Administratie: een lust of een last?

Het verwerken van een administratie gebeurt al eeuwen. In al die tijd is het verwerken steeds sneller gegaan. U kunt zich nu toch niet meer voorstellen dat u uw administratie in een doorschrijfboek bijhoudt, waarbij één foutje al snel resulteert in het overschrijven van de hele pagina. Toch was dit een kleine 25 jaar geleden nog de manier om de administratie bij te houden.

Voor de verwerking van uw administratie zult u gebruik maken van een boekhoudpakket. De meeste MKB bedrijven zijn hiermee in de jaren 90 gestart. Wellicht maakte u, net als heel veel andere bedrijven, gebruik van het pakket Exact voor Dos. Een foutje is in een pakket snel hersteld. En ook heeft u de mogelijkheid om diverse rapportages te genereren om zo voor een gedeelte te voorzien in uw informatiebehoefte. Een hele verbetering dus ten opzichte van een doorschrijfboek.

Echter het is nog steeds veel werk. U moet eerst een inkoopfactuur boeken, vervolgens moet u alle gegevens weer invoeren in uw bankpakket (of in die tijd een overschrijvingsformulier) en tot slot moet u de gegevens nogmaals invoeren bij het verwerken van het dagafschrift. Kortom veel handmatige handelingen die veel tijd en geld kosten. Ook legden de inkoopfacturen vaak een hele weg af. Eerst in de map “te betalen”, daarna in de map “in betaling” en tot slot in de map “betaalde facturen”. En ook worden vaak rapportages overgetypt om zo de managementrapportage te vullen.

Gelukkig kan het tegenwoordig allemaal veel makkelijker. De moderne pakketten bieden de mogelijkheid om:

–    Facturen bijna volledig automatisch te boeken;
–    Digitale facturen in het pakket op te vragen waardoor een papieren dossier overbodig is;
–    Betalingen met één vinkje te verrichten na het verstrijken van een betalingstermijn;
–    Dagafschriften automatisch op te halen bij de bank, maar ook grotendeels volledig juist te boeken;
–    Aanmaningen na het verstrijken betalingstermijn per e-mail te versturen.
–    Dagelijks in de informatiebehoefte te voorzien middels dashboards;
–    Eenvoudig data te exporteren naar Excel waarmee automatisch de gewenste rapportage kan worden gevuld.

Toch zien wij vreemd genoeg in de praktijk dat nog vrij weinig gebruik wordt gemaakt van deze mogelijkheden. Dit terwijl in deze economisch lastige tijden hiermee veel tijd (en dus geld) kan worden bespaard. Tijd die uw medewerkers kunnen besteden aan zaken waarmee u wordt ondersteund in het succesvoller maken van uw onderneming.

Robert Paul van Rekum