Werkkostenregeling: wat vergoeden en tot welk bedrag?

Voor 1 april 2025 vindt de afrekening van de werkkostenregeling (WKR) over 2024 plaats. Weet jij welke vergoedingen en verstrekkingen onder de WKR vallen? Tot welk bedrag mag je gaan? En wat er gebeurt als je het maximale bedrag overschrijdt?

Uitgangspunt van de WKR is dat alles wat je aan een medewerker verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt, loon is. Er zijn echter uitzonderingen. Zo vormen vrijgestelde aanspraken, zoals pensioenaanspraken en vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen (bijvoorbeeld een eenmalige uitkering bij overlijden), geen loon. Datzelfde geldt voor intermediaire kosten. Je vergoedt dan de kosten die een medewerker voorschiet voor zaken die:

• Tot het vermogen van je bedrijf horen (je medewerker tankt bijvoorbeeld met de auto van de zaak en schiet de benzinekosten voor)
• Specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (je medewerker koopt bijvoorbeeld een fles wijn voor een klant en jij vergoedt deze kosten)

Ook verstrekkingen waarvoor een medewerker een eigen bijdrage van ten minste de (factuur)waarde betaalt, zijn niet belast. Denk hierbij aan een afgeschreven computer of een oud stuk gereedschap dat een medewerker voor privédoeleinden wil overnemen. Dit geldt ook voor producten uit je eigen bedrijf, voor zover je medewerker hiervoor minimaal 80% van de consumentenprijs (inclusief btw) betaalt en het voordeel niet groter is dan € 500 per jaar.

Vrije ruimte

Binnen de WKR mag je in 2024 een budget van 1,92% over de eerste € 400.000 loonsom en 1,18% over het meerdere van het totale fiscale loon belastingvrij besteden aan onbenoemde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor je medewerkers.

Dit budget wordt de ‘vrije ruimte’ genoemd. Voor zover ke meer geeft dan in de vrije ruimte past, betaal je wel loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Dit is een last die jij als werkgever draagt en dus niet je medewerkers.

Niet alles valt in de vrije ruimte: gerichte vrijstellingen

Bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen vormen wel loon, maar kun je toch onbelast geven zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte. Deze vrijstellingen heten gerichte vrijstellingen.

Dit zijn bijvoorbeeld vergoedingen en verstrekkingen voor de werkelijke kosten van openbaar vervoer en reiskosten voor eigen vervoer (maximaal € 0,23 p/km in 2024 en eveneens € 0,23 p/km in 2025). Ook gereedschappen, computers, internet, een mobiele telefoon en dergelijke zaken die noodzakelijk zijn voor het werk, vallen onder de gerichte vrijstellingen.

Keuzemogelijkheid

In beginsel worden alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen bij elk van je medewerkers als loon bij hem of haar belast. Je houdt dan loonbelasting en premies volksverzekeringen in op het brutobedrag en je betaalt zelf nog de premies werknemersverzekeringen. Alleen als je kiest om deze aan te wijzen als WKR-loon, kun je de gerichte vrijstelling of vrije ruimte toepassen en vindt, wanneer je de vrije ruimte te boven gaat, de belastingheffing bij jou plaats. Je moet deze keuze wel maken voordat je een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling toekent aan een medewerker en je kunt niet meer op je keuze terugkomen, behalve als er echt sprake is van een fout.

Gebruikelijkheidstoets

De gebruikelijkheidstoets legt een beperking op aan de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die je kunt onderbrengen in de WKR. Dit is een lastig criterium dat inhoudt dat vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet in de WKR kunnen worden ondergebracht als deze voor meer dan 30% afwijken van hetgeen normaal vergoed of verstrekt wordt. Overigens mag je voor gericht vrijgestelde zaken wel aannemen dat dit gebruikelijk is en gaat de toets alleen over de vrije ruimte en de eindheffing.

Niet alleen de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling zelf moet gebruikelijk zijn, het moet ook gebruikelijk zijn dat een medewerker deze belastingvrij van je krijgt en dat je de belasting via de eindheffing voor jouw rekening neemt. Zo is het bijvoorbeeld niet gebruikelijk om de belasting over het maandloon van medewerkers voor jouw rekening te nemen.

Nihilwaardering voor werkplekvoorzieningen

Voor een aantal faciliteiten die voornamelijk worden gebruikt op de werkplek, zoals werkkleding die aan de werknemer ter beschikking wordt gesteld en consumpties op de werkplek, geldt een nihilwaardering.

Is sprake van een werkplek in een zelfstandig deel van de eigen woning, dan gelden de normale regels voor werkplekvoorzieningen wél. Dat betekent dus ook dat je voorzieningen die normaal zijn op een werkplek op nihil mag waarderen voor de WKR. Denk bijvoorbeeld aan de nihilwaardering voor kleine consumpties of aan planten voor de kantoorruimte.

Normbedragen

Er zijn verschillende normbedragen voor loon in natura. Je kunt hierbij denken aan huisvesting ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking, zoals een medewerker die geen eigen woning heeft en op de werkplek woont, omdat hij dan ook slaapdiensten kan draaien (normbedrag voor 2025 € 6,80 en voor 2024 € 6,70 per dag), maaltijden op de werkplek (normbedrag voor 2025 € 3,95 en voor 2024 € 3,90) en kinderopvang op de werkplek (uurtarieven volgens de Wet kinderopvang).

Concernregeling

De WKR geldt per werkgever. Dit is anders als je de concernregeling kunt toepassen. Deze regeling maakt het mogelijk om de vrije ruimtes binnen één concern samen te voegen. De concernregeling kan onder meer worden toegepast als de moedermaatschappij gedurende een geheel jaar voor minimaal 95% eigenaar is van de dochtermaatschappij(en).

Vaste kostenvergoeding

Ook onder de WKR is een vaste kostenvergoeding mogelijk. Je moet dan wel een onderscheid maken tussen gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten en overige posten. Vergoedingen van overige posten zijn loon. Je mag deze onderbrengen in de WKR. Voor zover beschikbaar, kun je daarbij gebruikmaken van de vrije ruimte. Voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten mag je alleen een onbelaste vaste kostenvergoeding geven als je vooraf de vergoeding onderbouwt met een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten en je dit onderzoek herhaalt als de Belastingdienst daarom vraagt.

Jaarlijkse afrekening

Bij overschrijding van de vrije ruimte vindt een eindheffing plaats van 80%. Deze eindheffing moet je voor het jaar 2024 afdragen bij de aangifte over het tweede tijdvak 2024, die je bij een maandaangifte uiterlijk eind maart 2025 moet indienen en afdragen.

Het totale bedrag aan vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen moet uit je administratie te halen zijn. Bedenk daarbij dat verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van spullen gewaardeerd worden op de aan jou in rekening gebrachte factuurwaarde (dat is dan de waarde in het economische verkeer, incl. btw).

Als er geen inkoopfactuur is, is de factuur uitgegeven door jouw bedrijf of een daaraan verbonden bedrijf en gaat het om producten uit eigen bedrijf? Dan geldt de factuurwaarde niet, maar moet je de waarde in het economische verkeer in aanmerking nemen op basis van de normale koopprijs voor consumenten inclusief btw. Zorg dat je kunt laten zien hoe deze prijs is vastgesteld.

Bron: SRA