoorbeeld vergoedingen en verstrekkingen voor de werkelijke kosten van openbaar vervoer en reiskosten eigen vervoer (maximaal € 0,19 p/km). Ook maaltijden bij overwerk, koopavonden of dienstreizen en personeelskortingen tot 20% (met een maximum van € 500 per medewerker per jaar) vallen onder de gerichte vrijstellingen.

Tip: Een gerichte vrijstelling betekent dat zowel een vergoeding, als een verstrekking als een terbeschikkingstelling onbelast kan. Is sprake van een waarde lager dan nihil (de medewerker betaalt bijvoorbeeld een bijdrage) dan moet toch nihil worden meegenomen.

Keuzemogelijkheid

In beginsel worden alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen regulier verloond bij uw medewerkers als werknemersloon. U houdt dan loonbelasting en premies volksverzekeringen in op het brutobedrag en betaalt u zelf nog de premies werknemersverzekeringen. Alleen als u kiest om deze aan te wijzen als WKR-loon, kunt u de gerichte vrijstelling of vrije ruimte toepassen en vindt, wanneer u de vrije ruimte te boven gaat, de belastingheffing bij u plaats. U moet deze keuze wel maken voordat u een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling toekent aan uw medewerker en u kunt niet meer op uw keuze terugkomen, behalve als er echt sprake is van een fout.

Tip: De Belastingdienst gaat er gedurende het kalenderjaar vanuit dat u een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling heeft aangewezen in de vrije ruimte als u deze niet regulier verloont bij uw medewerkers. Deze aanname blijft na afloop van het kalenderjaar alleen in stand als de aanwijzing uitdrukkelijk blijkt uit uw administratie. Deze verwerking is vormvrij en kan plaatsvinden in de financiële administratie maar ook bijvoorbeeld in een apart Excelbestand.

Tip: De keuze kan ook gedeeltelijk gemaakt worden. Als u uw medewerker een km-vergoeding van € 0,29 geeft, kunt u onbelast maar € 0,19 p/km geven. U geeft dan dus € 0,10 p/km te veel. Hiervan kunt u bijvoorbeeld € 0,05 p/km aanwijzen in de vrije ruimte, de andere € 0,05 p/km wordt dan tot het werknemersloon gerekend.

Let op! Sommige onderdelen zijn verplicht werknemersloon. Die kunt u dus niet aanwijzen in de vrije ruimte. Zo horen de auto van de zaak, de dienstwoning en boetes altijd tot het loon van de medewerker.

Gebruikelijkheidstoets

De gebruikelijkheidstoets legt een beperking op aan de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die u onder kunt brengen in de WKR. Dit is een lastig criterium dat inhoudt dat uw vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet in de WKR kunnen worden ondergebracht als deze voor meer dan 30% afwijken van hetgeen normaal vergoed of verstrekt wordt. Overigens mag u voor gericht vrijgestelde zaken wel aannemen dat dit gebruikelijk is en gaat de toets alleen over de vrije ruimte en de eindheffing.

Niet alleen de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling zelf moet gebruikelijk zijn, maar het moet ook gebruikelijk zijn dat uw medewerker deze belastingvrij van u krijgt en dat u de belasting via eindheffing voor uw rekening neemt. Zo is het bijvoorbeeld niet gebruikelijk om de belasting over het maandloon van uw medewerkers voor uw rekening te nemen.

Tip: Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per medewerker per jaar worden door de Belastingdienst in ieder geval als gebruikelijk beschouwd.

Een nieuwe eis met ingang van 2018 is dat aanwijzing in de vrije ruimte of als eindheffingsloon redelijk moet zijn. Zo vindt de Belastingdienst het bijvoorbeeld niet redelijk dat de vergoeding van stagiaires in de vrije ruimte/eindheffing terecht komt.

Nihilwaardering voor werkplekvoorzieningen

Voor een aantal faciliteiten die voornamelijk worden gebruikt op de werkplek, zoals werkkleding en consumpties op de werkplek, geldt een nihilwaardering.

Let op! De ‘werkplek’ is de plaats waar de medewerker arbeid verricht en waarop voor de werkgever de Arbowetgeving van toepassing is. De werkplek in de eigen woning van een van de medewerkers is uitgezonderd.

