Zieke medewerker: wat mag je als werkgever (niet) vragen?

Een ziekmelding lijkt vaak een praktisch moment: je wilt weten waar je aan toe bent en hoe het werk doorgaat. Toch zijn de regels streng. Als werkgever mag je alleen vragen en vastleggen wat echt noodzakelijk is. Privacy staat voorop. In dit artikel lees je wat je wel en niet mag vragen bij een zieke medewerker, wat dit betekent voor je verzuimbeleid en waar je als werkgever extra alert op moet zijn.

Privacy bij ziekte: waarom dit zo strikt is

Ziektegegevens vallen onder bijzondere persoonsgegevens. Die mag je als werkgever in principe niet verwerken. Dat betekent concreet:

• Je mag niet vragen wat iemand heeft of waardoor de ziekte is ontstaan.
• Je mag deze informatie niet vastleggen, ook niet als de medewerker het uit zichzelf vertelt.

De reden is duidelijk: medewerkers staan onder gezag van de werkgever en kunnen zich onder druk gezet voelen om meer te delen dan nodig is. De wet beschermt hen daartegen.

Wat mag je wél vragen bij een ziekmelding?

Als werkgever mag je alleen vragen stellen die nodig zijn voor:

• de voortgang van het werk;
• de loondoorbetaling;
• het inschakelen van de juiste ondersteuning.

Je mag de volgende gegevens vragen en registreren:

• het (verpleeg)adres en telefoonnummer waarop de medewerker bereikbaar is;
• hoe lang de medewerker verwacht afwezig te zijn;
• welke werkzaamheden en afspraken moeten worden overgenomen;
• of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
• of sprake is van een verkeersongeval met mogelijk verhaalrecht;
• of de medewerker onder een vangnetregeling van de Ziektewet valt (zonder medische details).

Met deze informatie kun je als werkgever sturen op continuïteit, zonder de privacy te schenden.

De rol van de bedrijfsarts en arbodienst

Wil je weten hoe lang het verzuim waarschijnlijk duurt of wat iemand nog kan doen? Dan loopt dat altijd via de bedrijfsarts of arbodienst.

Zij mogen jou informeren over:

• de verwachte duur van het verzuim;
• de belastbaarheid van de medewerker;
• functionele beperkingen en mogelijkheden.

Je mag deze informatie gebruiken om het werk aan te passen of de re-integratie vorm te geven, maar niet om zelf medische conclusies te trekken.

Ziekte vastleggen of delen met collega’s: wees terughoudend

Ook als een medewerker open is over zijn situatie, blijft gelden:

• je mag medische informatie niet vastleggen;
• je mag die informatie niet delen met collega’s.

Wat wel kan:

• collega’s informeren over de verwachte duur van de afwezigheid;
• aan de medewerker vragen wat hij of zij zelf wil dat je deelt.

Zo voorkom je dat iemand zich onder druk gezet voelt om privé-informatie prijs te geven.

Zakelijke e-mail checken tijdens ziekte: dit mag onder voorwaarden

Soms is het noodzakelijk om de zakelijke mailbox van een zieke medewerker te bekijken, bijvoorbeeld bij lopende dossiers. Dat mag, mits je zorgvuldig handelt:

• open geen e-mails die duidelijk privé zijn;
• sluit een bericht direct als blijkt dat het persoonlijk is;
• informeer medewerkers vooraf dat zakelijke e-mail bij ziekte kan worden ingezien.

Dit voorkomt discussie en versterkt transparantie.

Vangnetregeling Ziektewet: wat mag je vragen?

In sommige situaties kun je als werkgever een Ziektewetuitkering krijgen via het UWV.

De medewerker hoeft niet te vertellen welke vangnetregeling van toepassing is, omdat dit iets zegt over de aard van de ziekte.

Er zijn twee uitzonderingen:

• de no-riskpolis;
• de compensatieregeling voor oudere medewerkers.

Vraag je of één van deze situaties mogelijk geldt, dan moet de medewerker dat melden – maar pas nadat hij of zij minimaal twee maanden in dienst is.

Controleren of iemand echt ziek is: zo ver mag je gaan

Je mag als werkgever niet zelf controleren of iemand ziek is. Dat loopt via de bedrijfsarts of arbodienst.

Wat wel mag:

• vaste bereikbaarheidsmomenten afspreken;
• de medewerker oproepen voor het spreekuur van de bedrijfsarts.

Wat niet mag:

• eisen dat iemand de hele dag thuis blijft;
• buitensporige of dagelijkse controles zonder noodzaak.

Alleen bij ernstige vermoedens van misbruik mag verdergaande controle plaatsvinden, en dan alleen met een zwaarwegende reden.

Verzuimbeleid en de ondernemingsraad

Wil je het ziekteverzuimbeleid vaststellen of wijzigen? Dan heb je instemming nodig van de ondernemingsraad, onder andere bij:

• de keuze voor een arbodienst;
• contractwijzigingen met de arbodienst;
• afspraken over verzuimcontrole en re-integratie.

Dit is een belangrijk aandachtspunt bij het actualiseren van je HR-beleid.

Zorgvuldig omgaan met ziekmeldingen loont

Als werkgever krijg je bij ziekte te maken met een spanningsveld tussen betrokkenheid en privacy. De hoofdregel is helder:

• vraag alleen wat noodzakelijk is;
• laat medische beoordeling over aan de bedrijfsarts;
• leg geen gezondheidsgegevens vast, ook niet met toestemming.

Door deze grenzen te respecteren, verklein je juridische risico’s en bouw je aan vertrouwen met je medewerkers.

Bron: Salaris Vanmorgen