Noodzakelijkheidscriterium

Voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur geldt onder het noodzakelijkheidscriterium een gerichte vrijstelling. Met het noodzakelijkheidscriterium is een vergoeding, verstrekking of ter beschikkingstelling gericht vrijgesteld als deze noodzakelijk is voor het werk.

Tip: Onder het noodzakelijkheidscriterium kunt u een mobiele telefoon, computer of tablet onbelast vergoeden als uw medewerker deze zaken nodig heeft om zijn werk te doen. U hoeft dan ook geen rekening meer te houden met een privévoordeel van de medewerker.

Gerichte vrijstelling voor werkplekgerelateerde voorzieningen

Ook voor geheel of gedeeltelijk op de werkplek te gebruiken arbovoorzieningen en hulpmiddelen geldt een gerichte vrijstelling.

Let op! Voor hulpmiddelen die niet onder één van de andere gerichte vrijstellingen vallen, geldt als extra eis dat deze voor minimaal 90% zakelijk worden gebruikt.

Normbedragen

Er is een aantal normbedragen voor loon in natura. U kunt hierbij denken aan huisvesting ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking (2018: € 5,55 per dag), maaltijden op de werkplek (2018: € 3,35) en kinderopvang op de werkplek (uurtarieven volgens de Wet kinderopvang).

Concernregeling

De WKR geldt per werkgever. Dit is anders als de concernregeling kan worden toegepast. Deze regeling maakt het mogelijk om de vrije ruimtes binnen één concern samen te voegen. De concernregeling kan onder meer worden toegepast als de moedermaatschappij voor minimaal 95% eigenaar is van de dochtermaatschappij(en).

Vaste kostenvergoeding

Ook onder de WKR is een vaste kostenvergoeding mogelijk. U moet dan wel een onderscheid maken tussen gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten en overige posten. Vergoedingen van overige posten zijn loon. U mag deze onderbrengen in de WKR. Voor zover beschikbaar kunt u daarbij gebruikmaken van de vrije ruimte. Voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten mag u alleen een onbelaste vaste kostenvergoeding geven als u de vergoeding onderbouwt met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten en u dit onderzoek herhaalt als de Belastingdienst daarom vraagt.

Jaarlijkse afrekening

Bij overschrijding van de vrije ruimte (1,2% van de totale fiscale loonsom) vindt een eindheffing plaats van 80%. Deze eindheffing moet voor het jaar 2017 worden afgedragen bij de aangifte januari 2018, welke uiterlijk eind februari 2018 moet worden ingediend en afgedragen.

Let op! Als de inhoudingsplicht eindigt, mag niet gewacht worden met afrekenen tot de aangifte van januari, maar moet worden afgerekend in de aangifte over het tijdvak waarin de inhoudingsplicht is geëindigd.

Het totale bedrag aan vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen moet uit uw administratie te halen zijn. Bedenk daarbij dat verstrekkingen en terbeschikkingstellingen gewaardeerd worden op de inkoopfactuur (inclusief btw). Vaak zal uw administratie exclusief btw geboekt worden. Vergeet dan niet de btw voor de waardering van de verstrekkingen of terbeschikkingstellingen nog bij te boeken.

Tip: Over het toevoegen van de btw kunt u in het kader van de WKR met de Belastingdienst de afspraak maken dat u een gemiddelde btw-druk over de verschillende posten in de vrije ruimte in aanmerking neemt.

Stel nu dat u geen factuur heeft? In dat geval moet u uitgaan van de waarde in het economische verkeer. Verstrekt u producten uit uw eigen bedrijf aan uw medewerker, dan moet u uitgaan van de consumentenprijs.

Het totale bedrag in uw administratie aan vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen die u heeft aangewezen in de WKR moet u koppelen aan het fiscale loon (kolom 14 van de loonstaat) in uw loonadministratie. Op die manier kunt u, maar ook de Belastingdienst, toetsen of u binnen de vrije ruimte blijft.

Tot slot

De WKR is voor veel werkgevers in het mkb nog lastig werkbaar. In de loop van 2018 verwachten wij een evaluatie van de regeling, die mogelijk zal leiden tot vereenvoudigingen. Op dit moment heeft u daar nog niet zoveel aan en vindt in februari 2018 de afrekening van de WKR 2017 plaats op basis van de huidige regels. Wij houden u uiteraard op de hoogte.

Twijfelt u nog over de toepassing van de diverse WKR-regels binnen uw onderneming, neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen u graag verder.